Cómo elaborar un presupuesto

Llega a tu correo una invitación para participar en una feria local.
El evento se ve bien y podría significar algunos negocios, sin embargo, el único dinero con el que cuentas para ello te desajustaría otros pagos importantes. ¿Qué haces?

La respuesta pudiera parecer obvia pero no lo es.
En realidad, la mayoría de las veces se convierte en un dilema entre ganar más o cumplir con los compromisos establecidos.
Contar con un presupuesto de gastos mensuales es una gran herramienta que te ayudará a tomar acertadamente esta clase de decisiones.
El tema de hoy: cómo elaborar un presupuesto para tu empresa.

¿Qué exactamente es un presupuesto?
Definámoslo en palabras simples. Un presupuesto es una herramienta de control que te permite administrar los gastos de tu empresa y que te ayuda a utilizar ordenadamente tus recursos financieros.
De hecho, muchos de los problemas financieros que pueden experimentar las pequeñas empresas (y también las grandes) se derivan de 3 causas principales relacionadas con el presupuesto:

1. La ausencia de un presupuesto. Es decir que la herramienta no existe o no se usa.
2. Mal uso del mismo. El presupuesto existe pero no se respeta o se maneja a discreción de los directivos.
3. Prioridades financieras mal establecidas. Se elabora un presupuesto pero las prioridades de inversión y gastos están mal definidas, con el consecuente desequilibrio en los objetivos del negocio.

Ventajas de un Presupuesto
Contar con un presupuesto mensual de gastos te permitirá definir de forma clara y objetiva las prioridades de tu negocio y te ahorrará muchos dolores de cabeza puesto que será la guía para el uso inteligente y ordenado de tu dinero.
¿Cómo Elaborar un Presupuesto?
Es más sencillo de lo que piensas aunque si debes dedicarle el suficiente tiempo para que realmente sea una herramienta que cumpla con su objetivo.

• El punto de partida es poner en lápiz y papel (o en una hoja electrónica), una lista de todos los gastos regulares y proyectados que tiene tu negocio. Mejor aún si el presupuesto puedes elaborarlo anualmente considerando por anticipado todos los eventos y distintas etapas por las cuales pasa a lo largo del período.
• Una vez que tengas esa lista, entonces la ordenas por rubros, es decir la clasificas para que sea más fácil visualizar cuánto dinero destinarás a cada cosa. Por ejemplo: rentas, planillas, servicios, gastos administrativos, pago de impuestos, materia prima, promoción y publicidad, ventas, investigación, ahorro, emergencias, etc.
• Considera las posibles variantes en costos derivadas de cambios de temporada, cambios de moneda o bien incrementos programados por distintas razones.
• Define claramente las prioridades. Esta es probablemente una de las principales razones de ser de un presupuesto. Ya que tan importante es la producción como las ventas. Tan importante es el recurso humano como los gastos fijos. De allí que definir claramente que es importante y cuánto dinero se destinará a ello es fundamental para mantener los límites de operación y asegurar el éxito de tu negocio.
• Destina un fondo para emergencias. Muchos negocios sucumben cuando no cuentan con fondos para absorber el impacto de emergencias. Imprevistos naturales, delincuencia, malas temporadas, etc. Son tan solo algunos de los factores que podrían afectar severamente tu negocio si no cuentas con un fondo para sobresalir en los tiempos difíciles. Si tu presupuesto lo contempla y tu fondo esta en una cuenta de ahorro, esos eventos inevitables no acabarán con tu empresa.
• Programa una revisión trimestral de tu presupuesto. Detenerse periódicamente a evaluar si el dinero se está utilizando como lo propusimos y que toda tu organización está clara de ello, es determinante para evitar sorpresas. Una vez elaborado, todos los miembros directivos de tu empresa deberían apegarse y respetar las políticas de gastos establecidas y de hecho, debe existir alguien en la empresa que vele por ello. Si tu negocio es pequeño, esa persona eres tú.
• Solicita asesoría. Si es necesario, puedes solicitar el apoyo de algún consejero financiero o contable que te ayude a revisar y optimizar tu presupuesto para garantizar que se hayan cubierto todos los rubros de gastos.

Finalmente, otro objetivo importantísimo de contar con un presupuesto, es evaluar cómo está operando tu negocio y determinar si el uso de los recursos financieros es el apropiado. Imagina que a mediados de año haces una evaluación y los resultados denotan que utilizaste un 20% de tus recursos en gastos superfluos, algo innecesarios o que se podrían haber minimizado. Entonces podrás tomar acciones para que en los próximos períodos, esto se corrija, con el consecuente beneficios de invertir mejor tu dinero y aprovecharlo al máximo.