Como priorizar tus tareas cuando todo es urgente e importante

Para ti, saber priorizar bien es prioritario. ¿Cómo sé eso? Porque cuando alguien se suscribe al newsletter del Canasto siempre pregunto qué tema es preferente. Estas son algunas respuestas que he recibido:

• No doy prioridades a lo importante; hago lo urgente
• No sé priorizar y mantener el foco en mis objetivos
• Me gustaría aprender a priorizar!!
• Mi principal problema de productividad es la elevada carga de trabajo, muchos asuntos que me hacen difícil priorizar y enfocarme en lo importante
• No sé priorizar

¿Notas la tendencia?

Hace muchos años, pensaba que priorizar era muy sencillo. Pensaba que el único que tenía que hacer era asignar una A a las tareas importantes, una B a las tareas normales y una C a las tareas poco importantes. Luego podría empezar con las tareas A, seguido por las tareas B y finalmente—si quedaba tiempo—dedicarme a las tareas C. ¡Fácil!

¿También has intentado organizarte así? Quizás en lugar de A, B y C has utilizado 1, 2 y 3 o algún otro mecanismo para clasificar la prioridad de tus tareas.

Lo que no funciona

Entonces, seguramente también has notado en primera persona cual es el problema de este método: tu jefe.

Porque aunque has clasificado una tarea como poco importante, si tu jefe te llama para decirte que debes hacerlo ya, dejas tus tareas ‘A’ al margen para hacer la tarea de tu jefe.

“Las prioridades no son para fijar, sino para tenerlas en cuenta”

Resulta que la prioridad no es una característica fijo, sino que ¡es algo que puede cambiar cada hora!

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Entonces, si las prioridades pueden cambiar en cada momento, ¿por qué continuamos hablando de ‘fijar las prioridades’? Las prioridades no son para fijar, sino para tenerlas en cuenta.

¿Sabes qué factores influyen la prioridad de una tarea?

Para nombrar algunas cosas que determinan la prioridad: el resultado esperado de la tarea, la complejidad de la tarea, el tamaño del problema solucionado por la tarea, cuanto la tarea te ayuda a lograr tus objetivos, cuanto la tarea ayuda a tus clientes, a qué distancia está la fecha final de la tarea,¹ el tiempo que tienes disponible, tu nivel de energía mental, las demás tareas en tu lista,² el buen humor de tu jefe, tus valores, el tiempo que hace fuera, tu estado mental, el tamaño de la tarea, etc.

Estos son solo algunos factores y hay docenas más. ¿Entiendes ahora por qué es imposible fijar la prioridad de una tarea?

También es la razón porque ningún gestor de tareas te puede decir qué tarea debes hacer. Si quisieras que el ordenador hace este trabajo para ti, tendrías que especificar todos estos parámetros para cada tarea.

El secreto para priorizar tus tareas

No es necesario hacer todo este trabajo, porque ya tienes el mecanismo perfecto para priorizar las tareas: tu intuición.

Tu mente conoce todos estos factores que influyen la prioridad de una tarea y es capaz de analizar esta enorme cantidad de datos para decirte cuál es la tarea más importante que debes hacer.

Puedes probarlo ahora mismo: fíjate en las primeras cinco tareas de tu lista. Estoy seguro de que sabes exactamente cuál de estas cinco acciones debes hacer primero. Tu intuición te lo dice en un instante.

¿Entonces cuál es el problema?

Tu problema es que tienes muchas tareas y con cada acción que añades a tu lista, tu mente necesita procesar exponencialmente más datos para establecer la prioridad. Lo que puedes hacer al instante con cinco tareas es imposible hacer con cien tareas en la lista.

Si te interesa saber como priorizar tus tareas

La solución está en considerar menos tareas.

Primero, de todas las tareas en tu lista, seguramente hay una gran cantidad de acciones de que sabes que no las vas a hacer pronto. Estas tareas las puedes aparcar en tu lista Esta semana no.

Yo incluso limito las tareas en mi lista sólo a estas acciones que creo que puedo terminar en los próximos dos días. El resto está aparcado.

Las demás tareas puedes subdividir en pequeños grupos utilizando criterios objetivos. Aquí, los diferentes métodos de productividad personal varían un poco, utilizando diferentes parámetros para trocear la lista de acciones en partes más pequeñas: contexto, energía, modo, herramienta, etc.

Una vez que has conseguido dividir tu lista en partes más manejables, puedes usar la intuición informada para elegir qué hacer.

¿Qué quiero decir con la ‘intuición informada’?

Pues, nuestra mente tiene un pequeño problema: es un poco cortoplacista.³ Para superar este defecto, puedes alimentar tu cerebro con información, por ejemplo, leyendo las descripciones de tus objetivos cada mañana antes de empezar a trabajar, colgando tus valores en un lugar visible a la pared y técnicas similares.

Yo llamo esta información mi manifiesto personal y lo mantengo siempre visible en mi despacho.

Prioriza tus tareas en 4 pasos

1. Elimina o aparca todas las acciones de tu lista si ya sabes que no las vas a terminar lo antes posible. Aún mejor, aplica un flujo de trabajo para evitar que estas tareas entran en tu lista de acciones. Aprende a decir la palabra «No».
2. En lugar de trabajar con una lista enorme de tareas, divide tu lista de acciones en listas más pequeñas utilizando criterios objetivos.
3. Alimenta tu mente con información, revisando tu manifiesto personal varias veces por semana.
4. Confía en tu intuición para elegir la próxima acción a hacer.

Imagen Prioriza cortesía de Shutterstock

1. También conocido como la urgencia de la tarea. ↩︎
2. La prioridad no es absoluta, sino que es una característica relativa: tarea X es más prioritaria que tarea Y. ↩︎
3. Si no tomas medidas, acabes haciendo todo al último momento. Piensa, por ejemplo, en qué momento empezabas a estudiar para tus exámenes en el colegio. Exactamente, el día antes del examen. ↩︎

Jeroen Sangers

Fundador del Canasto, formador y consultor artesano especializado en mejorar el rendimiento de personas, equipos de trabajo y organizaciones utilizando las modernas técnicas y herramientas de efectividad y colaboración.