¿Cómo planificar un viaje de negocios?

¿Cuánto tiempo tardas en organizar tus vacaciones en el extranjero? ¿Media hora? No ¿verdad? Te informas sobre el país, buscas mapas, te planificas la ruta de monumentos, investigas cómo ir de un sitio a otro, comparas precios …. Muchos piensan que organizar un viaje de negocios para un directivo consiste en comprar el billete de avión y reservar un hotel. Incluso los mismos directivos lo creen también. Sin embargo, hay que tener muchos más detalles en cuenta.

Os presento a mi jefe subiendo al avión

¿Os gustaría saber todo lo que hay que tener en cuenta para organizar vuestros viajes de trabajo? Hoy he preparado una pequeña guía que creo que os puede resultar práctica tanto para reuniones como para vacaciones.
Excepcionalmente será un artículo serio aunque no aburrido.
¿Empezamos?
Documentación de viaje
Asegúrate de tener tus documentos de viaje sin caducar. La solicitud de un visado o de una tarjeta médica o poner al día tu cartilla de vacunación puede llevar días o semanas. 
¿Qué documentación necesitas? Bueno, eso dependerá del país al que vayas y de la nacionalidad que tengas

- Carné de identidad para los países Schengen si eres europeo comunitario. Aunque yo he viajado a Londres con el documento nacional de identidad, más que nada por rebeldía jeje.- Pasaporte en vigor con formato válido para entrar en el país a visitar. 

Algunos países solo admiten pasaportes electrónicos. 
Si tienes un sello de Israel en tu pasaporte, quizás tengas problemas para entrar en algún país árabe. Pregunta en el consulado antes de viajar.

- Visado. Algunos países exigen que tenga un mínimo de seis meses de antigüedad. Vamos que no puedes viajar de un día para otro aun teniendo ya el sello en tu pasaporte. 

El visado lo puedes comprar en el mismo aeropuerto de llegada en muchos países. En otras ocasiones debes ir al consulado. Generalmente con rellenar un formulario, entregar una foto y pagar las tasas es suficiente.

A veces te complican la vida como es el caso de Arabia Saudí: carta de invitación sellada por el ministerio de economía de allí, carta de solicitud de visado legalizada por la cámara de comercio de aquí. Rellenar un formulario en internet en árabe. Arrrgg, no me lo digas, no tienes teclado en ese idioma. Vas mal, amigo porque aunque lo escribas con el traductor on line, no te deja pegar el texto en el formulario y ellos solo quieren respuestas en árabe.Si estáis muy perdidos preguntad en el consulado si conocen alguna empresa que os pueda hacer la gestión. Esto la verdad que os facilitará las cosas porque son “colegas” entre ellos, no te ponen tantas pegas y curiosamente la gestión dura menos días.Hay agencias de viajes y empresas especializadas que realizan este trámite pero yo siempre he optado por la primera por aquello de que son "colegas".- Carné de conducir internacional. Como os contaré más abajo, a veces es más económico alquilar un coche que desplazarse en taxis o en transporte público.- Certificado de vacunas cuando sea necesario ¿Por qué estas vacunado, no? Sino, ya sabes, te toca irte al centro médico de viajeros internacionales o a tu centro de salud.- Tarjeta de salud europea o internacional si tienes seguro médico privado con cobertura en el extranjero. Si no tienes seguro tampoco, contrata uno para el viaje.  Recomendable es hacer una fotocopia de todo por si te roban o pierdes el pasaporte o algún otro documento. ¿Qué hacer entonces? Lo que harías en tu pueblo, ir a la policía a denunciar y luego al consulado de tu país en la ciudad donde estés.
Pronóstico del tiempo¿Lloverá? ¿hará frío? ¿hará calor? Esto es muy importante para hacer la maleta. Os recomiendo echar un vistazo en:http://www.accuweather.com
Ficha del País

¿Conoces el país al que vas a viajar? ¿geografía, historia, recursos naturales, riesgo político, etc?A veces se echan a perder muchos negocios por no conocer las costumbres locales tanto sociales como empresariales. Puedes informarte aquí: http://www.exteriores.gob.es/Portal/es/SalaDePrensa/Paginas/FichasPais.aspx

No estaría mal que investigaras un poco en protocolo empresarial: cómo saludar, cómo causar buena impresión con tu ropa o con temas de conversación para romper el hielo, cuándo dar la tarjeta de visita, cómo negociar…Dispositivos electrónicosAsegúrate de que puedes enchufar el portátil o el móvil, no vaya a ser que la clavija sea distinta, se te agote la batería y no puedas trabajar ni llamar por teléfono
Lo mismo sucede con los voltios de la corriente eléctrica. No des por hecho que en los hoteles y las empresas que visites van a tener adaptadores a tu disposición. Allí el raro eres tú. ¿Tu tienes clavijas americanas en tu empresa? Pues ellos tampoco tienen por qué tener las europeas. En mi caso, os diré que en mi oficina sí tenemos adaptadores de clavijas americanas, inglesas e italianas porque siempre hay algún imbécil que lo olvida. Por no traer, no traen ni el cable del portátil o el móvil y, claro, también hay que tener cargadores de todas las marcas ... es que algunos montan cada pollo.
Algunas empresas tienen desactivado el servicio roaming de sus móviles. Si sales al extranjero, habla antes con RRHH o Servicios Generales para asegurarte que tendrás línea.Zona Horaria Ten en cuenta la zona horaria a la que viajas. Si hay mucha diferencia puede que te dé jet lag. En estos casos, evita programar reuniones nada más aterrizar para que puedas estar fresco para las negociaciones. Ademas no vas a llegar a la reunión con la ropa arrugada y sudada después de 8 horas de vuelo ¿no?Aséate y cámbiate antes en el hotel y si no te da tiempo porque el vuelo tuvo un retraso de mil demonios tambien te puedes adecentar en mismo aeropuerto.

En esta web puedes ver los husos horarios:http://www.timeanddate.com/worldclock/meeting.html

Cambio de divisasPuedes cambiar dinero en el aeropuerto de salida o llegada. Guarda siempre el reguardo con el tipo de cambio de ese día. Eso facilitará mucho el poder hacer después la nota de gastos. Además viene bien para cuando te lleguen los cargos a la tarjeta de crédito, así podrás verificar que son correctos. También es muy útil para los pagos en efectivo. En esta web puedes ver las paridades:http://www.xe.com/es/currencyconverter/
Equipaje
Lo ideal sería tener una maleta de materiales ligeros con ruedas. Intenta que tenga las medidas requeridas por la compañía aérea para llevarla en la cabina del avión. Así no pierdes el tiempo facturándola en el mostrador del aeropuerto. Por otro lado, te ahorras ese temor que tenemos todos a que te la pierdan y te quedes el resto del viaje con lo puesto.
Recordad que algunas compañías solo permiten un bulto de equipaje de mano (EasyJet). Es decir, en esa maleta tiene que caber la ropa, el portátil, el móvil, los cargadores y todo lo que lleves.

Amigo, te vas un par de días. No hace falta que metas el armario en la maleta. Lleva sólo lo imprescindible. Intenta que sean prendas de un tejido de calidad y que no se arrugue. Lo sé, son más caras pero quieres tener buena presencia y triunfar en tus negocios ¿verdad? Sé elegante, no lleves ropa sucia o rota. Y no te olvides de la etiqueta requerida para cada reunión, workshop, cena o evento (formal business, casual, smart, black/white attire, etc).

No lleves artículos de valor sino son realmente imprescindibles. Si vas a facturar el equipaje, ni se te ocurra meter estos objetos en la maleta ni en viaje de negocios ni en vacaciones. Nunca, nunca, por favor. A veces se abren las maletas por controles de seguridad en el aeropuerto, puede que se caiga algo y se extravíe. Además, ya lo he dicho, la maleta se puede perder.
Transporte
Elige el billete de avión/tren/barco en función del horario de las reuniones y siempre teniendo en cuenta el tiempo desplazamiento entre aeropuerto/estación/puerto hasta el hotel o la empresa donde va a tener lugar la reunión. No te olvides de los posibles retrasos en el despegue o atascos de tráfico. 
Los billetes pueden reservarse en internet, en webs de buscadores de viajes, en la web de la propia compañía de transporte o bien en agencias de viajes tradicionales.

El precio ofertado en cada uno será un criterio importante en la elección y es que las empresas tienen o deberían políticas de gastos de viaje para evitar despilfarros y gastos innecesarios o inadecuados.Paga tu viaje con tarjeta de crédito pues la mayoría de las entidades financieras te dan un seguro de viajes al abonar las reservas con sus tarjetas.

Este post está dedicado a Anónimo

Hoteles
Intenta que tu reunión no coincida con alguna feria o evento importante en la ciudad. Primero porque la ocupación será alta y habrá muy poca disponibilidad de habitaciones. Segundo porque el precio está disparado.Un hotel de 4* en Barcelona suele costar unos 120 - 150 euros. Durante la Feria de Móviles cuestan unos 400 euros o incluso más. El problema no es ese, sino que no hay disponibilidad en 50 km a la redonda.
Busca un hotel que esté situado cerca las empresas que vas a visitar. Así podrás ir caminando y ahorrarás dinero en transporte público o en taxis.
Ten en cuenta otras comodidades:

• Que tenga wifi en la habitación pues es muy útil para mirar los emails o consultar datos.
• Muchos hoteles tienen business corner con ordenadores, teléfono, fax, impresoras. Incluso pequeñas estancias privadas para reuniones informales. Esto es muy importante para aquellas “secretas” que no se pueden celebrar en las oficinas por motivos confidenciales.
• A la mayoría de los ejecutivos les gusta que tenga gimnasio o que esté cerca de un parque para ir a hacer footing.

Por tanto, echa un vistazo a la web del hotel:
- ubicación- cómo llegar: medios transporte público / servicios de transporte privado - servicios- galería imágenes
En mi empresa las assistants negociamos acuerdos de colaboración con los hoteles más próximos a las oficinas. Cuando mi jefe viaja a Roma, llamo a mi homóloga y ella, que ha visitado los hoteles y conoce las tarifas, me hace la reserva. Cuando su jefe viene a Madrid, ocurre al contrario.

Si no trabajas en una multinacional, siempre te queda la agencia de viajes, la web del hotel o booking.comTraslados de un sitio a otro (distancia y tiempo)
Estudia cuánto tiempo se tarda en ir de un sitio a otro, así evitarás ir con la lengua fuera corre que te corre. Esto es obvio pero os aseguro que muchos directivos y muchas asistentes no lo tienen en cuenta. Asi ponen una reunión a las 10 y otra a las 11 en la otra punta de la ciudad. O te teletransportas o llegas tarde.

Puedes consultar en Google Maps la distancia, la ruta y el tiempo estimado de desplazamiento.Imprímete todos los mapas que necesites. El GPS puede fallar. Otra sugerencia es instalar alguna app de mapas en el móvil, a ser posible una que no necesite conexión online por si estás en el extranjero.

Se puede reservar un servicio de recogida en el aeropuerto directamente con el hotel. En las multinacionales tenemos acuerdos con empresas de servicios de chófer y de taxis. Al igual que con los hoteles, la assistant local hará la reserva.
Es posible que sea más barato alquilar un coche. Por ejemplo, un taxi desde el aeropuerto de Charles de Gaulle al centro de Paris son unos 60 euros. Se necesita uno de ida y otro de vuelta, más los desplazamientos por el centro para ir a las reuniones. Es decir, tendrás mínimo unos 150 euros de taxis. El alquiler de un coche económico al día cuesta unos 50 euros. ¿Tienes el carné de conducir válido?
Planifica la logística, el objeto y la estrategia de la reunión.
Como comenté antes, os recomiendo no poner una reunión detrás de la otra. Alguna se puede alargar y solaparse con la siguiente. Quedarás muy mal si tienes que cancelar alguna reunión en el último momento. Una cosa es amortizar el viaje con varios encuentros y otra llenar en exceso tu agenda y “cagarla” porque llegas tarde o incluso ni llegas a tus compromisos. No es lo mejor ni para tu empresa ni para ti.
A mi jefe siempre le preparo un dossier con:- Hora y dirección completa de las reuniones - Distancia y tiempo estimado de desplazamiento entre una reunión y otra.- Nombres de las personas con las que se va a reunir y sus cargos en el organigrama- Teléfonos de contacto- Lista de temas a tratar en la reunión y los datos necesarios relativos a estos puntos.- Documentación en papel para entregar a las personas con las que se va a reunir.- Información adicional sobre la empresa a la que va a visitar: estado financiero y comercial, reputación en el mercado, etc.
Con ello, él puede planificar la estrategia para negociar, que es en definitiva el objeto del viaje.Además incluyo:- Un cuaderno para tomar notas- Tarjetas de visita- Mapas de la ciudad- Planos del metro y/o autobús. 
Este dossier es una pieza fundamental para los viajes de negocios. Prepararlo me lleva horas, incluso días porque lo voy haciendo a trompicones con las interrupciones de las llamadas telefónicas, las reuniones en la oficina, los caterings, etc

Por último, prepárate psicológicamente. Ponte delante del espejo y ensaya tu discurso y tus palabras. Observa tu lenguaje corporal y busca transmitir seguridad y confianza.Así es cómo preparo los viajes de mi jefe. ¿Como preparas tu los tuyos? ¿Añadirías algo que me haya faltado?

Anónimo, espero haberte respondido a tus preguntas y si tienes más dudas, me puedes preguntar abajo en los comentarios o enviarme un privado. Estaré encantada de responderte.

El próximo viernes volveré a mi tono jocoso de siempre para contaros nuevas odiseas en el metro yendo a trabajar. El artículo de la semana pasada fue solo el principio :P