Consultorio GTD: Gestionar el material de apoyo

Desde hace unos días tenía pendiente responder una consulta de Jaime Hortas sobre un asunto que, en mi experiencia, suele resultar confuso a la hora de empezar a practicar la metodología de productividad personal de David Allen. Me explicaba Jaime lo siguiente:

Una duda que tengo al respecto de la implementación de GTD y que no encuentro claramente resuelta por ningún lado (…), y se lo he preguntado a gente conocedora pero no me he encontrado respuesta definitiva, es: ¿que se hace con los elementos (emails, o documentos físicos) que salen de la bandeja de entrada porque ya están procesados, pero que está implicado/impactado/pendiente por una acción o proyecto siguiente? ¿Dónde se almacena esto?

El problema es que ese (el sitio donde vaya) será el «cajón desastre» de todo lo «pendiente», y al final será un caos virtual o/y físico. Eso lo llamo yo el «limbo» de las cosas procesadas. Digamos que en ese momento aparece una dualidad entre el ítem en el sistema GTD que uno tenga implementado y el elemento físico/virtual real que tengas que contestar/leer/trabajar…

Como ya expliqué hace un tiempo en una de las entradas de la serie #CoreGTD al hablar del hábito de organizar lo que aclaras, al procesar un elemento de una bandeja de entrada pueden ocurrir tres cosas: 1) que no tengas que organizar nada —por ejemplo, si lo que estás aclarando no te sirve—; 2) que tengas que organizar solo el elemento extraído de la bandeja de entrada, sin ninguna acción asociada —por ejemplo, si se trata de información con la que no hay que hacer nada pero te puede resultar útil en el futuro—; o 3) que tengas que organizar un recordatorio de acción y, además, el elemento que acabas de extraer —por ejemplo, un email que requiere un trabajo previo antes de responderlo.

En terminología GTD, los elementos de la bandeja de entrada extraídos y aclarados del caso 2 —información útil para consulta futura sin acción asociada—, se organizan en lo que se llama «archivo de referencia general». Por otro lado, cualquier elemento necesario para ejecutar una o varias acciones como el descrito en el caso 3 anterior, se denomina «material de apoyo» o «de soporte» —support material en su versión en inglés. Dependiendo de si el «material de apoyo» sirve de soporte para la ejecución de una única acción o como soporte a lo largo de la vida de un proyecto, irá a parar a lo que se denomina «archivo de material de apoyo para acciones» o «archivo de material de apoyo para proyectos», respectivamente.

A la hora de implementar estos tres archivos —de referencia general, de apoyo para acciones y de apoyo para proyectos—, existen muchas opciones distintas. La manera concreta de hacerlo dependerá mucho de tus necesidades y preferencias. En cualquier caso, es casi seguro que necesitarás una versión física y otra digital para cada uno de estos archivos. Te comparto cómo lo hago yo por si te resulta util.

Para el archivo de referencia general digital utilizo una estructura de carpetas en el disco duro del ordenador agrupando los archivos por aplicación, y sincronizada en la nube. Es decir, una carpeta para cada tipo de archivo —creado/editable con la misma aplicación—, y subcarpetas para agrupar los archivos que tengan contenidos con la misma naturaleza. Por ejemplo, tengo una carpeta donde archivo todos los documentos PDF y, dentro, subcarpetas para los archivos según la naturaleza de su contenido, como facturas emitidas, contratos, etc. Esta es la implementación a la que he llegado después de muchos años probando todo tipo de clasificaciones. En esencia, lo que hice fue simplemente aplicar uno de los principios básicos de la efectividad personal al diseño de mi sistema de archivo: agrupar las cosas por significado. Con un estándar de nombrado de archivos adecuado —que te permita encontrar cualquier archivo por proyecto o tipo de contenido—, y sabiendo utilizar la función de búsqueda de tu sistema operativo, organizar el material de esta forma me parece la manera eficiente de guardar y encontrar cosas.

Para lo que no son archivos, utilizo distintos soportes digitales, como la aplicación de contactos —teléfonos, direcciones, cumpleaños, números de cuenta y otros detalles personales—, la aplicación de notas —para información capturada a mano o desde internet—, y, por supuesto, la aplicación de correo electrónico.

Para los emails, en mi caso la cosa es aún más sencilla. Tengo una carpeta única denominada «Archivo» donde guardo todos los emails que quiero conservar y que no requieren acción, o cuya acción ya está completada. Utilizando la función de búsqueda de mi cliente de correo electrónico encuentro rápidamente lo que necesito el 99% de las veces. No tener que crear y mantener un sistema complejo de carpetas y subcarpetas compensa con creces el tiempo que pueda llegar a tardar en encontrar el otro 1% de emails.

Mi archivo de referencia general físico es bastante simple, compuesto de un archivador con carpetas colgantes donde solo guardo aquellos materiales que es necesario conservar en papel por razones legales, o porque su uso es principalmente físico —pasaportes, cartillas del veterinario, contratos, etc. Muchos de los documentos físicos también los tengo digitalizados, principalmente por disponer de una copia de seguridad por si ocurriera alguna contingencia. En cualquier caso, lo organizo siguiendo las recomendaciones de David Allen en su libro: un sistema sencillo, con una carpeta por tema, ordenadas alfabéticamente. Así, tengo una carpetas etiquetadas como «Bancos», «Casa», «Coche» o «Mascotas», por citar solo algunos ejemplos, y procuro no subclasificar. En mi experiencia, el tiempo necesario para crear y mantener un sistema complejo de clasificación es siempre mayor que simplemente buscar entre varios documentos de una o dos carpetas.

El material de apoyo digital lo guardo junto con el material de referencia general, y lo busco utilizando la herramienta de búsqueda de archivos de mi sistema operativo cuando llega el caso. En cuanto al email, hace tiempo escribí cómo organizar el email de manera efectiva, también como parte de la serie #CoreGTD. De las dos técnicas descritas, yo aplico la segunda: utilizo el email como información. En concreto, enlazo el email desde el recordatorio de acción de mi sistema GTD y luego lo archivo en la carpeta «Archivo» como cualquier otro email —no utilizo las carpetas de email «Soporte para acciones» y «Soporte para proyectos» que describe David Allen. Cuando llega el momento, simplemente abro el email desde el recordatorio de acción haciendo clic en el enlace, y listo.

Por último, para el material de apoyo físico utilizo un conjunto de carpetas siempre al alcance de mi mano. En concreto, tengo una carpeta para el material a «Escanear y archivar» —por ejemplo, para tickets de gastos ya registrados, documentos que quiero respaldar digitalmente, etc.—, otra para «Apoyo de acciones individuales», otra de «Salida» para las cosas que necesito para algún recado, y varias —una por proyecto— para aquellos proyectos que tienen mucho material de apoyo. Si solo tengo uno o dos papeles para un proyecto, lo guardo en la carpeta de «Apoyo para acciones» en lugar de crear una carpeta de proyecto.

Como te comentaba, esta es mi implementación, pero no tiene que ser necesariamente la tuya. Experimenta y haz los ajustes que sean necesarios. Aplicar los principios de la productividad personal con criterio para hacer tu sistema más efectivo es un síntoma de madurez como practicante de GTD. Nada más ten cuidado de no «jugar» demasiado con tu sistema como excusa para dejar de hacer… ¡sé de lo que hablo! ;)