Consejos para que tu entorno no mine tu productividad

Siempre que se habla de productividad nos centramos en nosotros mismos. Intentamos poner en marcha sistemas de productividad como GTD, o Autofocus, o intentamos matar tareas con la técnica Pomodoro pero ¿qué pasa con nuestro entorno?
Nunca trabajamos solos, siempre colaboramos con otras personas. Nuestros jefes nos piden cosas, nuestros clientes nos solicitan nuevos requerimientos, tus compañeros te reclaman aquel documento que tienes pendientes.

Personalmente la comunicación con mi entorno ha sido durante mucho tiempo uno de mis grandes problemas. Muchas veces recibes un mensaje tan abstracto que conseguir entender y asimilar lo que se requiere de ti puede ser una odisea. Los últimos meses he estado estudiando la raiz del problema, viendo el porqué y poniendo en marcha algunos trucos que me han sido de mucha ayuda y me han permitido hacer mejor mi trabajo. Aquí os dejo mis consejos y conclusiones por si os sentís identificado con la situación que explico.

• Antes de empezar ten claro cuál es tu parte del pastel.
  Hace unos meses nos llegó a la oficina un proyecto urgente que implicaba a varias personas de varios departamentos. Se nos envió la lista de tareas a realizar a todos los implicados y la fecha límite para entregarla. Genial, ¿no? ¡Pues no! En ningún momento se asignó un responsable concreto a cada tarea con lo cual cada persona empezó a realizar las tareas que entendía que eran de su competencia. A tres días de la entrega nos encontramos con una gran parte de trabajo sin realizar, en tierra de nadie (documentación, presentaciones, etc.). El tema se solución trabajando intensamente durante todo un fin de semana y me dejó una gran lección aprendida: Antes de empezar un proyecto identifica tus tareas y sus dependencias.
  Lo ideal que todas las tareas tengan nombre y apellidos, un responsable asignado. Si no es así recuerda que “No hay preguntas tontas”, así que infórmate de que se espera de ti.
• Pide a tus interlocutores que sean claros y concretos. Cuando tu jefe te pide que realices una tarea, es vital saber que se espera y para cuando (fecha límite). Tener claro el objetivo y reconocer cuando lo has cumplido es crítico para que puedas avanzar en todos los temas que tienes sobre la mesa.
  Hay muchas personas que transmiten una vaga idea de lo que esperan de los demás y si te pones a trabajar con esa información es muy probable que tú trabajo no del resultado esperado.
  Cuando te encuentre en esta situación habla con tus compañeros o jefe y transmíteles de forma clara que necesitas que se definan de forma concreta las tareas que has de realizar. Si no lo tienen claro, improvisa una pequeña sesión de brainstorming y da ideas de lo que podrías hacer para cumplir con la tarea. ¡Funciona!
  Otra cosa que suelo hacer, después de acordado el objetivo de la tarea, es repetirle a esa persona lo que he entendido de la tarea y lo que le entregaré cuando la acabe. Una conversación del tipo “… ¡Vale! Si lo he entendido bien lo que necesitas es que te entregue un documento en el que explique… bla, bla, bla.”. Este ejercicio os evitará muchos malentendidos y os ahorrará horas de trabajo innecesarias.
• Practica con el ejemplo. Piensa que cuando necesitas algo de otra persona lo más importante es que ella lo sepa y tenga claro el objetivo, lo que tu esperas. Si tu quieres que ellos te pidan las cosas de forma clara.
  Siempre debes dejar claro Qué+Cuando+Cómo para cualquier tarea, que esperas, para cuando lo necesitas y como esperas que lo plantee.

  Señor, hazme rápido y preciso

  Mel Gibson en El Patriota
  Yo desde hace tiempo tengo entre mis favoritos de evernote el artículo Cómo escribir los “correos-tarea” de forma eficaz de Berto donde ofrece unas regla sencillas para escribir correos tareas. Imprímetelo y tenlo siempre cerca antes de escribir un correo-tarea

Y tú ¿qué problemas te encuentras a la hora de trabajar en equipo? ¿Tienes algún consejo para lidiar con este tipo de problemas?

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