#CoreGTD: Separar pensar de hacer

El hecho de que la mayoría de los profesionales de hoy en día sean trabajadores del conocimiento tiene profundas implicaciones en la efectividad de las organizaciones del siglo XXI. Tendremos ocasión de hablar de ello en más ocasiones a lo largo de esta serie, pero hoy quiero centrarme en una de las características de este «nuevo» paradigma que está en los mismísimos genes de la forma de trabajar que propone David Allen, y que convierten a GTD en una metodología diferente y superior a cualquier otra forma de trabajo surgida hasta la fecha, y que la hacen única a la hora de afrontar con garantías cualquiera de los retos que puede llegar a suponer el trabajo del conocimiento.

Como ya apuntaló Peter Drucker hace décadas, en el trabajo del conocimiento la tarea no se presupone, sino que ha de definirse. Es decir que, actualmente, para ser un «buen profesional», ya no es suficiente con que seas un excelente ejecutor, también tienes que pensar correctamente sobre tu trabajo antes de ejecutarlo, porque nadie más te va a decir qué y cómo tienes que hacer las cosas. Todo GTD se construye sobre esta premisa fundamental, y no tener claro sus implicaciones hace que muchas personas sufran permanentemente de falta de control, frustración y estrés.

Efectivamente, cuando hablamos de trabajos de naturaleza principalmente manual, el factor más importante que determina la productividad de un trabajador es el dominio de la técnica a la hora de ejecutar tareas. Por ejemplo, un operario en una cadena de montaje suele disponer de un manual de procedimientos que describe paso a paso todas las actividades que debe realizar para hacer su trabajo. Alguien —generalmente un equipo de expertos—, ya se ha ocupado antes de analizar qué es lo que hay que hacer para obtener los resultados deseados de manera óptima. El operario no necesita saber cómo se ha determinado qué es lo que hay que hacer ni en qué orden, simplemente tiene que saber ejecutar cada uno de esos pasos con precisión y maestría. Cuanto mejor sea el operario ejecutando los pasos, mayor será su productividad.

Por el contrario, para un trabajador del conocimiento la cosa no es tan sencilla. En la mayoría de las organizaciones, a lo único que puedes aspirar, en el mejor de los casos, es a tener un perfil de puesto y un conjunto de metas más o menos bien definidas. A partir de ahí, nadie te dice qué debes hacer para cumplir esas metas, y mucho menos cómo hacerlo. Por mucho que tengas las habilidades técnicas necesarias para realizar todo tipo de actividades especializadas relacionadas con tu trabajo, no podrás dar un solo paso hasta que tengas claramente definido qué es lo que tienes que hacer.

Por tanto, en el trabajo del conocimiento, antes de ejecutar es necesario pensar, pensar mucho y bien, de manera que puedas definir con la mayor precisión posible en qué tareas concretas debes enfocar tus habilidades manuales y técnicas. Y al mismo tiempo ser capaz de gestionar adecuadamente la gran cantidad de inputs que llaman continuamente tu atención, y que no son relevantes en este momento para alcanzar tus metas.

Y sí, he dicho pensar mucho y bien, porque la mayoría de las personas ya piensan sobre su trabajo, pero no lo suelen hacer de la manera correcta. Pensar es una actividad que requiere mucha energía, y como los seres humanos —en realidad casi todos los seres vivos—, estamos diseñados para minimizar el consumo de energía, solemos evitar pensar siempre que podemos. Es decir, que pensamos sólo cuando no tenemos más remedio, lo que se traduce en que solemos pensar a destiempo y mal.

El gran cambio que propone David Allen es «obligarnos» a pensar de manera sistemática y, sobre todo, de manera enfocada. El famoso flujo de trabajo GTD en cinco pasos —capturar, aclarar, organizar, reflexionar y hacer—, que desmenuzaremos a lo largo de esta serie, no es más que una secuencia de etapas, cada una dedicada básicamente a pensar —pasos dos y cuatro—, o hacer —pasos uno, tres y cinco—, de manera más o menos aislada. Es decir, que cuando estamos haciendo no estamos pensando, y cuando estamos pensando no estamos haciendo. O dicho de otro modo, cuando pensamos, pensamos todo lo que hay que pensar, y cuando empezamos a hacer, hacemos hasta terminar lo que hay que hacer.

En el trabajo del conocimiento, igual que el operario de la cadena de producción, trabajamos cuando hacemos, pero también y sobre todo, trabajamos cuando pensamos. GTD no es, por tanto, una sobrecarga de trabajo innecesaria, como sugieren algunas personas que se acercan por primera vez a esta metodología, sino un nuevo estandar de trabajo que da la importancia necesaria a una actividad que resulta clave en el trabajo del conocimiento —pensar—, gracias a la cual podemos maximizar nuestra productividad, mejorar el control sobre nuestro trabajo y reducir el estrés a niveles insignificantes.

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