Categorías Organizativas en GTD: Material de Referencia

El material de referencia es, probablemente, una de las categorías organizativas de GTD que mayor número de elementos va a contener, por lo que el impacto de archivar bien o mal es muy significativo.

Cuando procesamos las «cosas» de nuestras bandejas de entrada, una vez definido el significado que tienen para nosotros, es decir, qué son y qué grado de compromiso tenemos o queremos adoptar hacia ellas, una de las posibles situaciones es que se trate de elementos que no requieren acción por nuestra parte pero que sí podrían sernos de utilidad en algún momento. Dicho de otra forma, el material de referencia está integrado por todo aquello que «no requiere acción pero te podría servir».

Un aspecto importante a la hora de diferenciar el material de referencia de las posibilidades, es que la utilidad de las posibilidades está condicionada a que las revises mientras que la utilidad del material de referencia es independiente de que lo revises. Esta es la principal diferencia entre estas dos grandes categorías organizativas de GTD, ninguna de las cuales requiere acción. Lo tienes explicado con mucho más detalle en esta entrada.

Desde el punto de vista organizativo, es un tema sencillo. Lo único que tienes que hacer con el material de referencia es almacenarlo de tal forma que sea fácil y rápido acceder a él si en algún momento necesitas hacerlo. Los principales problemas asociados con el archivado del material de referencia se deben fundamentalmente a dos motivos: haberlo identificado mal o haberlo organizado mal.

Identificar mal qué es y qué no es material de referencia es el error más común. El error consiste en almacenar como material de referencia elementos que, en realidad, sí requieren acción o, al menos, podrían requerir acción en algún momento. Este error supone un problema serio porque, como el material de referencia no se revisa, esos elementos archivados por error difícilmente podrán «activarse» en el momento necesario.

El otro error habitual es archivar mal. A menudo se olvida que el único objetivo de archivar algo como material de referencia es poder acceder a ello de manera rápida y sencilla si en alguna ocasión hace falta. Cuando esto ocurre, en lugar de dar prioridad a la recuperación de lo archivado, se da prioridad a que el archivado sea rápido y sencillo. La consecuencia de este cambio de prioridades es que se complica extraordinariamente la recuperación futura de lo que se archiva, hasta tal punto que un número importante de personas reconoce que su archivo les resulta poco útil, ya que les cuesta encontrar las cosas cuando las necesitan.

Muchos de los sistemas de archivo son aparentemente muy eficientes pero poco o nada funcionales en la práctica. La típica estructura de carpetas, por ejemplo, es mucho menos funcional que un sistema de archivo basado en palabras clave o etiquetas. Es cierto que se tarda más en archivar algo si tenemos que pensar bajo qué palabras clave o etiquetas debemos archivarlo pero también es cierto que, si lo hacemos bien, estaremos asegurando que acceder a ello en el futuro sea rápido y sencillo.

El contenedor organizativo en el que depositamos el material de referencia es el archivo o archivo de referencia. «Archivo» es en realidad un concepto ya que, en la práctica, hay muchos tipos de archivo. El disco duro de tu ordenador o la tarjeta SD de tu dispositivo, las carpetas personales del Outlook, los contactos del móvil o los favoritos de tu navegador son archivos. También lo son las carpetas en la que guardas las garantías de tus electrodomésticos, las facturas o los papeles de Hacienda. Y, por supuesto, los tradicionales archivadores de papel que todavía pueden verse en muchos sitios. En su vertiente más digital, tenemos multitud de servicios de archivo, como por ejemplo Dropbox, Copy, Evernote, Google Drive o OneDrive, por citar unos pocos.

Tanto si tienes uno como múltiples contenedores de archivo, lo importante es que sus contenidos cumplan estos dos requisitos:

• Solo vas a acceder a ellos si se produce una circunstancia que los convierte en útiles o necesarios
• Están archivados de tal forma que acceder a ellos es directo y prácticamente inmediato

El volumen y alcance de lo que almacenes en tu archivo de referencia puede llegar a ser enorme. Si no está bien organizado, afectará al resto de tu sistema organizativo GTD, haciendo que pierda su característica más preciada: la fiabilidad.