Cómo aprovechar las oportunidades profesionales que ofrece el Evento Blog España (#EBE10)

El Evento Blog España (EBE) es ya toda una referencia, y se ha convertido en el punto de encuentro de profesionales y aficionados a las redes sociales más importante de España. Probablemente, es uno de los eventos más relevantes en su tipo, tanto en Europa como en el resto del mundo.

Estuve presente en las ediciones de 2008 en calidad de participante y en la de 2009 como ponente, y para próximo #EBE10, ya tengo todo dispuesto, reservado y agendado. Así que si planeas asistir, seguro nos veremos allí.

Particularmente, el EBE me ha servido de aprendizaje, por sus magníficas ponencias; de punto de encuentro, por la cantidad de interesantes desvirtualizaciones que puedes realizar en tan sólo tres días; y de generador de oportunidades, tanto de negocio como laborales.

En las últimas ediciones del EBE, he conseguido iniciar acercamientos, que luego me han permitido materializar negocios; así como crear sinergias y establecer relaciones profesionales que después se han convertido en verdaderas fuentes de beneficios tangibles.

Reflexionando sobre estos hechos y teniendo al EBE10 tan cerca. Se me ocurrió que una buena forma de agradecer a los organizadores el haber concebido, y puesto en marcha, una idea tan buena; era escribir sobre cómo obtener los mayores beneficios de asistir a este evento, que ya es una referencia en el mundo de habla hispana.

Así que les dejo con los tips y recomendaciones que particularmente me ha traído tan buenos resultados al asistir al EBE, y aunque los he redactado de forma específica para este evento, también pueden aplicarse en otros de formato similar:

Preparación – Unos días antes del EBE

Organízate: Imprime el programa y selecciona las ponencias que no quieres perderte y apúntalas en tu agenda (digital o de papel) y señala las alertas de una vez, así tendrás la seguridad de no perderte ninguna. Ten en cuenta un plan B y prepárate para ser flexible, ya que hechos tan simples como conocer o desvirtualizar a alguien durante el evento, pueden cambiar tus planes de forma radical.

Planifica tu llegada con tiempo: Reserva el hotel y el transporte con anticipación, no hay nada más desagradable que hacerlo todo a última hora y tener que viajar en las horas más inconvenientes o perderse parte del evento por razones meramente logísticas.

Planifica el networking con los ponentes: y otras posibles desvirtualizaciones, investigando en sus blogs el día en que llegan al evento y compara la información con el programa de ponencias para encontrar el momento adecuado para presentarte. También intenta concertar una reunión o encuentro con anterioridad, pues durante la vorágine del evento será difícil poder hacerlo.

Busca también en los blogs y otras redes sociales, a otras personas que te gustaría conocer en persona o con las que quieras conversar e intenta concertar una hora planificando el encuentro. Si quedas de acuerdo con anticipación, será más probable que puedas contactar con esas personas.

Ten preparado tu “Elevator Speech”: (y tu Twitter Pitch). Te cuento una historia… La Red de blogs que me patrocina, tal vez no lo hubiera hecho si no hubiese sido asertivo, coherente y breve en la charla que tuvimos en la edición del EBE 2008, cuando era un perfecto desconocido en redes sociales. Prepara un breve discurso sobre quién eres (perfil), lo que haces y tus proyectos futuros. Nunca sabes a quién te vas a encontrar allí, ni al lado de quien te puedes sentar.

Optimiza tus perfiles en Red: Tómate una par de horas esta semana para actualizar tus perfiles en redes sociales y para optimizarlos al máximo en todos los sentidos. Lo primero que harán los asistentes que contactes allí será revisarlos; así que asegúrate de que encuentren lo que realmente quieres destacar.

No te olvides de las tarjetas: Asegúrate de llevar contigo una cantidad suficiente de tarjetas de visita, lleva cuantas puedas pensando que nunca serán demasiadas. Es mejor que las traigas de vuelta, que quedarte en medio de una conversación diciendo: “perdona, se me acabaron las tarjetas”.

Publica un post: ya sea que lo hagas en referencia al EBE o no, la idea es que tu blog esté actualizado en el momento en que cualquiera entre a curiosear.

Organiza tu propia sesión de networking: En el EBE se designa un área para el networking con mesas y sillas de libre uso para los asistentes y se denomina “zona networking”. Publica en tus redes que estarás en esa área a una hora y fecha determinados con un fin específico, y luego informa y difunde sobre tu interés de contactar con personas interesadas en lo que tengas a bien ofrecer. Lo he probado, y realmente es increíble lo bien que funciona.

Prepara tus herramientas: Ir sin ordenador al EBE es como ir sin agua al desierto; estás muerto, no existirás… y tu participación pasará prácticamente inadvertida. La idea de asistir a un evento de esas características es participar activamente, así que lleva todo tu equipo. No te olvides del cable de la corriente (lo que la mayoría olvida en casa) y de llevar al menos una llave USB. El Wi-Fi está asegurado.

Investiga la ciudad: Si no conoces Sevilla, te recomiendo buscar información sobre esa hermosa ciudad en Internet con antelación, así como los posibles restaurantes a los que quieras ir a comer y hacer las reservas oportunas, e incluso investigar sobre los horarios y particularidades de los sitios a los que desees hacer turismo.

Por experiencia te puedo decir que se pierde un tiempo valioso decidiendo entre todos a donde ir o qué lugar visitar; si tú ya tienes un plan, lo más seguro es que el grupo al que te hayas unido para compartir durante los ratos de ocio se quede con tus sugerencias.

Comienza el evento – Día 01 (viernes 19 de noviembre)

Llega el viernes por la mañana: En las últimas ediciones, he visto que el grueso de participantes llega el sábado en la mañana, perdiéndose las excelentes ponencias del viernes y dejando de lado otras ventajas que sólo disfrutan los primeros en llegar. (También intenta quedarte hasta la última sesión del domingo).

Yo recomiendo llegar desde el viernes, incluso si debes pedir un día de vacaciones en tu empresa, pues vale la pena estar los tres días completos; no estar desde el primer día es perderse parte de la esencia y de las oportunidades que te ofrece el evento.

Recuerda que para EBE10 se prevé la asistencia de unas 2.500 personas, todas relacionadas a tu área de trabajo o a tu profesión. ¿De verdad vas a perder la oportunidad de hacer Networking de principio a fin? …espero que no.

Acredítate temprano: Muchos de los patrocinadores ofrecen interesantes regalos de bienvenida en el pack o bolsa que entregan al momento de la acreditación, y su cantidad es limitada hasta agotar existencias.

Comienza a hacer networking desde el principio: Hay un verbo que utilizan los norteamericanos que define bien lo que debes hacer: “mingle”, que literalmente se traduce en: mezclar, combinar, fundir y relacionarse. Pues eso, preséntate a ti mismo sin temor, acércate a un grupo ya conformado y pregúntales de qué se tratan sus blogs.

Recuerda que es un evento de blogueros, así que todos allí tienen algo en común contigo (blogs), puedes empezar cientos de conversaciones a partir de lo que escribes en tu blog, y todo lo que digas seguramente resultará interesante para tu interlocutor, pues también gestiona uno.

Revisa el time line de #EBE10 en Twitter: Seguro que estará muy activo y con muchas personas manifestando que están o que van de camino al evento. Pues incorpórate al flujo y menciona en donde estás. Incluso utiliza ese canal para contactar con los que ya están allí, tal vez para ir a comer, conversar o lo que sea.

Asiste a “De-Muestra”: Se trata de una presentación (pre-evento) en la que varias empresas (startups) presentan nuevos productos, tecnologías y otras novedades. Es el “abre boca” del EBE y una buena oportunidad para estar enterado de novedades sobre el sector.

Ubícate: Entérate en dónde están las salas en las que se desarrollan las charlas que te interesan, investiga la ubicación de las tomas de corriente, de las áreas de networking, de la situación de los coffe break. El primer día date un paseo general por todas las áreas y por el hotel en general, eso te ayudará a determinar cómo organizarte durante el evento y a saber dónde está “todo”.

Sal de tapas la noche del viernes con tus contactos: El viernes en la noche, te recomiendo juntarte con el grupo o personas con las que hayas establecido contacto, o que hayas hecho amistad ese día, y salir con ellos de tapeo por la ciudad. No hay mejor oportunidad para derribar la creencia de que no se pueden juntar los negocios con el placer. Así que afianza tus relaciones y diviértete al mismo tiempo.

Durante el evento – El EBE en pleno

Informa que estás allí: Entera a los que te siguen sobre tu presencia en el evento, e informa también a los que podrían estar interesados en contactarte, y hazlo con una cierta regularidad, pero siempre tomando en cuenta las reglas de “no spam” de la Red. Asegúrate de utilizar a Twitter, Facebook, XING, LinkedIn y YouTube para ello.

Participa en Twitter y usa el hashtag #EBE10: Twitter Será la “sangre” que dará vida al evento y lo llenará de vitalidad durante esos tres días. No habrá mejor forma de darte a conocer que participando en las cientos de conversaciones que se van a generar en esa Red.

Sincroniza y actualiza tu agenda: Durante el evento ve actualizando tu plan sobre las ponencias a las que quieres asistir mientras incluyes las citas que has organizado con otras personas y que se han generado durante el desarrollo del evento. hay muchas distracciones esos tres días, así que un poco de GTD no te vendrá mal.

Participa y pregunta en las ponencias: Prepara preguntas y elévalas cuando sea oportuno, es un evento multidireccional en el que se espera la participación de los asistentes. Cuando preguntes, comienza diciendo tu nombre, tu usuario en twitter y el nombre de tu blog, luego realiza la pregunta, así aprovecharás para enviar un claro mensaje a toda la audiencia: “estoy aquí”.

Reparte tarjetas: No olvides hacerlo siempre que te presentes o te presenten a alguien, cada tarjeta que entregas es una oportunidad que has extendido hasta lugares y tiempos desconocidos, son como semillas esparcidas por el viento.

Igualmente, si ves por allí a alguien que te resulta interesante, o a quien te gustaría conocer, y notas que está ocupado o en medio de otra conversación, acércate en un momento propicio y entrégale tu tarjeta; aunque esa persona no pueda seguir una conversación contigo en ese momento, guardará tu tarjeta y mirará tus datos más tarde, y si le resultas interesante, puede que te contacte. No pierdas esa oportunidad.

Ve a la fiesta que ofrece la organización: La fiesta que organiza el EBE la noche del sábado es una excelente oportunidad para continuar con el networking en un ambiente más relajado. Este año se celebra en un local del famoso barrio de Triana, las entradas se venden por separado y dan derecho a una consumición.

No te pierdas de aparecer en la “foto de familia”: No estar allí, es como no haber ido. Además de que será un bonito recuerdo para el futuro.

Únete a distintos grupos: Intenta no quedarte siempre con las mismas personas, y busca enriquecerte con nuevas experiencias.

Intégrate a los distintos grupos espontáneos que hayan surgido desde el propio evento y/o busca grupos que estén planificado estar juntos durante el mismo, que puedan tener tus mismos intereses, y no temas pedir unirte a ellos. Participa activamente en las conversaciones que surjan y súmate a sus reuniones.

En mi caso, la mayoría de oportunidades que luego se materializaron en beneficios, las encontré desde estos grupos. Nota: estos grupos no tienen nombre, ni siempre están establecidos o identificados… deberás identificarlos por ti mismo sobre la base de sus interacciones comunes durante el evento.

Publica todo lo bueno, tanto en tu blog como en otras redes: Difunde las experiencias que encuentres relevantes y habla sobre las personas que te han resultado más interesantes. Y sobre todo, piensa en todos aquellos que están siguiendo el evento y que no han podido asistir a través de Twitter, Facebook, XING, LinkedIn y YouTube.

Después de finalizado el EBE

Seguramente tienes un montón de tarjetas y contactos. Escríbeles agradeciendo su compañía y mencionando lo bien que la has pasado con ellos. Aprovecha para concretar sobre cualquier inicio de conversación que pueda derivar en proyectos, y convierte cualquier oportunidad en algo tangible, haciendo seguimiento a las personas que has contactado.

Escribe un post con tus impresiones, te servirá de reflexión y de punto de inflexión para comprobar los resultados de tu gestión de contactos más adelante.

Reflexión: Asistir al EBE es en definitiva, una gran oportunidad, tanto para aprender, como para hacer Networking; ya sea que quieras establecer y/o mantenerte el contacto con otros profesionales de tu área, o bien encontrar oportunidades laborales o de negocio. Intenta sacar el mayor provecho de esta experiencia, que sólo se repite una vez al año.