Claves para una comunicación efectiva con sus empleados

La comunicación con sus empleados paradójicamente puede ser sencilla y compleja a la vez. Todos los días nos comunicamos con nuestros empleados, a veces directamente contestando preguntas, e indirectamente a través de correos electrónicos, informes, etc. Además, otras veces nos comunicamos sin darnos cuenta, pero nuestras acciones han sido observadas por nuestros empleados.

Quizás porque el proceso de comunicación tiene lugar de manera natural, frecuentemente nos olvidamos de considerar el proceso de comunicación de una forma más seria, como consecuencia, a menudo fracasamos en una comunicación efectiva con nuestros empleados.

No se puede dar demasiado énfasis a la comunicación efectiva con empleados. La plantilla de su empresa representa el canal directo a sus clientes y al mundo exterior. Si los empleados entienden claramente sus objetivos y mensajes corporativos, pueden cumplir un papel como valerosos embajadores. Si no poseen este entendimiento o si tienen percepciones negativas acerca de la compañía y sus productos y servicios, pueden dañar a su compañía.

Además, una comunicación efectiva puede aumentar los ánimos y mejorar la productividad. Los empleados que comprendan su papel en la organización y entiendan como su trabajo contribuye al éxito global de la empresa estarán más satisfechos que los empleados que no perciban un enlace entre su trabajo y el que realiza la organización.

Profesionales de los recursos humanos están en una situación excelente para mejorar la efectividad de las comunicaciones internas de la empresa con sus empleados. Aunque sea un cliché, RRHH realmente constituye un servicio de atención al cliente para los empleados. Es importante mantener los canales de comunicación abiertos, estar visible, disponible, mostrar interés y compartir información.

Mientras muchas compañías tienen una función de comunicación corporativa además de rrhh, estas dos áreas pueden trabajar juntas para mejorar la comunicación interna. Sin embargo para conseguir el éxito consideramos que en esta colaboración las dos áreas tienen que respetar la misión y papel de cada uno, depender del otro para el conocimiento especifico de cada uno y saber que los empleados a veces los consideran como una entidad “corporativa” única.

Entonces, ¿Cómo se realiza una comunicación efectiva con sus empleados desde una perspectiva practica? Ofrecemos abajo unas sugerencias y consejos adaptados de trabajos realizados por Watson Wyatt Worldwide:

Definir los Objetivos Hay que tener una idea clara de cuales son los objetivos de comunicación para cualquier acción que se quiera realizar aunque sea “pequeña”, como la incorporación de un nuevo empleado o “grande”, como la comunicación a los empleados acerca de una fusión inminente.

Comprender los factores críticos de éxito del negocio Los comunicadores tienen que entender como sus acciones de comunicación encajan con la estrategia global del negocio. Además, un entendimiento de los factores fundamentales para el éxito del negocio por parte de los profesionales de rrhh puede ayudarles a conseguir una credibilidad con la alta dirección de la empresa. Las comunicaciones no se deberían enfocar sólo hacía lo agradable, sino también en lo necesario, para ayudar la empresa avanzar.

Integración y Interrelación Es recomendable aprovechar todas las oportunidades para encajar los mensajes dentro de un marco consistente. Por ejemplo, si realizas un cambio en una ventaja social para los empleados, debería explicar como este cambio encajará en el contexto global de la gestión de ventajas sociales. Si, por ejemplo, Vd. incorpora un nuevo empleado, puede explicar como este empleado nuevo contribuirá al equipo y cuales son las características profesionales del empleado que encajan con la cultura de la compañía.

Enfocar los mensajes y segmentar las audiencias Hay que tener en cuenta el número de herramientas de comunicación (boletines, e-mails, etc.), distribuidas dentro de su organización y las audiencias. Tenga en consideración también que la gente recibe los mensajes de maneras diferentes. Algunas personas prefieren mensajes electrónicos, otras verbales y otras en papel. Una mezcla de mensajes planificados estratégicamente puede ayudar asegurar que todos los empleados reciban la información que necesitan.

Ser realista y honesto Aunque esté bien ser positivo en sus mensajes, es importante que sean claros. Básicamente su credibilidad y la de la dirección, puede depender de estos mensajes. A veces habrá malas noticias, pero hay que comunicarlas claramente.

Escuchar más que hablar.

Priorizar sus mensajes Hay que ser selectivo. Es mejor comunicar algunos puntos claves y no muchos. Sino hay un riesgo de perder la atención de su audiencia.

Mantener la objetividad con las herramientas de comunicación La creación de un boletín interno es bastante común pero a veces uno se pierde en la maravilla de su diseño o títulos llamativos para después encontrar que no ha logrado el resultado deseado. Es importante mantener el objetivo en mente más que la herramienta.

Medir y controlar la efectividad de sus acciones La comunicación no es fácil. Es un reto constante porqué los entornos internos y externos están cambiando continuamente además de las actitudes de nuestros empleados. Como un “comunicador” su trabajo nunca termina y tampoco se logra un 100% de éxito. Sin embargo, con la ayuda de algunas sugerencias se pueden mejorar sus esfuerzos y trabajar hacia una comunicación interna más efectiva con importantes audiencias internas.

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