Consultorio GTD: Tareas repetitivas

Hace unos días, Jonathan me enviaba desde Buenos Aires una consulta muy interesante sobre la mejor manera de gestionar algunos tipos de tareas repetitivas que, habitualmente, a muchas personas les resulta difícil encajar en el modelo de trabajo que propone GTD:

Estoy comenzando a utilizar la metodología GTD en mi vida personal y laboral [desde] hace poco más de un mes. (…) Sobre la base de la imprevisibilidad del día a día y del uso adecuado de la agenda, me asaltan algunas preguntas básicas. Por ejemplo, estudiar para un examen universitario o desinfectar el baño una vez por semana. No debería agendar una fecha exacta, pero tampoco podría prolongarlas más de unos días. ¿Tienes alguna sugerencia basada en GTD más allá de colocarla en próximas acciones y en un contexto?

Los dos casos que plantea Jonathan tienen una naturaleza diferente, y por eso requieren gestionarse de manera distinta.

Estudiar para un examen

Como bien dices, una mejor práctica de GTD es evitar usar el calendario para las cosas que puedes hacer desde ya, independientemente de cuándo venzan. Por ejemplo, si te puedes poner a estudiar ya, aunque queden tres meses para el examen, el recordatorio debe ir en tu lista de siguientes acciones, no en el calendario.

Por un lado, evitas saturar el calendario con tareas —como estudiar para el examen—, que en realidad podrías hacer en otro momento si el día se complica, permitiéndote poner foco primero en aquellas tareas que, objetivamente hablando, solo tiene sentido hacer hoy —reuniones, llamadas comprometidas, etc. Por otro lado, si pasas «estudiar para el examen» a tu lista de siguientes acciones, automáticamente se convierte en una posibilidad más entre las que elegir a la hora de hacer, si se dan las circunstancias adecuadas, en cualquier momento a partir de ahora. Puede que no estudies hoy, ni mañana, porque haya otras cosas que deben ir primero. Pero el hecho de ver esa acción cada vez que revisas tu lista de siguientes acciones te dará la oportunidad de elegir «estudiar para el examen» en muchas ocasiones antes de que llegue el día, aumentando las probabilidades de que vayas bien preparado.

Por otro lado, estudiar para un examen es una tarea engañosa. Parece una siguiente acción, pero en realidad se trata de lo que en GTD llamamos «proyecto». Cuando decimos «estudiar para un examen», normalmente nos referimos a dominar el temario lo suficiente como para aprobar el examen. Es decir, se trata de algo que no podemos hacer en una sentada, requiere muchas horas de trabajo repetitivo, a lo largo de muchos días, consistente en leer, subrayar y resumir las distintas partes del temario, o lo que sea que cada uno haga para estudiar. Dicho de otro modo, requiere más de un paso para ser completado —aunque ese paso consista siempre en hacer lo mismo—, y eso es un proyecto en GTD.

La mejor manera que yo he encontrado para gestionar este tipo de tareas-proyecto es utilizar una siguiente acción repetitiva diaria —con matices, como ahora explicaré—, del tipo «Leer, subrayar y resumir al menos cinco páginas del libro X para aprobar el examen Y». El número de páginas de la acción debe ser lo suficientemente pequeño como para que tu cerebro lo perciba como algo que puedes completar en una sentada —esto es fundamental si quieres tener alguna oportunidad de evitar la procrastinación—, y lo suficientemente grande como para alcanzar el objetivo de terminar de estudiar el temario antes del examen.

El «secreto» para este tipo de tareas-proyecto está en hacer algo todos —o casi todos— los días, y en tachar siempre la acción como completada, independientemente de que hayas estudiado dos, cinco o siete páginas, de manera que al día siguiente la vuelvas a tener activa en tu lista de siguientes acciones, al mismo tiempo que tienes sensación de logro. El número de páginas a estudiar es orientativo. Su función es ayudarte a ir ajustando tu esfuerzo a lo largo del tiempo, conforme avances en el estudio. A medio y largo plazo, si realmente estás comprometido con el resultado que quieres alcanzar, los días que estudies menos —porque no tengas tanto tiempo o no te encuentres con la suficiente energía—, se compensarán con los días que estudies más.

Eliminar la rigidez en el cuándo y cuánto estudiar es un factor clave para generar sensación de logro —todos los días completas la acción, todos los días avanzas—, lo que influye enormemente en tu motivación. Si empiezas ya, el tiempo es tu mejor aliado. Al final, cuando quieras darte cuenta, habrás terminado de estudiar el temario sin la sensación de agobio que suele acarrear este tipo de tareas, y probablemente mucho antes de la fecha del examen.

Limpiar el baño cada semana

En cuanto a la limpieza semanal del baño, se trata de una acción genuina, ya que normalmente puede completarse en una sentada. En este caso, ponerla en el calendario o no dependerá de si existe una restricción real que te obligue a hacerlo ese día, y te impida hacerlo cualquier otro. Por ejemplo, si solo puedes hacer la limpieza, digamos, los domingos, porque es el único día que estás en casa, entonces tiene sentido que añadas al calendario una acción repetitiva todos los domingos para limpiar el baño. Sin embargo, si lo que sucede es que prefieres hacer la limpieza los domingos, pero en realidad podrías hacerla cualquier otro día en caso de ser necesario, tiene más sentido utilizar el concepto de «archivo de seguimiento» de GTD.

El «archivo de seguimiento» es un constructo que nos permite recordar cosas a partir de una fecha futura, generalmente porque no tiene sentido hacerlas en este momento. Se diferencia de la agenda en que las cosas que están en la agenda deben hacerse ese día obligatoriamente —por ejemplo, una reunión—, mientras que las cosas que están en el «archivo de seguimiento» pueden hacerse ese día, o cualquier otro día posterior —por ejemplo, para pagar los impuestos tienes una fecha de inicio de plazo, pero en realidad puedes pagarlos cualquier día a partir de esa fecha. Es decir, el «archivo de seguimiento» contiene una lista de las cosas que puedes hacer en cualquier momento a partir de una fecha futura.

Como ves, conceptualmente, «archivo de seguimiento» y agenda son cosas distintas, y la forma de gestionarse también es diferente. Sin embargo, muchas personas implementan la agenda y el «archivo de seguimiento» usando la misma herramienta —un calendario—, lo cual suele generar bastante confusión a los recién llegados a GTD.

La realidad es que, aunque el «archivo de seguimiento» se puede implementar en un calendario, también se puede implementar utilizando tu lista de siguientes acciones, siempre que la herramienta que utilices para gestionar la lista te permita asignar fechas de inicio futuras. La idea es «ocultar» las acciones hasta que llegue la fecha en que puedes hacer algo con ellas. En este caso, para acordarte de limpiar el baño los domingos, deberías crear una acción con fecha de inicio todos los domingos, que se repita cada semana. Llegado el domingo, si no puedes limpiar el baño, la acción seguiría en tu lista hasta que finalmente puedas hacerlo.

Y si lo que importa es la periodicidad y no el día concreto para hacerlo —por ejemplo, quieres asegurarte de que el baño no pase más de siete días sin limpiar—, la solución es crear una acción repetitiva a partir de la fecha de finalización de la acción anterior, algo que permite hacer muchos de los gestores de listas actuales. La utilidad de esta estrategia es más evidente, por ejemplo, si consideramos el caso de llevar el coche a la revisión anual: quieres acordarte de llevar el coche al taller en octubre; cuando llega el día se activa la acción, pero si finalmente terminas llevándolo un mes después, lo que tiene sentido es que tu sistema te lo vuelva a recordar doce meses después de haberlo llevado al taller, en noviembre y no en octubre del próximo año.

Conclusión

No todo lo que está ligado a una fecha debe estar en el calendario. Uno de los principios fundamentales de la efectividad personal es que es necesario agrupar los recordatorios de las cosas que tenemos que hacer según su naturaleza, evitando mezclar cosas que significan cosas distintas. Mezclar lo que tengo que hacer hoy sí o sí, con lo que puedo hacer hoy pero podría hacer mañana si es necesario, resulta muy poco efectivo. Mezclar cosas con significados diferentes supone someter a nuestro cerebro a un esfuerzo extra a la hora de elegir qué hacer, lo que a la postre suele traducirse en la percepción de que el el sistema no funciona y no merece la pena el trabajo de mantenerlo actualizado.

La razón por la que muchas personas prefieren planificar las tareas en el calendario, en lugar de usar sus listas de siguientes acciones es que, si usan su lista de siguientes acciones, no confían en que recordarán lo que tienen que hacer cuando llegue el momento. La mayoría de las personas ya tienen el hábito de revisar el calendario con cierta frecuencia, pero no sus listas de siguientes acciones. Y como dice mi buen amigo José Miguel Bolívar, solo se puede confiar en aquello que se revisa lo suficiente. Como solo confían que verán lo que está en el calendario, es ahí donde lo anotan, reduciendo su utilidad.

Coloca los recordatorios en los lugares donde deben ir, y luego asegúrate de revisar dichos lugares con la suficiente frecuencia. De ese modo obtendrás el máximo valor de un sistema de organización avanzado como el que propone la metodología de productividad personal GTD.