Coaching Organizacional: la oficina de Proyectos

El Rol de la oficina de Dirección de Proyectos – Por el profesor del Programa Ejecutivo en Gestión de Proyectos del IUEAN

Juan Carlos González

A través de la historia, grandes sueños como la Gran Muralla China, las Pirámides Mayas, la Esfinge Egipcia, el Coliseo Romano y otros más recientes, como la llegada del hombre a la luna, el Canal de Panamá y el tren París-Londres significaron un despliegue increíble de recursos materiales, capital humano, tiempo y trabajo.
Alguien tuvo primero la capacidad de soñar y otro la fuerza para liderar su realización. Hoy, a nivel empresa, le pusimos nombre al gran esfuerzo que llevó a lograr estos sueños: Proyecto.
Hasta hace un tiempo, el manejo de proyectos era más por intuición, hoy se cuenta con dos cuerpos de conocimiento: el PMBOK gestado por el Project Management Institute (PMI®); y PRINCE2, surgido en Inglaterra y de amplia aceptación en Europa como estándar para manejo de proyectos. Para confirmar el auge, la Organización Internacional para la Estandarización (ISO) está preparando el estándar 21500, como herramienta de Gestión de Proyectos para que sea aceptada mundialmente. El mayor empuje ha venido principalmente de tres naciones: Estados Unidos, Reino Unido y Alemania; y actualmente, participan en la creación de este estándar más de 30 países.
Indistintamente de las metodologías, la concepción del proyecto y donde se lo encuadra dentro de las organizaciones sigue siendo lo mismo. Un proyecto consiste en un esfuerzo temporal que se ejecuta para obtener un resultado único.
Hace un tiempo el tema de la Gerencia de Proyectos, gestión y liderazgo de proyectos y otros nombres que recibe, ha cobrado vigencia y relevancia, no sólo en empresas cuyo curso de negocio es manejar proyectos, sino en todas las organizaciones.
El problema es que muchos de estos sueños simplemente no se cumplen del todo o resultan fallidos. El estudio Chaos® muestra la realidad de los resultados de proyectos de sistemas (software). Al comenzar un proyecto, tenemos un 65% de probabilidades de no cumplir con el alcance, los plazos y/o los costos acordados del mismo, o que éste directamente se suspenda.
En el mundo de hoy, no podemos darnos el lujo de fallar con tanta frecuencia ni derrochar recursos. En este contexto, surge la Oficina de Dirección de Proyectos (PMO: Project Management Office), como una estrategia de respuesta en lugar de una respuesta en sí misma, tendiente a mejorar drásticamente el desempeño de los proyectos.
La PMO es un concepto que se concreta como un área dentro de la organización, cuya posición jerárquica dependerá de su ámbito de acción y responsabilidades que asuma.

También en las pymes

Es muy común escuchar a directivos de las pymes manifestar que en función de su tamaño, “no necesitamos de esto”. Se refieren a utilizar soluciones TIC, a identificar las funciones dentro de la organización y los procesos críticos, a disponer de un sistema de control de calidad, a establecer cuáles son las competencias que los empleados deben tener o a realizar una gestión de proyectos profesionalizada.
Una pyme necesita de las mismas herramientas de gestión y operación que cualquier gran multinacional, por supuesto adaptadas a su tamaño, pero en todo caso formalizadas de algún modo. La estrategia es ir introduciendo pequeños cambios, que produzcan mejoras inmediatas en las operaciones o proyectos de la empresa.
Pueden comenzar por analizar las funciones y procesos existentes. Evaluar si las funciones actuales identificables sirven a los objetivos y crear nuevas si es necesario. También, establecer un sistema de control de documentación (algo inexistente en muchas pymes) a la medida de sus necesidades, con un procedimiento de elaboración y aprobación de documentos, un archivo de registro de documentos y un sistema de almacenaje.
Así, toda organización tiene objetivos y trabaja para concretarlos. La PMO surge entonces como una estrategia de respuesta a la necesidad de las organizaciones de hacer realidad sus sueños. A través de una PMO es posible potenciar drásticamente el desempeño de proyectos, logrando que sean más exitosos en su cumplimiento de alcance, tiempo y costos.

Algunas características de la PMO

* Es una entidad o parte de una organización, que puede tener como responsabilidad coordinar y gestionar en forma centralizada portafolios, programas y/o proyectos.
* Sus características organizativas, autonomía, influencia y funciones dependerán de las necesidades de la organización.
* Puede tener delegada la autoridad de ejercer las funciones de interesado integral y tomador de decisiones en la fase de inicio de un proyecto.
* Administra recursos compartidos entre los proyectos.
* Gerencia la aplicación de: normas, procedimientos y métodos.
* Desarrolla políticas y procesos, documentación y planillas estándar comunes a todos los proyectos.