10 consejos para organizar su correo electrónico

Durante esta tarde he hecho varias tareas. Una de ellas ha sido comprobar el correo a mi pareja porque está sin ordenador ya que  se lo están arreglando. Y cual ha sido mi sorpresa ayer vi bastante desorden.

Y hoy no he podido aguantarme más y se lo he ordenado  y  he eliminado mas de de 200 emails la gran mayoría “porquería”. Y para  los emails más importantes  he creado unas carpetas para que lo encuentre todo mucho más fácil. Le he tenido que echar una regañina porque así no se puede tener un correo. Y le he recomendado que se ponga un día de la semana para comprobar emails cuando esté el ordenador funcionando.

Hoy os voy a dar 10 consejos de como organizar el correo electrónico. A mi personalmente me parece una tarea importantísima porque de lo bien organizado que lo tengamos dependerá mucho el tiempo que gastes en buscar un email. Y creo que estos consejos os van a venir bien a todos y a todas. Sobre todo porque si organizas tu bandeja de entrada estarás priorizando.

NO RECIBAS LO QUE NO TE INTERESA.

El tráfico de base de datos es muy común, es por eso que quizás recibas contenidos que jamás has solicitado o autorizado. No te preocupes, si recibes un correo con información de ese tipo, podrás enviarla a la papelera de reciclaje o simplemente denegar la opción para recibir correos de esa cuenta garantizándote la recepción, únicamente de los contenidos que autorizas son de tu interés.

TENGA FILTROS EN SU CORREO.

Las redes sociales y los newsletter ocupan gran parte de espacio en el correo electrónico que no es necesario recibirlo en la bandeja de entrada, enviarlos a carpetas borrador hará que automáticamente, pasados 3  0 5 días sean eliminados, esto te garantiza espacio  constante. (Aunque yo lo que hago es indicar que cuando cierre el correo se me borren al instante los correos)

ELIMINA LAS SUSCRIPCIONES QUE YA NO TE INTERESAN.

Si te has inscrito en un servicio de newsletter pero sientes que ya no te interesa más dicha información elimine su suscripción y dejará de aparecer correo que ya no te interesa generándote espacio en tu bandeja de almacenamiento.

SI TU ASUNTO ES CLARO NO BORRARÁN TU CORREO.

Para garantizar que los correos que envías no sean borrados por el receptor, escribe un asunto claro y concreto que lleve al destinatario a abrir el correo con confianza y sin ánimo de eliminarlo antes de abrirlo. Si envías un correo con un asunto efímero, su contenido estará expuesto a ser borrado rápidamente.

En algunas ocasiones ocurre que se nos olvida también indicar el asunto, y lo que suelo hacer es volver enviar el email indicando el asunto.

LIMPIA TU CORREO.

Cuando en tu casa encuentras elementos de hace años que no usas a veces por falta de organización aún siguen ahí. Un correo electrónico funciona igual.

Si tienes correos que ya no necesitas o que tu tiempo ya no tienen relevancia es mejor eliminarlos para que no se te convierta en un archivo inútil que solo te ocupará espacio en su bandeja.

ORGANIZACION POR CARPETAS

Para una mejor organización podéis crear carpetas donde guardéis los correos mas importantes. Pero también tenéis que tener en cuenta que tener carpetas reduce la capacidad del correo. Por eso no es conveniente crear carpetas de carpetas.

Por ejemplo: si tenéis varias clases en la Universidad es mejor tener una sola carpeta que se llame “universidad” y no varias, con documentos por cada materia.

Muchas veces, los mensajes  enviados por correo electrónico son notas cortas o sugerencias personales. Aprovecha las redes sociales y las opciones que tiene de mensajes ocultos entre participantes y así evitaras  llenar su bandeja de entrada con mensajes que bien pueden ser remitidos por Facebook o Twitter.

RESPUESTA PREDISEÑADAS.

El ámbito empresarial las respuestas prediseñadas son muy comunes, por ejemplo, cuando alguien sale de vacaciones o se encuentra por fuera de la oficina, deja listo un texto para que todos los correos que reciba tengan buen trámite y pronta respuesta sin que tu estés respondiendo uno por uno.

Hacer una respuesta prediseñada ayuda al remitente a conocer el proceso del correo logrado así que la comunicación no sea un martirio y siempre tenga respuesta oportuna.

Sinceramente os cuento que esta opción yo no lo ha he utilizado en mi vida personal. Pero alguna vez he querido utilizarla por probar y no he sabido configurar esa respuesta prediseñada.

QUE TU DISPOSITIVO MÓVIL SEA UNA HERRAMIENTA.

En la actualidad un usuario de un teléfono inteligente o una tablet mira su dispositivo aproximadamente 6 veces por hora, lo cual lo mantiene en contacto todo el tiempo. Entonces, cuando revisas, mira las actividades y correo que van llegando a su cuenta y elimínalo, fíltralo o almacénalo en la carpeta correcta para que  así la bandeja de entrada quede limpia. No esperes hasta llegar a la casa u oficina para sentarse al computador y revisar el correo.

Aunque os confieso que me gusta mas mirar el correo desde el PC, porque tengo configurado el Outlook 2007 que viene incorporado en el paquete Office y me gusta mucho más.