Es curioso, porque nunca he estado a favor de automatizar respuestas en redes sociales, por ejemplo, ni tweets con los contenidos de los blogs que sigo. Por supuesto que hay herramientas para eso, y decididamente, ahorran mucho tiempo a quien las usa. Pero, ¿dónde se queda entonces el valor personal y el trato único en redes sociales?, ¿de qué sirve twitear automáticamente el último artículo de un blog que sigo sin haberlo ni leído previamente?
Esto me deja con la única acción de marketing para la que realmente sí pienso que un workflow puede ser muy útil y ofrecer muchas ventajas: Su aplicación para el Email Marketing.
En este post veremos en profundidad qué son y cómo funcionan los workflows, cómo puedes beneficiarte de ellos y una guía rápida y detallada paso a paso para crearlos.
1. Qué es un workflow
De forma rápida y clara, digamos que es una forma de crear un vínculo mejor y más desarrollado con los leads que consigues a través de suscripciones, por ejemplo, a tus campañas de email marketing o newsletters.
Según HubSpot, un workflow “es una serie de acciones automatizadas que puedes programar para que ocurran utilizando para ello información de contacto de tus usuarios o sus hábitos y comportamientos online”. Sin embargo, y como añade HubSPot, un workflow “va más allá que una simple técnica de Marketing Automatizado”. Con los workflows podrás enviar emails, poner al día la información de contactos, añadir o eliminar contactos de las listas y programar notificaciones por email.
En otras palabras, es una cadena de emails previamente programada (lo que llamamos “Automation”) con una serie de “calls-to-action” totalmente personalizados.
2. Beneficios de los workflows:
- - Diriges a tus leads hacia un paso más cercano a la compra final.
- - Te ahorra mucho tiempo y trabajo en el día a día
- - Acorta el ciclo de venta:
Las pymes pueden reducer un 23% el ciclo de venta utilizando workflows.
Click To Tweet – Powered By CoSchedule
Información de Nimble Lifecycle Blog
- - Te ayudará a aprovechar el momento justo: los leads estarán esperando ese email de agradecimiento o saber de tí, después de interesarse por tu reciente campaña.
- - Puedes segmentar los emails y enviarlos sólo a un grupo específico de suscriptores, de acuerdo a su edad, gustos, género…
3. Planifica tu Estrategia para un Workflow en Email Marketing
Paso 1 – Contesta a las siguientes preguntas
¿Con qué motivo vas a lanzar esta campaña de Email Marketing Automatizada? ¿Cuál es el objetivo que persigues? ¿A qué tipo de público irá dirigido? ¿Cuánto tiempo que durará la promoción?
Paso 2 – Selecciona qué herramientas utilizarás
Hoy día existen muchas herramientas y buenas de Email Marketing que te permiten programar workflows, entre ellas mis dos favoritas: Doppler y MailChimp. Ambas son muy sencillas de utilizar y muy intuitivas. Además, MailChimp llama directamente a la programación de emails Automation y te da la opción directa de “Crear un workflow”, con lo que te será fácil localizar la función. 
Decide además si utilizarás otras herramientas como algún plugin para tu blog para anunciar la campaña. Yo estoy utilizando ahora mismo ConversionUp, y estoy muy contenta con los resultados. Es un plugin para WordPress que te permite lanzar un mensaje en tu blog (en diferentes formatos como pop up, barra lateral o emergente…) para anunciar una determinada campaña y solicitar la suscripción a tu blog. No es gratuíta pero por apenas 30 euros la tienes y realmente merece la pena.
La opción de “pop-up” de la herramienta, una vez editada, quedaría similar a la que tiene José Galán en su blog Cosas Sobre Marketing Online:
Paso 3 – Planifica las acciones y cadena de emails
Después de haber instalado y editado el plugin ofreciendo, por ejemplo, un contenido descargable a cambio de la suscripción, comienza a planificar cuántos emails y con qué contenidos programarás en el workflow:
[Email 1 Automation: Agradecimiento por la suscripción más descarga del ebook]
[Email 2 Automation – enviado sólo a los que han abierto el primer email y han hecho click en alguno de los links y después de, como mínimo, dos a 4 semanas – Oferta de servicio especial y exclusiva sólo para ellos como agradecimiento a su fidelidad]
[Email 3 Automation – enviado sólo a los que abrieron el Email 2 – Tras 1 mes después del Email 2 – Oferta exclusiva para ellos haciendo hincapié en que son sólo un número pequeño de agraciados (normalmente a este punto llegará un porcentaje muy pequeño de todos los leads captados en la campaña original)]
Y así puedes continuar con tantos Emails como quieras, aunque mi consejo es que un máximo de 3 es suficiente. Ten en cuenta que además estarán recibiendo tus newsletters como el resto de suscritos, y no queremos agobiarlos, ¿verdad?
Paso 4 – Diseña los emails
Cuando planifiques cada uno de los emails anteriores, y una vez sabes exactamente qué partes debe llevar cada uno (Paso 3), puedes iniciar el diseño pero teniendo en cuenta los puntos que veíamos en el post anterior sobre las claves a tener en cuenta en el diseño de emails.
Sobre todo ten en cuenta:
- - Dejar espacios en blanco
- - Marcar claramente el botón desde el que descargarse la promoción
- - Incluir sólo el link a la promo, además claro de los links a tus redes sociales y la web
Paso 5 – Recuerda utilizar los segmentos si así lo has decidido (designar qué tipo de usuarios suscritos recibirán esta cadena de emails) En el caso que estamos viendo, al ser una cadena de agradecimiento por la suscripción, el público objetivo será todo aquél que se suscriba, desde la fecha de inicio de la campaña.
Paso 6 – Promociona en social media
Aunque el plugin ConversionUp será de gran ayuda a la hora de captar nuevos suscriptores, organizar y planificar contenidos en tus redes sociales anunciando a tus seguidores y fans la promoción que tienes en caso de que se suscriban, multiplicará el número de suscritos.
Planifica tus posts y tweets en un papel, en caso de que no tengas un calendario de contenidos en social media. Simplemente deja programados los posts en Facebook, Google+… y los tweets en Twitter en algunos días determinados de toda la campaña.
Paso 7 – Analiza resultados
Esta parte es básica para saber qué beneficios finales has obtenido con esta estrategia de Email Automation Marketing. Si trabajas con MailChimp, la propia aplicación te ofrecerá las principales métricas:
- Open Rate: Porcentaje de suscriptores que han abierto tu email
- Click Rate: Aquellos que además de abrir, han hecho click en tu call-to-aciton
- Una comparación con la media de la industria a la que pertenece tu empresa, tanto de open rate como de click rate.
- El o los enlaces del email con más clicks
- Los suscriptores que más veces han abierto el email (lo que te dará una idea de los leads que tienes más fidelizados).
Aunque a priori parace complicado, no lo es en absoluto. Siguiendo estos sencillos pasos puedes tener tu workflow listo en unas horas de trabajo, y durante el tiempo que dure la cadena, estarás obteniendo nuevas suscripciones y leads mucho más fidelizados sin tener que dedicarle tiempo adicional. ¡A mí me suena genial! 
Contadme como siempre vuestras impresiones abajo en los comentarios, o en alguna de las redes sociales en las que tengo perfil. ¡Las tenéis en la cabecera del blog!
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