Acciones a la espera: ¿Qué hay de lo mío?

O la importancia de la revisión de la carpeta A la Espera en GTD.

He de decir que en las primeras aproximaciones que tuve a GTD, y no se muy bien porqué, consideraba la lista de A la Espera como secundaria, como un ‘subproducto’ del sistema. Posteriormente ya he ido descubriendo que en GTD todo tiene un sentido, y es precisamente esta la clave, no hace falta inventar nada, solo hacer caso de lo que se propone, a pesar de que en un principio no le veamos sentido. El sentido pleno surge cuando todas las piezas encajan.

Volviendo pues a la lista de A la Espera, y ya dentro de toda la potencia de esta metodología, he de reconocer que ha sido una agradable sorpresa la inmensa utilidad que supone esta lista (y por supuesto, el hábito de revisarla). Y aunque no lo he medido, estoy seguro de que ha colaborado definitivamente en la mejora de mis plazos de entrega.

Nos guste o no, nuestra efectividad está directamente ligada a la de los demás. A no ser que vivas en una isla desierta o tengas un trabajo muy, muy raro, estoy seguro que en todos tus proyectos hay tareas que dependen de otros. Y estos otros, evidentemente, tienen sus tareas y sus prioridades. Y como el universo no es perfecto, estas, a veces, se atascan.

La falta de sincronización de prioridades dentro de un equipo puede ser un problema grave, no tan solo en proyectos totalmente compartidos, sino en los casos en los que solo requieres algo de un tercero. De hecho, creo que en los casos de proyectos compartidos, al tener todos el mismo objetivo, la priorización es similar, donde no lo es, es cuando pides algo a alguien, y este debe buscar un hueco en su día a día para hacer lo que le pides.

Si eres su responsable directo, tienes un poco más de poder, e influirá una cierta priorización subjetiva en el receptor de la tarea, si no es así, puedes tener un problema: tareas encalladas esperando ‘in aeternum’.

Delante de esto, es cuando entra en juego la carpeta A la Espera y sus revisiones, la sistemática y el control que te aporta, hace que el tiempo de espera se reduzca, y por lo tanto tus proyectos estarán parados menos tiempo. Sistematizar el seguimiento y recordatorios es altamente efectivo y en este punto, GTD, lo clava.

Muchos os preguntareis al respecto de las frecuencias de revisión y que tipos de recordatorios, en este caso solo os digo que apliquéis el sentido común. Yo, la revisión, como la tengo tan interiorizada, la hago casi cada día (tengo un alto volumen de tareas delegadas), los recordatorios y su frecuencia los adapto según conozca la situación del receptor. Y tengo de todo, desde aplicar una estrategia que hacia conmigo un distribuidor chino en mi anterior trabajo, que consiste en enviar el mismo recordatorio cada lunes exactamente a la misma hora (no podéis imaginar como presiona esta táctica), hasta enviar un correo cuando considero que ya no puedo esperar más…Es importante anotar estos recordatorios, para hacerlos con cierto criterio y no de forma errática.

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