Crear un plan de riesgos

Ser un Project Manager no es un trajo fácil.Tener que gestionar tiempo,costes,calidad,proveedores,clientes y personal puede ser suficiente para mantener a cualquiera despierto por las noches.No sorprende que un alto porcentaje de proyectos fracasen en entregar los beneficios empresariales previstos-más del 70% según los datos recabados.Para asegurar que el proyecto se entrega satisfactoriamente,necesitas crear un Plan Integral de Riesgos para tu proyecto. Pero ¿qué es un plan de Riesgos?. Es un documento que identifica todos los riesgos previsibles del proyecto y las acciones necesarias para prevenir que ocurran.Para obtener los mejores resultados,necesitas crear un Plan de Riesgos para tu proyecto lo más pronto posible en el Ciclo de Vida del Proyecto,idealmente poco después de que el Plan del Proyecto haya sido creado.Sigue estos 4 pasos fundamentales para crear  un Plan de Riesgos para tu proyecto:

IDENTIFICAR LOS RIESGOS.

¿Suena fácil no?.La mayoría de Project Managers están de acuerdo que identificar todos los riesgos de alta prioridad para un proyecto prolongado es más un arte que una ciencia. En primer lugar,necesitas identificar todas las categorías de riesgos potenciales (p.ej áreas dentro del proyecto que son propensas a tener riesgos) tales como el alcance,el calendario y el presupuesto. Después para categoría,enumeras los riesgos que afectan adversamente al proyecto.Por ejemplo:

1. El calendario del plazo de entrega será sobrepasado.
2. En el proyecto gastarás más que el presupuesto previsto.
3. Peticiones de cambios que darán lugar a no conseguir el alcance y a los retrasos.

Tener una lista integral de riesgos es fundamental para entregar un proyecto satisfactoriamente.

PRIORIZAR LOS RIESGOS.

El siguiente paso es priorizar en cada riesgo determinado la probabilidad que ocurran y el impacto que tendrá sobre el proyecto si se produce.Aquí está como hacerlo:

1. Para cada riesgo identificado,asigna una puntuación (entre 1 y 10) para describir la probabilidad de que ocurra.
2. Asignar a cada riesgo una puntuación de impacto (entre 1 y 10) para determinar el impacto del riesgo en el alcance del proyecto,fecha de finalización programada,presupuesto u otro criterio clave para el éxito.
3. Coge un porcentaje de probabilidad y puntuación de impacto para determinar la prioridad general del riesgo.Con un porcentaje de puntuación más alto,más alta será la prioridad del riesgo. Los riesgos de alta prioridad no solo se monitorizarán por el Project Manager, sino que la Junta del Proyecto también los mantendrá controlados para asegurarse que no afectan adversamente al proyecto durante el Ciclo de Vida.

CREAR UN CALENDARIO DE RIESGOS.

Ahora que tienes una lista completa de los riesgos y sus prioridades para tu proyecto, el siguiente paso es identificar las acciones necesarias para reducir la probabilidad y el impacto de cada riesgo,creando un Calendario de Riesgos.El Calendario de Riesgos enumera todos los riesgos identificados hasta el momento describiendo:

1. Prioridad general del riesgo (baja,media,alta)
2. Acciones preventivas para reducir la probabilidad de que el riesgo ocurra.
3. Acciones de contingencia para bajar el impacto del riesgo en el proyecto
4. Recursos responsables de realizar las aciones identificadas.
5. Plazos de ejecución de las aciones listadas.

DEFINIR EL PROCESO DE GESTIÓN DEL RIESGO.

Facultados con un Calendario detallado de Riesgos,necesita una herramienta más para ser capaz de gestionar el riesgo dentro del proyecto-un proceso claro de gestión del riesgo.Este proceso te permitirá reaccionar a nuevos riesgos identificados a lo largo del curso del proyecto y los mitigará lo máximo posible.

Tener una Junta de Proyecto, no significa que no haya políticas. Esto sólo hace que sea más fácil de gestionar. Como Project Manager, todavía necesitas reducir la política dentro de la junta mediante la construcción de unas relaciones cercanas con cada miembro de la junta.Reúnete con cada uno de ellos con regularidad y descubre que necesitan del proyecto,para cuándo y por qué.Esto te ayudará a dirigirlos en la dirección correcta cuando reúnas al grupo. Enumerando sus necesidades, estas asegurándote soluciones en lugar de problemas.

El post de esta semana pertenece al libro llamado “Manual del Project Manager:Guía paso a paso para ser un Gran Project Manager” del autor Matias Baxauli .

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