#CoreGTD: El hábito de reflexionar sobre tu trabajo

El cuarto hábito fundamental que nos propone la metodología de productividad personal de David Allen es el hábito de reflexionar o revisar. Interiorizar este nuevo hábito es lo que te permite empezar a sacar provecho del esfuerzo invertido previamente en capturar todas las cosas que llaman tu atención, vaciar las bandejas de entrada de manera regular, aclarando el significado de cada cosa que has capturado, y organizar lo aclarado agrupándolo en categorías según su significado. En cierto modo podemos decir que, sin no hay reflexión, todo el trabajo anterior tiene poco sentido.

Pero, ¿qué es exactamente reflexionar desde el punto de vista de GTD? Reflexionar es revisar de manera regular y sistemática las distintas partes de tu sistema —especialmente las listas y el calendario—, con tres objetivos principales en mente: uno, permitirte elegir mejor qué hacer en un momento dado; dos, asegurar la fiabilidad de tu sistema, manteniéndolo completo y actualizado en todo momento; y tres, tener una visión de conjunto de todos tus compromisos y objetivos, a diferentes niveles y en las diferentes áreas, de manera que puedas tomar mejores decisiones sobre qué hacer primero y qué dejar para después, o directamente no hacer.

Reflexionar para elegir mejor qué hacer

Muchos llaman a este tipo de reflexión la «revisión diaria». En realidad, se trata de mucho más que una revisión diaria. Uno de los objetivos de identificar la siguiente acción de lo que decidimos hacer, y posteriormente organizarla por contexto, es disponer de un conjunto limitado y manejable de opciones entre las que elegir cada vez que quieres avanzar en tu trabajo. Por ejemplo, si quieres aprovechar el tiempo para trabajar en algún tema pendiente mientras estás en un avión, no tiene mucho sentido que te plantees hacer cosas para las que necesitas internet, o para las que necesitas estar en la oficina, o reunirte con tu jefe. Tener agrupadas las siguientes acciones que puedes llevar a cabo sin acceso a internet te permite enfocarte fácilmente en aquello que puedes hacer ahora —si quieres—, e ignorar el resto.

Reflexionar para elegir qué hacer, o revisar tus listas y calendario para determinar por donde seguir trabajando según las circunstancias del momento, es algo que deberías hacer siempre que completes una siguiente acción y quieras continuar con otra nueva. En este sentido, se trata de algo que deberías hacer con frecuencia, varias veces a lo largo del día.

Volveré a este asunto cuando nos adentremos en el quinto y último hábito fundamental de la productividad personal: ejecutar.

Reflexionar para mantener la fiabilidad del sistema

A estas alturas creo que ya lo sabes, pero por si acaso, por sistema GTD nos referimos al conjunto de lugares donde organizamos el resultado de aclarar las cosas que capturamos. En este sentido, las distintas listas de recordatorios y el calendario son parte de tu sistema GTD. El problema es que, te guste o no te guste, todo tiende al desorden. Si no haces algo para remediarlo, tan pronto completes una acción, se cancele o se reagende un compromiso, o llegue un nuevo «input», tu sistema quedará inmediatamente desactualizado.

Dependiendo de la intensidad de tu actividad diaria, es posible que puedas mantener actualizadas algunas partes de tu sistema «sobre la marcha». Por ejemplo, puede que te acuerdes de mover una cita en el mismo momento en que te informan de que se ha pospuesto, o que teches una siguiente acción que acabas de completar en este momento. Pero lo normal es que el día a día te impida hacer esto el cien por cien de las veces y, transcurrido poco tiempo, tu sistema deje de reflejar fielmente la realidad. Por tanto, si quieres seguir confiando en tu sistema, necesitarás dedicar tiempo a revisarlo a fondo cada pocos días, actualizándolo —eliminando todo lo que ya está hecho—, y asegurándote de que contiene absolutamente todo lo que es relevante para ti —añadiendo lo nuevo que falta.

Este tipo de reflexión es el núcleo de lo que en GTD se denomina la «revisión semanal», que veremos más detalladamente en otro post de esta serie. Tener un sistema de recordatorios incompleto o con información incorrecta, hará que elijas lo que hacer sin tener en cuenta todas las opciones reales que deberías estar teniendo en cuenta y, por tanto, elijas mal.

Elegir mal lo que haces no es solo la principal causa de muchas de las urgencias que tienes que afrontar cada día, que en última instancia te llevarán a ineficiencias, estrés y ansiedad que podrías evitarte. También es la razón por la que la mayoría de usuarios de GTD dejan de confiar en su sistema y, finalmente, lo abandonan.

Reflexionar para tomar mejores decisiones

Observar todos tus compromisos desde cierta distancia te permite identificar las relaciones que existen entre ellos y cómo se relacionan estos con otros aspectos más «elevados» de tu productividad. Te ayudan a ganar conciencia sobre la «verdad» de tu realidad, y a responder preguntas del tipo ¿por qué estoy haciendo esto?, ¿cómo está avanzando este proyecto?, ¿estoy dedicando suficiente atención a este asunto?, etc.

Es necesario hacer este tipo de reflexión cada pocas semanas, dependiendo del horizonte de perspectiva sobre el que quieras reflexionar. Uno de los mayores beneficios de hacerlo es que te permite «alimentar» tu intuición con información útil y relevante a la hora de aclarar, que es cuando tienes que decidir qué hacer y qué no hacer. En este sentido, es importante tener clara la diferencia entre decidir y elegir que, como hemos visto antes, en GTD tiene lugar de manera posterior, sobre las cosas que ya hemos decidido hacer.

Tener una buena visión de conjunto te ayuda a enfriar el pensamiento, que diría mi buen amigo Antonio José Masiá, es decir, enfocarte más fácilmente en aquellas cosas que aportan más valor a tu trabajo, apartando de la vista aquellas cosas que pueden esperar. Decidir bien en qué enfocarte es una habilidad fundamental para cualquier profesional del conocimiento, cuya cantidad de trabajo siempre supera ampliamente el tiempo disponible para hacerlo.

Como en el caso de la «revisión semanal», y dada su importancia, dedicaré uno o más posts monográficos a este tema.