Alcance y Recursos: 2 factores claves en la gestión de proyectos

Los resultados de la gestión de proyectos a nivel mundial, son malos. ¿Cuáles son las principales causas de estos pobres resultados? Dentro de las causas más comunes que se identifican como responsables de los atrasos en los proyectos están los asuntos que tienen que ver con el alcance y la disponibilidad de los recursos. El objetivo de este texto es mejorar la comprensión que tenemos sobre estos dos problemas.

Alcance

Se entiende por alcance del proyecto a todo el trabajo que debe realizarse para entregar el producto o servicio. Los requisitos provenientes de los stakeholders del proyecto son el principal input en la definición del alcance. Es muy común en los proyectos que durante su ejecución aparezcan solicitudes de cambios de varios tipos, cómo por ejemplo:

• Reclamos de los stakeholders. “A mí nadie me preguntó”. “Yo dije que era necesario cumplir tal criterio y no se tuvo en cuenta”. Cuando el director de proyecto no realiza una exhaustiva identificación de los requisitos de los stakeholders y resuelve adecuadamente los conflictos que se presentan, estos aparecen en algún momento de la ejecución del proyecto. El precio o costo de los cambios se incrementa a medida que avanza el proyecto. En general es menos costoso hacer un cambio en las etapas tempranas del proyecto.
• “Ya que estamos”. En las etapas iniciales cuando todavía parece que hay tiempo suficiente, es muy habitual enfrentarse a este tipo de solicitudes. En el transcurso de una tarea, el responsable nota que puede hacer algo mejor de lo que se había planificado y presenta la solicitud de cambio. Es habitual ver que este tipo de solicitudes son más fácilmente aceptadas en las primeras etapas de los proyectos que en las últimas.
• Definiciones sobre el trabajo a realizar que se postergan para la ejecución. Esto ocurre generalmente cuando vemos proyectos en los que algunas tareas están expresadas con los verbos “definir”, “diagnosticar”, “evaluar”. Esto ocurre muchas veces en que la presión por empezar los trabajos es importante y se dejan tareas con un alto grado de incertidumbre. Entonces el trabajo de definición se hace durante la marcha y como resultado pueden aparecer requisitos importantes a satisfacer que insuman mucho más tiempo y recursos del estimado.

Disponibilidad de recursos

La disponibilidad de los recursos es otra de las principales causas a las que se atribuyen los incumplimientos de los plazos y presupuestos. Los recursos en general no están asignados exclusivamente a un proyecto sino que colaboran en varios o son proveedores que no están esperando cruzados de brazos a ser llamados. Entonces ocurre habitualmente que cuando se necesitan no están disponibles.

Complica aún la situación más cuando los recursos realizan una mala  multitarea o multitasking. La multitarea se vuelve perjudicial cuando a los recursos no se les deja terminar una tarea que se les obliga a saltar a otra y a otra sucesivamente. En los ambientes que ocurre este fenómeno las prioridades muchas veces están determinadas por la presión (o tono de voz) del director de proyecto más necesitado del recurso. ¿Cuál es el daño? Supongamos que un recurso X tiene que trabajar en 3 diferentes tareas para 3 diferentes proyectos y cada tarea lleva 1 semana de trabajo.

Cada proyecto tiene su director el cual presiona para que el recurso trabaje en su tarea. El recurso trabaja en la tarea del proyecto A, no hasta terminarla sino hasta que es obligado a cambiar a la tarea del proyecto B, seguramente por la presión de su director. Nótese que el retomar una tarea implica un tiempo adicional que es el que se requiere para recordar que se estaba haciendo. A este tiempo se le llama set-up o tiempo de preparación y dependiendo de la tarea puede ser de unas horas hasta algunas jornadas. Sin embargo lo más dañino de la multitarea no es que la tarea toma más tiempo de trabajo, sino que su tiempo total de entrega se alarga significativamente. La cantidad de trabajo efectivo es un poco mayor, pero el gran impacto está en el tiempo de entrega. O sea podía haberse entregado la 1er tarea en la semana 1, la 2da tarea en la semana 2 y la 3ra en la semana 3. Sin embargo lo más probable es que se entreguen las 3 tareas en la 4ta semana. Todas juntas y tardes. En los ambientes donde los recursos cambian de tarea en tarea constantemente ocurre que la gran mayoría de las tareas y por ende los proyectos se terminan mucho más tarde y se entregan casi todos juntos.