#CoreGTD: El hábito de vaciar las bandejas de entrada

Vaciar las bandejas de entrada regular y sistemáticamente, aclarando el significado de las cosas que contienen, es el segundo de los cinco hábitos básicos de la productividad personal. David Allen llamó inicialmente a este hábito «procesar», aunque después lo cambio por «aclarar», queriendo decir lo mismo en ambos casos: transformar las cosas que capturamos, de manera que ganemos consciencia de qué significan para nosotros y podamos tomar una decisión concreta de qué hacer —o no hacer— con cada una de ellas.

Aclarar no es cambiar las cosas de lugar. Tampoco es hacer lo que sea que haya que hacer con ellas en este momento. Aclarar es simplemente tomar decisiones sobre cada una de las cosas que sacamos de las bandejas de entrada. En este sentido, una de las ventajas de GTD es que solo hay seis decisiones posibles que tomar, y la decisión «correcta» se puede encontrar siempre aplicando un diagrama de flujo o algoritmo. Es decir, que una vez indentificado el significado de cada cosa, la decisión de lo que hay que hacer con ella viene determinada mecánicamente, lo cual simplifica enormemente el proceso.

Tres advertencias antes de empezar a aclarar

Pero antes de entrar en materia, algunas ideas importantes. La primera es que aclarar el contenido de una bandeja de entrada significa, en primer lugar, asegurar que la bandeja de entrada quede vacía al final del proceso de aclarado. Que este post comience con el verbo «vaciar» no es casualidad. Las bandejas de entrada son contenedores temporales. Son como los cubos de basura: si no los vacías cada cierto tiempo, llegará un momento en que ya no podrás seguir metiendo más cosas, y algunas de ellas empezarán a apestar.

Es decir, debes vaciar las bandejas de entrada regularmente para que cumplan su función. De otro modo estás haciéndote un flaco favor a tí mismo. ¿De qué te sirve emplear tiempo y energía a tomar decisiones sobre algunas de las cosas, si de todos modos van a quedar otras sin aclarar, que pueden ser más valiosas o bombas en potencia? Mientras tengas cosas sin aclarar en las bandejas de entrada, nunca tendrás la seguridad de que estás trabajando en las cosas deberías estar trabajando.

Por otro lado, para asegurarte de que consigues vaciar las bandejas de entrada, debes ser muy ágil a la hora de aclarar. Recuerda que aclarar no significa hacer las cosas, sino simplemente tomar decisiones. Por eso, debes evitar a toda costa las distracciones. Es muy tentador ponerte a hacer las cosas «fáciles», o caer en la trampa de la planificación, mientras estás aclarando.

Por último, es fundamental desarrollar el hábito de aclarar cada cosa de una en una, como diría mi amigo José Miguel Bolívar, al primer toque. Es decir, una vez tomada una cosa de la bandeja de entrada ya no se puede devolver. Hay que aclararla y dejarla donde corresponda, fuera de la bandeja de entrada —lo veremos en detalle cuando hablemos de la organización de los recordatorios de las decisiones que tomes. De otro modo, es muy fácil terminar aclarando sólo las cosas «fáciles», y dejar sin aclarar las más complejas, en las que a menudo se esconden el trabajo de más valor y las bombas a punto de estallar.

Dos preguntas para empezar a aclarar

Para aclarar el significado de cualquier cosa que saquemos de las bandejas de entrada, siempre hay que hacer la misma serie de preguntas. La primera pregunta es: «¿Qué es esto?». La intención de preguntarnos qué es esto es que empecemos a pensar sobre el grado de compromiso que queremos o debemos adquirir con la cosa que estamos aclarando. Ello nos permitirá responder más fácilmente a la segunda y más importante de las preguntas que dan inicio a este proceso: «¿Requiere acción?».

Es crucial entender que la respuesta a esta pregunta no es sólo si lo que estamos aclarando requiere acción o no, en el sentido de si habrá que hacer algo al respecto con ello, sino también en qué horizonte temporal habrá que hacerlo. Es decir, ¿es algo que quieres o debes hacer lo antes posible, o algo que te gustaría o tendrás que hacer en algún momento del futuro, pero a lo que no quieres, puedes o necesitas comprometerte ahora?

Teniendo en cuenta estos dos factores —si requiere acción y cuándo—, solo hay dos respuestas posibles: si o no. Eso es todo. Si respondes que si requiere acción, tendrás que tomar una de tres decisiones posibles, que implicarán hacer algo lo antes posible. Si responder que no requiere acción, tendrás otras tres posibles decisiones que tomar, que representan las decisiones de no hacer nada, al menos no de momento.

Es decir que, como ves, al final del proceso de aclarado habrás tomado una de seis decisiones posibles, tres que requieren acción lo antes posible, y otras tres que no requieren acción. No parece tan difícil, ¿no?

Las cosas que no requieren acción

Solo hay tres cosas que puedes hacer con las cosas que no requieren acción. En primer lugar, si la cosa capturada no tiene ningún valor, ni ahora ni en el futuro, en realidad se trata de basura, como por ejemplo un folleto de un asador cercano, que no te interesa porque eres vegetariano. Luego la decisión correcta en este caso es tirarlo, deshacerte de ello, borrarlo o cualquier otra acción que sea equivalente, dependiendo de si se trata de una cosa física o digital.

Por otra parte, si la cosa en cuestión sí tiene valor en tanto que se trata de información útil, quiere decir que no requiere ningún tipo de acción por tu parte, ni ahora ni en el futuro, pero quizá quieras consultarla llegado el momento —por ejemplo, la garantía de la televisión si se avería. En este caso, la decisión correcta es archivarla.

Por último, si el valor de la cosa reside en que es algo que tienes o te gustaría hacer en algún momento, ya sea por obligación o porque te apetece, pero aún no es el momento de hacerlo, entonces la decisión correcta es incubarlo. En este caso es importante entender que el hecho de incubar no implica necesariamente el compromiso de hacer algo al respecto. La idea de incubar es permitirte seguirle la pista a aquellas cosas que no vas a hacer ahora, pero que no quieres olvidar. Al final, puedes que termines haciendo muchas de ellas —como por ejemplo, mejorar el procedimiento de compras de tu departamento—, y otras probablemente no las hagas nunca —como aprender chino—, pero las incubas porque en este momento no sabes si o cuándo las harás.

Las cosas que sí requieren acción

Para finalizar, si has respondido que la cosa que estás aclarando sí requiere acción, es decir, que tienes o quieres hacer algo al respecto lo antes posible, la pregunta clave aquí es: «¿cuál es la siguiente acción?» —la acción que te permitirá dar por terminado el asunto. Responder a esta pregunta correctamente no es algo trivial, por lo que dedicaré el siguiente post al asunto. Por ahora, y para terminar con esta introducción al hábito de aclarar o vaciar las bandejas de entrada, supongamos que tienes la respuesta correcta.

Una vez sepas cuál es la siguiente acción, sólo hay tres posibles decisiones que puedes tomar. La primera de ellas es hacer la siguiente acción inmediatamente, si es que crees que llevará menos tiempo hacerla que gestionarla utilizando GTD. Esta decisión cosiste en aplicar lo que se conoce popularmente como la regla de los dos minutos, que en realidad no es otra cosa que aplicar el principio de eficiencia a nuestro trabajo. Aunque bien usada puede ser extremadamente útil, esta regla también tiene un lado oscuro que conviene conocer, y que conoceremos en un próximo post.

Si la siguiente acción te puede llevar más de dos minutos, la siguiente decisión a tomar es si delegarla o no. Aquí, de nuevo, la decisión es delicada. Muchas veces tendemos a hacer más de lo que realmente deberíamos hacer, simplemente porque se trata de algo fácil, interesante o rápido de hacer. Antes de dedicir si delegarlo o no, siempre debes preguntarte sinceramente si hay alguien más adecuado que tú para hacerlo, y ante la más mínima posibilidad, debes delegarlo. Ello te permitirá hacer más «espacio» para hacer el trabajo que tú, y sólo tú, debes hacer.

Por último, si no la puedes hacer inmediatamente y tampoco la puedes delegar, la decisión correcta es diferir la siguente acción, entendiendo por diferir simplemente dejarla «en cola» para hacerla lo antes posible, a partir del momento en que termines de aclarar la bandeja de entrada que estás aclarando en este momento —¿recuerdas el propósito de aclarar?

Foto por Becca Swift vía Flickr

Relacionado