#AprenderGTD: Y llegó el momento de capturarlo todo

Seguimos recorriendo el camino para dominar GTD®. En los post previos de la serie te describía algunas creencias que actúan como barreras, incluso antes de empezar el proceso de implementación. A partir de ahora nos vamos a sumergir en algunos de los puntos negros y puntos de fricción relacionados con la adopción de los cinco pasos del flujo de trabajo de GTD®. 

Empecemos pues por el principio. Capturar. Este hábito es la base que permite que nuestro sistema esté completo. Y debes saber que si no está completo, nunca confiarás en él. Aquí tenemos un muy buen ejemplo de «lo que mal empieza, mal acaba». 

En esta primera etapa del viaje, capturar abruma a muchas personas. Especialmente el pensar que tienes que capturarlo TODO y, además, hacerlo sin «orden ni control» ya que todo lo que llega va al mismo saco (personal, profesional, importante, irrelevante,…). En realidad, asusta porque, la mayoría de las veces, no se termina de entender lo que significa el concepto de capturar en GTD® y se sigue anclado en la manera de funcionar «pre-GTD®». Esto es lo que crea el rozamiento a la hora de capturarlo todo.

Cada día pasan por nuestra cabeza unos 70.000 pensamientos. Este TODO que se tiene que capturar no son todos ellos, ni mucho menos. Capturamos todas aquellas cosas que llaman nuestra atención. Esa idea de regalo, esa cosa que quieres comentar a tu colega o esa cita pendiente para unas pruebas médicas. 

Por otro lado, lo que capturas está exento de compromiso por tu parte (en «pre-GTD®» la mayoría de personas anotan sólo lo que tienen que hacer), y también está exento de tener que pensar en ello en ese momento —ya lo haremos en el paso de Aclarar—. En realidad, como no pensamos en ello, no entramos en valoraciones de si es personal, profesional, importante o irrelevante. 

A mí me gusta ver lo que capturamos como una «masa amorfa» de cosas.  De esta manera, los prejuicios que te comentaba antes carecen de sentido. Uno muy típico es el que hace que muchas personas junten el hábito de capturar con —en cierto modo— organizar.

¡¿Cómo voy a poner en el mismo sitio lo personal y lo profesional?! Esa inquietud que les genera mezclar cosas personales y profesionales en una misma bandeja de entrada desaparece en el momento que realmente dejas de pensar en tus capturas y éstas son sólo cosas para ti, reprimiendo el impulso de elaborarlas a cualquier nivel. Capturar es Sistema 1

En una reunión de trabajo te puede venir el pensamiento de la cita médica, y cuando estés en la consulta te puede venir el pensamiento de lo que le quieres comentar a tu jefe/a. Nuestro cerebro no discrimina en qué situación estás cuando te «lanza» el pensamiento ¿por qué vas a discriminarlo tú? ¿vas a capturar sólo cuando el pensamiento te venga en el contexto adecuado? ¿no ves que no tiene sentido? 

Tampoco pienses en ese momento en ello, céntrate en la reunión o en lo que te dice la doctora. Sigue con lo que estés haciendo. No le des vueltas, captura lo que te venga en el momento que te venga, y confía en que el resto del proceso «ya lo pondrá todo en su sitio».

Si tienes claridad de ideas sobre lo que te acabo de comentar, lo vas a tener muy fácil, en mi opinión, para esquivar el punto negro principal presente en este punto del camino. No capturarlo todo.

Siguiendo con lo que te exponía en el segundo párrafo de este post, tu sistema se va a desmoronar si no está completo. Serás consciente de que, aunque tengas siguientes acciones en tus listas, aún tendrás cosas «rondando por ahí», y eso hará que 1) sigas teniendo ruido en tu cabeza y 2) tu confianza a la hora de elegir qué hacer en cada momento estará mermada.

Me gusta un ejemplo que ponía David Allen: «Es como si después de hacer varios recados de tu lista @Recados, de camino a casa, sigues dándole vueltas porque tienes la sensación de que te has dejado algo».

La consecuencia de todo esto es que tu sistema terminará siendo sólo un elemento paralelo y accesorio en tu actividad, con una fuerte tendencia a estar desactualizado y que, al final, sólo te causará más agobio el verlo.

Estamos al principio del camino y ya ves que nos hemos topado con uno de los puntos negros críticos para tu sistema. Libérate de prejuicios y practica el paso de capturar de una manera «limpia,» sin rozamientos absurdos. Capturar es gratis, así que no tienes excusa para no capturarlo todo. Nunca se captura demasiado.

En el próximo post de la serie continuaremos con algunos puntos de fricción de este paso. Relacionados con el ecosistema de herramientas de captura y bandejas de entrada. Si te apetece explicarnos tu experiencia no dudes en dejar un comentario.

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