4 claves para manener tu sistema productivo bajo control

Foto por Robbie W T (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Por su propia naturaleza, GTD nos induce a recopilar todo, procesar todo y organizarlo todo. De hecho, una vez que empezamos no hay límites. Cualquier cosa que se nos ocurre va a parar a nuestro sistema. Y así, poco a poco, las listas empiezan a crecer de forma indiscriminada. A veces con tareas importantes, pero otras también con actividades poco relevantes, “deberías” que no forman parte de nuestros verdaderos objetivos, o simples proyectos absurdos que están ahí sólo porque hace mucho tiempo nos pareció que sería interesante llevarlos a cabo.

El problema es que, por desgracia, contamos con una cantidad de tiempo y energía limitados. La sensación de tenerlo “todo” organizado en listas es muy agradable, no lo voy a negar. Pero si dejamos que el sistema crezca demasiado, llegará un momento en que no podremos abarcarlo todo. Los niveles de estrés empezarán a subir, y tarde o temprano empezaremos a dispersarnos. Con cientos de siguientes acciones esperando, resultará muy difícil realizar elecciones claras, en línea con nuestras verdaderas prioridades.

Fijar límites a las cosas resulta imprescindible para nuestra salud mental, y nuestro sistema productivo no es una excepción. Por eso, he recopilado las siguientes claves que personalmente me han ayudado mucho para simplificar la gestión de mis tareas –todavía estoy en ese proceso–, y a mantener mi sistema GTD en buen estado de salud.

NOTA: Sé que algunas de estas ideas pueden ser un poco radicales y un poco anti-GTD, pero a mi me han funcionado.

1. Reduce el número de contextos. Ten el número de contextos justo. Por ejemplo, si puedes hacer tus llamadas desde cualquier sitio, no tiene sentido crear un contexto exclusivo para las llamadas.

Tener muchos contextos hace más fácil que te disperses y dificulta la elección de la siguiente tarea –lo ideal sería tener una sola lista para todo, lo más reducida posible.

2. Limita el tamaño de la lista “algún día/quizá”. A lo largo del tiempo me he dado cuenta de que un procentaje importante de estos proyectos futuros pasan mucho tiempo congelados, y al final terminan desapareciendo sin una oportunidad de ser llevados a cabo. Por otro lado, los proyectos en los que realmente estoy interesado trabajar surgen una y otra vez en mi mente, sin necesidad de tenerlos en una lista.

Tener una lista de ideas demasiado larga afecta negativamente a mis revisiones, pues tengo que repasar una y otra vez cosas que no quiero o no puedo hacer ahora. Prefiero dejarlas “en el aire”, porque sé que volverán a mi cuando llegue el momento adecuado –idealmente no deberíamos tener esta lista.

3. No controles proyectos innecesarios. La mayoría de los proyectos GTD son tan sencillos que resulta obvio cuál será la siguiente acción. En lugar de listarlos en la lista de proyectos, simplemente ten la siguiente acción de cada proyecto en la lista contextual correspondiente. Cuando la termines, elimínala y crea la siguiente acción. No necesitas tener el recordatorio del frente abierto.

Con esta simple idea reducirás tu lista de proyectos a menos de la mitad, o incluso a una tercera parte, facilitando el control y la revisión de tu sistema –es más, tu lista de proyectos activos debería ser tan reducida que no te tendría que hacer falta una lista para recordarlos.

4. Sé selectivo con lo que incluyes. Por mucho que te apetezca, no debes incluir en tu sistema cualquier cosa que te venga a la cabeza. Tienes que aprender a ser selectivo, y alimentarlo con proyectos y actividades que te aporten valor. ¿De verdad necesitas probar un nuevo software, enviar el reporte semanal que nadie lee, o recordar que algún día a lo mejor querrás aprender a pilotar un avión?

Céntrate en el aquí y ahora, de acuerdo a tu plan de vida y objetivos, y no malgastes tus energías gestionando cosas que no te aportan ningún valor.

¿Sientes que tu sistema productivo es demasiado “pesado”? ¿Qué trucos utilizas para mantenerlo bajo control? Compártelo con nosotros en un comentario.