Comunidades de Práctica, la respuesta al reto de la gestión del conocimiento

Voy a terminar con este post la serie dedicada al estudio que hemos realizado desde tatumsobre el uso que hacen de la web 2.0 los profesionales españoles y latinoamericanos (chilenos, colombianos, mexicanos y venezolanos), con la revisión de los últimos datos que recoge el estudio.
Las organizaciones tienen implantadas iniciativas 2.0 en las áreas de Atención al cliente y de Ventas (a través de comunicación instantánea, foros o grupos y redes sociales), más que en las áreas de Recursos Humanos. Lo que apunta a que predominan las iniciativas dirigidas a la relación con el cliente más que las dirigidas a la relación con la plantilla.
La mayoría de las iniciativas 2.0 de las áreas de Recursos Humanos persigue mejorar la comunicación interna y, en menor grado, atraer y retener talento, seleccionar personal, desarrollar y formar a las personas y gestionar el conocimiento. En cambio, los profesionales piden a sus organizaciones más aplicaciones para mejorar el flujo de conocimiento y que faciliten el trabajo cooperativo y en equipo.
Las comunidadesde práctica (CoP) son el recurso organizativo más eficaz para dar respuesta a las necesidades de gestión del conocimiento, ya que mejoran el entorno de trabajo, las capacidades profesionales y la eficiencia; facilitan la comunicación entre los participantes y el intercambio de conocimiento; permiten acelerar los procesos de innovación, identificar expertos y aprender de experiencias propias y ajenas.
Una comunidad de práctica es un grupo de personas que se compromete en un proceso de aprendizaje colectivo sobre un tema que comparten, ya sea para profundizar en él o para desarrollar y difundir mejores prácticas o para organizar y gestionar un cuerpo de conocimiento o para innovar y crear ideas.
Los entornos 2.0 simplifican los procesos de formación y gestión de las CoP y optimizan su funcionamiento. Pero para ello la comunidad debe tener siempre presente los objetivos para los que se ha creado y mantenerse activa durante el tiempo necesario hasta que se cubran dichos objetivos.
No se trata, por tanto, de disponer sólo de una herramienta 2.0 de gestión sino, previamente: - De definir unos objetivos para la CoP claros y alcanzables; alinearlos con las necesidades de la organización y detectar los aceleradores y los frenos a su puesta en marcha. - De diseñar la CoP, recogiendo los principales aspectos que la conforman: temática y objetivos; viabilidad y recursos; indicadores de su impacto; plan de trabajo; organización; procedimientos de funcionamiento… - De configurar la plataforma tecnológica de soporte: perfiles y premisos. - De repartir roles y tareas a los diferentes perfiles que la integran y de formar e implicar a las personas que adopten esos roles.
A partir de ahí, las personas que integran la CoP toman su control e inician la actividad (a veces apoyada en unos primeros momentos en la dinamización externa). Por último, es conveniente evaluar periódicamente el grado de consecución de los objetivos marcados, para tomar las decisiones pertinentes (por parte de la propia CoP y/o por parte de la organización).
En tatum hemos desarrollado una metodología para el diseño y lanzamiento de comunidades de práctica que recoge cada uno de estos elementos, guiando y acompañando a la organización durante las fases previas, durante el lanzamiento de la comunidad y la formación de sus miembros, durante la dinamización inicial y en la evaluación posterior.