#CoreGTD: Poniendo a punto tu sistema cada semana

En la anterior entrega de esta serie veíamos qué es la Revisión Semanal® de GTD, y por qué es importante para tu trabajo. Da igual lo bien organizado que seas, si no haces nada para remediarlo, tu sistema se irá degradando poco a poco hasta que deje de ser útil. Montar un sistema GTD y olvidarse de darle mantenimiento mediante revisiones frecuentes es la razón número uno por la que la mayoría de las personas terminan «cayéndose del carro» y abandonado su uso.

En esencia, la Revisión Semanal® de GTD consiste en reflexionar de manera estructurada y regular sobre cada parte de tu sistema con tres objetivos en mente: eliminar lo que ya no tiene sentido, añadir todo lo que falta y reenfocar tu atención en las cosas más significativas. Y para ello, decíamos, es necesario aplicar una técnica específica que veremos a continuación, que consiste en ejecutar once pasos.

Completar el sistema con lo que falta

La primera etapa consiste en asegurarte de que «metes» en tu sistema cualquier asunto que aún esté dando vueltas, ya sea en tu cabeza —porque no lo has capturado—, o en tu entorno físico de trabajo. Para ello:

Recopilamos los papeles y objetos sueltos. Antes de hacer nada más es necesario revisar nuestro entorno físico y «concentrar» en alguna de nuestras bandejas de entrada físicas todo aquello que esté fuera de lugar, o que requiera algún tipo de decisión. Este paso debe ser muy rápido, y debería dar como resultado un entorno físico limpio, con todas las cosas en su lugar y sin nada que te distraiga por falta de atención.

Sacamos de la cabeza las cosas que nos siguen dando vueltas. Es el equivalente del paso anterior, pero a nivel mental. Si hay algo que te sigue rondando la cabeza es porque, casi seguro, no lo has capturado cuando correspondía. Necesitas capturar adecuadamente todo lo que llama tu atención , es decir, ponerlo en un lugar de confianza fuera de tu cabeza. Una forma sencilla de hacerlo es dedicar unos minutos a anotar en alguna sitio cualquier cosa que te venga a la cabeza y que requiera algún tipo de decisión. Una vez terminado, recuerda poner el resultado de este «barrido mental» en alguna de tus bandejas de entrada.

Aclaramos el contenido de las bandejas de entrada. El último paso de esta etapa es dejar vacías las bandejas de entrada , aclarando el significado de todo lo que hay en ellas y organizando el resultado de nuestras decisiones dentro de nuestro sistema. El objetivo es poder empezar la siguiente etapa de la Revisión Semanal con la certeza de que no falta nada relevante en nuestro sistema.

Actualizar el contenido de tu sistema

Una vez tengamos todo aclarado y organizado, es momento de hacer un poco de limpieza, eliminando lo que ya no tenga sentido, y añadiendo aquello que falte para que nuestro sistema refleje la realidad de nuestro trabajo. Para ello:

Revisar las listas de «Siguientes Acciones». La idea es «tachar» todas aquellas siguientes acciones que ya están completadas, pero que con la vorágine del día a día se quedaron sin tachar.

Revisar los compromisos pasados en el calendario. Una de las claves de la productividad personal es usar correctamente el calendario. Sin embargo, las citas canceladas o pospuestas forman parte del día a día, y a veces es necesario reagendarlas. O puede que alguna información anotada en el calendario siga siendo relevante más adelante y necesites moverla. En este paso hay que identificar si aún queda algo pendiente de hacer con respecto a estos compromisos, y enviar los recordatorios o añadir las siguientes acciones que correspondan para que nada se te escape.

Revisar los compromisos futuros en el calendario. De la misma manera, es crucial echar un vistazo al panorama que tendremos durante las próximas semanas. Por un lado, es posible que algunos de tus compromisos futuros requieran algún tipo de acción preparatoria por tu parte que se te haya pasado añadir a tu sistema en su momento. Por otro, tener clara la carga de trabajo que tendrás en los próximos días y semanas te preparará mentalmente para tomar mejores decisiones a la hora de comprometerte con cosas nuevas en los últimos pasos de la revisión semanal, y también durante los próximos días, cada vez que estés aclarando tus bandejas de entrada.

Revisar la lista «A la espera». Si no lo has hecho durante el resto de la semana, al menos durante la revisión semanal debes repasar a fondo todas las cosas que tienes delegadas en manos de terceros, y enviar los recordatorios que correspondan. A veces es suficiente con añadir un recordatorio en la agenda de esa persona para ver el asunto con ella la próxima vez que estéis reunidos.

Revisar la lista de «Proyectos». La lista de proyectos o de frentes abiertos es considerada por muchos como la lista «eje» o pilar de la revisión semanal. No sólo debemos tachar aquellos proyectos que ya han sido completados, sino asegurarnos de que todos los proyectos tienen asociados al menos una siguiente acción, un asunto a la espera o un compromiso en el calendario. Un proyecto sin algún componente activo en tu sistema es un proyecto que seguramente se atascará casi sin remedio. Hacer una revisión completa, regular y consistente de la lista de Proyectos es la mejor manera de que todos tus frentes abiertos continúen avanzando sin contratiempos

Revisar las listas de control relevantes. Aunque no es imprescindible, es una buena práctica añadir a tu revisión semanal un punto para revisar cualquier lista de control que sea relevante. Se trata de un punto de anclaje para «insertar» o «activar» otros procesos que requieran atención regular, como por ejemplo la preparación de las declaraciones de impuestos, la limpieza «de primavera» de los armarios de casa, la ejecución de las tareas de mantenimiento del blog, etc.

Retomar asuntos y asumir nuevos retos

Por último, a la luz de todos los compromisos y el trabajo que hemos decidido mantener activo durante los próximos días, es momento de decidir si hay que retomar asuntos que hasta ahora han estado «aparcados», y alimentar nuestro sistema con nuevos retos presentes o futuros. Para ello:

Revisamos la lista Algún día/Tal vez. Recuerda que esta es una lista de todas aquellas cosas de las que has decidido no ocuparte de momento, o cuya decisión has decidido posponer. La revisión semanal te da la oportunidad de, al menos una vez cada pocos días, volver a evaluar si es momento de hacer algo al respecto con algunas de ellas —identificando su siguiente acción y el resultado deseado—, o si han perdido relevancia y pueden eliminarse. Haber revisado a conciencia tu sistema en la etapa anterior te ayudará a tomar mejores decisiones en este paso, con información útil y relevante. Si vas a estar metido en reuniones toda la semana, quizá no tenga mucho sentido «activar» nuevos asuntos; si vas a tener bastante huecos y has conseguido tachar algunos proyectos, puede ser buena idea empezar a mover otros nuevos que han estado «aparcados» desde hace un tiempo.

Asumir nuevos retos. Finalmente, llegado a este punto, es posible que tengas tal sensación de control sobre tu trabajo, que te animes a plantearte nuevos retos que antes considerabas inalcanzables. ¿Un negocio propio? ¿Aprender una nueva competencia profesional? ¿Desarrollar un_hobby_ que siempre te ha llamado la atención? Todo es posible si sabes como gestionar tu atención de manera efectiva. Ese es el poder de GTD.