En la segunda fase de la metodología GTD, clarificar o procesar, se define qué es cada una de las cosas capturadas anteriormente y almacenadas en las bandejas de entradas. Aclarando si estas cosas con tareas, proyecto, información relevante o basura. El proceso de clarificar en GTD se realiza respondiendo a una serie de preguntas con las que se puede etiquetar las cosas de una forma objetiva, debiendo producir el mismo resultado independientemente de quien realicé el proceso.
Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:
- Productividad personal con GTD
- Capturar en GTD
- Clarificar en GTD
- Organizar en GTD
- Reflexionar en GTD
- Actuar en GTD
- La perspectiva del GTD
- La implementación de GTD
Clarificar, aclarar o procesar en GTD
En la traducción al castellano de la primera edición del libro " Organízate con eficiencia" de David Allen la primera fase de la metodología GTD se tradujo como procesar. Posteriormente en la traducción del libro " Haz que funcione " esta se tradujo como aclarar, un término que representa mejor en qué consiste este proceso. La traducción de la segunda edición del "Organízate con eficiencia" se volvió a cambiar la traducción a clarificar. Desde mi punto de vista las dos últimas traducciones son las que mejor definen a esta fase de la metodología.
Clarificar es un hábito importante dentro de la metodología GTD. Durante la fase de captura, solamente se recopilan los elementos de interés, sin pararse analizar cuál es su significado concreto. Ahora, durante la fase de clarificado, es cuando se hace esto. Identificando durante este proceso qué es lo que se debe hacer con cada uno de los elementos recopilados previamente. Pudiéndose hacer únicamente alguna de las siguientes opciones: eliminar, archivar, incubar, delegar, hacer o aplazar.
Cómo clarificar una bandeja de entrada según GTD
A la hora de clarificar una bandeja de entrada es necesario seguir unos principios básicos:
- Se debe clarificar toda la bandeja de entrada. En el caso de que no se clarifiquen todos los elementos lo más probable es que el método acabe fallando más pronto que tarde. Al dejar elementos en la bandeja de entrada hace que estos no entren en el sistema, por lo que habrá cosas pendientes sobre las que no se tome una acción. Algo que provoca el estrés que busca evitar GTD.
- Los elementos se clarifican en el orden que se encuentren. Al clarificarse todos los elementos de la bandeja de entrada no tiene sentido ordenar estos. Perdiendo el tiempo en una tarea que no aporta nada. Además de este modo se evita la tentación de priorizar unos elementos sobre otros porque parezcan más fáciles o sean de nuestro agrado. Algo que tampoco tiene sentido ya que el proceso de clarificar debe ser objetivo.
- Aquello que sale de la bandeja no vuelve a ella. Al clarificar es posible que surja la tentación de devolver algo a la bandeja de entrada dado que no está claro lo que es. Esto es algo que se debe evitar. Dado que hay que procesar todo no es más que una pérdida de tiempo, ya que el elemento volverá.
Decidir qué hacer con cada uno de los elementos
Para decidir qué hacer con cada uno de los elementos de la bandeja de entrada se recurre a un proceso de toma de decisiones objetivo. Esto es, el resultado no depende de quién lo aplique ni de su estado de ánimo. Para ello simplemente se responde a un conjunto de preguntas sobre qué es el elemento y se toma una decisión en base a las respuestas obtenidas. El proceso que se debe seguir para clarificar se puede ver en la siguiente figura.
¿Tiene fecha objetiva o requiere acción?
Al extraer un elemento de la bandeja de entrada la primera pregunta a responder es si este tiene una fecha objetiva o requiere tomar una acción antes de la próxima revisión del sistema. Revisión que debe realizarse todas las semanas. Siendo una fecha objetiva toda aquella que viene impuesta desde fuera, no las impuestas por uno mismo. Esto es una fecha objetiva es la fecha de entrega de un informe, pero no cuando nos imponemos tener algo para algún día.
En el caso de que la respuesta sea negativa hay que decidir si eliminar, archivar o incubar el elemento. Para ello nos tenemos que responder a la pregunta de si este puede tener utilidad en un futuro. Si la respuesta es negativa, el elemento se debe eliminar y clarificar el siguiente. Por ejemplo, un correo spam.
Cuando el elemento no requiere acción, pero puede ser de utilidad hay que preguntarse si requiere revisión periódica o no. En el caso de que la respuesta sea negativa el elemento se archiva, por ejemplo, este sería el caso de una factura de una compra que podría ser necesaria en el caso de posibles problemas durante el periodo de garantía. Información que solamente se vuelve necesaria en ciertas ocasiones. Por otro lado, si el elemento requiere una revisión periódica, entonces este se debería incubar guardándolo en una lista especial llamada "Algún día". Lista que debe revisarse durante la revisión semanal.
Evitar que la lista "Algún día" sea infinita
La lista "Algún día" puede crecer a medida que se use la metodología. En esta lista se almacenarán todos los proyectos que se desean hacer en el futuro, pero no necesariamente inmediatamente. Por ejemplo, los posibles destinos vacaciones que se desean visitar, pero que solamente se deben revisar al programar las vacaciones. Otro puede ser los libros para leer, lista que solamente se revisará al terminar el actual. Para evitar que la tarea de revisar la lista "Algún día" se vuelva eterna se puede usar dos, una con los elementos que requieren revisión semanal y otra para el resto de los elementos. Una separación lista a la que José Miguel Bolivar propone llamar "esta semana no" en su libro " Productividad Personal ".
Requiere acción: Próxima acción o proyecto
Cuando la respuesta a la pregunta de si requiere una acción es afirmativa hay que preguntar si es solamente una o varias. Si son varias hay que crear un proyecto. En GTD se define como un proyecto todos los objetivos que requiere más de una acción para su consecución. Por ejemplo, cambiar el aceite al coche. Aunque nos parezca una única acción realmente requiere varias: obtener el teléfono de un taller, obtener una cita y llevar el coche al taller.
La idea detrás de esta división se encuentra en el proceso de selección de la próxima tarea. Cuando nos encontramos ante dos tareas de diferente complejidad lo habitual es seleccionar la más sencilla, por lo que si no se dividen los proyectos en tareas estos posiblemente se queden sin hacer. Otro motivo son los diferentes contextos que requiere cada una de las acciones de un proyecto. Algo que se puede ver fácilmente en el ejemplo anterior. Para obtener el teléfono generalmente será necesaria una conexión a internet para buscarlo, la siguiente acción, llamar para obtener una cita, requiere de acceso a un teléfono y llevar el coche es una tarea que se tendrá que hacer en un momento dado.
Trabajar con proyectos
Para trabajar con un proyecto lo que se tiene que hacer es apuntar este en una lista de proyectos y programar una próxima acción para este. No es necesario definir todas las acciones desde el principio, de hecho, es posible que no se conozcan todas. En el ejemplo anterior estaban claros los pasos: obtener el teléfono del taller, programar una cita y asistir a la cita. Pero esto no es así en todos los casos. Por ejemplo, a la hora de preparar las vacaciones la lista de próximas acciones dependerá del destino seleccionado, así no es lo mismo viajar en coche que con un viaje organizado.
Así en GTD no debemos pensar en los proyectos únicamente como una lista de acciones a realizar, sino como un objetivo que requiere varios pasos y, en muchos casos, estos se definirán en base al resultado del paso anterior.
Próxima acción: delegar
En este punto lo que se tienen entre manos es una próxima acción, tanto sí ésta forma parte de un proyecto como si es acción individual. Si la tarea se puede delegar esto es lo que se hará, asignársele a alguien para que la realice. Aunque la tarea no debe salir del sistema, ya que no se ha realizado. Las tareas delegadas se deben apuntar en una lista de seguimiento, a la que se le puede llamar "A la espera", en la que se apunta todo aquello que depende de otros. En el caso de que la tarea no se lleve a cabo, se podrá hacer así un seguimiento de esta.
Al delegar las tareas que puede hacer otra persona aumenta la productividad. Así dedicaremos nuestro tiempo únicamente a aquellas tareas que no es posible delegar, es decir, a aquellas que tenemos que hacer nosotros mismos. El hecho de delegar una tarea no debe depender de que esta nos guste o no, sino del hecho de que esta la pueda hacer otra persona o no.
La regla de los dos minutos
Esta es posiblemente la regla más conocida de GTD y posiblemente la peor comprendida. Lo que nos dice la regla de los dos minutos es que si se tarda más en aclarar una acción que en hacer se debería hacer. No cuando se tarda menos de dos minutos exactos. Por ejemplo, al procesar el correo electrónico si nos encontramos con un mensaje de una lista de correo a la que nos queremos dar de baja es mejor hacerlo en el momento que apuntar la acción. Generalmente el proceso de baja de una lista de correo solamente requiere hacer click en un enlace en el pie del correo y confirmar la decisión. Algo que será más rápido que apuntar la tarea en la lista de próximas acciones.
Próxima acciones o agenda
Finalmente, los elementos que llegan a este punto son tareas que debemos realizar nosotros. Si la tarea se tiene que realizar en un momento concreto, por ejemplo, la cita con el taller, entonces esta se debe apuntar en la agenda. Asignado ese momento a esa acción. Por otro lado, el resto de las tareas se deben apuntar en una lista de próximas acciones.
Asignar un contexto a cada de las próximas acciones
Para facilitar la elección de una próxima acción es necesario asignar cada una de ellas a un contexto. Entendiéndose por contexto aquello que es necesario para llevar a cabo la acción, sea esto un lugar, una herramienta en concreto o una persona. Así, a la hora de seleccionar una próxima acción se puede filtrar en base al contexto en el que nos encontramos para limitar el número de acciones. Haciendo que sea más fácil seleccionar una.
Lo normal es que cada acción tenga un único contexto, ya que se necesita para realizarla. Una lista de posibles contextos sería: casa, en cualquier lugar, oficina, personas, ordenador, recados y teléfono.
Cómo enunciar las próximas acciones
A la hora de seleccionar una próxima acción de una lista el enunciado de esta es importante. En base a esto es posible que aparezcan reticencias. Por eso en GTD se recomienda que los enunciados de las tareas se redacten en forma de objetivos, no como tareas. Así a la hora de revisar las próximas acciones estas no recordarán el trabajo a realizar, sino que lo que se desea conseguir. Algo que genera menos fricciones. Por ejemplo, no es lo mismo enunciar una tarea como "Redactar el informe para Luis antes del lunes" que "Informe entregado a Luis el lunes". La segunda opción es menos intimidante que la primera, ya que no se centra en la tarea a realizar, sino que el objetivo, algo que es más atractivo.
Conclusiones
Clarificar, aclarar o procesar es la segunda fase de la metodología GTD. Una fase en la que se clarifican todas aquellas cosas que se habían capturado y almacenado en las bandejas de entrada (inbox) durante la primera. Ahora, una vez que se han clarificado las tareas a realizar, la siguiente fase de la metodología es organizar.
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