¿Cómo evitar que Outlook te organice el día?

Llegas a la oficina entusiasmado porque tienes el día organizado, bien en tu cabeza, en una libreta o en un sofisticado software CRM. Pasan las horas y a mitad de jornada ves que no has tachado tantas tareas como imaginabas, y te propones darte brío. Al finalizar el día estás cansado, has trabajado de lo lindo pero tu listado de tareas persiste casi como al inicio del día. ¿Te suena la situación? ¿Quién o qué ha sido el culpable? En mi opinión está claro: o el teléfono y/o el correo electrónico. Del primero hablaré en otro post, y al respecto del segundo a continuación trataré de dar algunos consejos para que no nos desmonte la planificación diaria de la jornada, dejando los detalles sobre el buen o mal uso del e-mail para otra ocasión.

1. Descargar el correo dos o tres veces al día.

Tendemos a leer los e-mails a medida que entran porque somos criaturas curiosas, pero no podemos dejar que la bandeja de entrada nos despiste en mitad de todas las tareas que nos hemos propuesto realizar en la jornada. Por eso, una buena técnica es descargar el correo puntalmente, por ejemplo a primera hora de la mañana, a mediodía y por la tarde.

2. Usar la libreta o el CRM.

No es una buena idea organizarse en función de los correos pendientes de leer. Un solo correo electrónico no posee toda la dimensión de un caso u oportunidad, es simplemente una parte de la misma y corremos el peligro de confundir la atención a un mensaje con la que requiere una tarea de proporciones mayores. Por ejemplo, si alguien me solicita un manual de instrucciones de un proyecto recientemente entregado y yo sencillamente le respondo de inmediato y se lo envío, quizás no me estoy dando cuenta de que no he entregado toda la documentación de calidad y esto implicará un retraso en la facturación. Sin embargo, si anoto la tarea en CRM, puedo ver que efectivamente el proyecto no está facturado y pongo en marcha al departamento de calidad para que facilite toda la documentación.
Lo ideal por lo tanto es leer el correo, recoger la información y trasladarla al listado de tareas que bien puede estar en una libreta o en un CRM, dependiendo de los gustos del trabajador y las posibilidades de la empresa.

3. No dejar e-mails por leer a propósito

No marques sin leer a propósito los emails sólo para que una tarea no se olvide más tarde. Programa dos o tres veces al día la tarea de leer emails, ábrelos, clasifica la información adjunta y guarda el propio email si es necesario, anota la tarea adecuadamente.

4. Crea reglas automáticas en outlook

Gran cantidad de emails suelen tener un origen interno de la propia empresa. Es muy útil generar ciertas reglas para enviar estos correos directamente a algunas carpetas, responder automáticamente, etc. Otro ejemplo es realizar acciones automáticas con correos de cierto tipo, por ejemplo, reenviar el correo al departamento de administración si en el motivo aparece la palabra “pedido”. Con menos emails pendientes de lectura la tentación de “quitártelos de en medio” se reduce.

6. Evita el spam y la publicidad.

Evita usar el correo corporativo para darte de alta en servicios gratuitos que posteriormente te envían publicidad, e intenta desactivar la publicidad de hoteles, compañías aéreas, etc. Aunque estos correos no generen trabajo, es útil disponer de un número de correos pendientes de leer realista y no inflado.

5. Los e-mails no son chats.

A pesar de todos los esfuerzos a veces es difícil tratar de organizarse de otra forma si se reciben gran cantidad de correos electrónicos. Uno de los motivos que yo detecto por el que se generan gran cantidad de emails es que mucha gente los utiliza como un chat para conversar o discutir. En mi opinión habría que concienciar a los trabajadores de una empresa sobre el uso del correo electrónico. Es muy útil para enviar cierto tipo de información pero si es necesario discutir sobre algo en profundidad lo mejor es llamar, quedar para una conferencia o una reunión donde se solventa mucho más rápido un gran número de puntos abiertos y de este modo se evitan decenas de emails. Asimismo, a la hora de realizar un comentario simple o dejar una nota a un compañero existen alternativas como whatsapp, sms o un post-it.

“Los sabios hablan porque tienen algo que decir, los tontos, porque tienen que decir algo” (Platón).

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