Dinamizar nuestro plan de trabajo

Hoy te propongo una práctica que me ayuda a volver a focalizar en mis objetivos. Hay épocas que a pesar de tener mi trabajo planificado, las acciones y proyectos a completar para continuar avanzando hacia mis metas se detienen.  Aquellas pequeñas tareas que se filtran a mi rutina me impiden seguir adelante con el mismo dinamismo. Es frustrante pero sucede, cuestiones mal resueltas, equívocos a la hora de marcar prioridades, o tareas monótonas de nuestro día a día pueden llevarme a una parada técnica de mis proyectos. Para poner orden y arrancar de nuevo te propongo un sencillo proceso, descrito en las líneas siguientes.

Imagen vía Oneras bajo licencia Creative Commons

Se trata de una serie de pasos que me permiten ordenar las ideas, evaluar que es lo realmente necesario, organizar el trabajo y sacarme de encima todo aquello que no sea imprescindible hacer en las próximas semanas. Todo se reduce al aplicar en orden los 6 pasos:

• Priorizo ​​los objetivo más importantes. A menudo son aquellos a un año vista. El resto de líneas de trabajo quedan paradas. Obviamente lo aplico a aquellos objetivos que me impongo yo, no de los que me marcan terceras personas y sobre los que no tengo total capacidad de decisión.
• Recopila todas las tareas que debo realizar a continuación, para cada uno de los objetivos en los que estoy trabajando. Es una lluvia de ideas, un vaciado mental que permite quitarme de encima todo lo que sé que tengo pendiente pero que aún no se cuando voy a hacer. Preparo una lista para cada uno de los objetivos que he escogido en el anterior paso para no mezclar conceptos.
• Ordeno los temas pendientes en forma de lista. Consigo definir una secuencia que puedo seguir para reiniciar mi actividad y recuperar una cierta velocidad de crucero. Quizá haya tareas que se puedan realizar en paralelo, pero el orden secuencial me resulta más sencillo de asimilar de cara a manejar los próximos pasos.
• Traduzco cada una de estas tareas en acciones y proyectos asimilables para mi sistema de gestión del flujo de trabajo. Utilizo GTD y deben cumplir ciertas características. Trato cada una de las tareas de la lista independientemente y hago un esbozo de las primeras acciones a realizar, en el caso de tratarse de un proyecto.
• Introduzco todos los proyectos y acciones en mi aplicación para la gestión del flujo de trabajo. Marco como activos los primeros proyectos de la secuencia y envío a la lista de siguientes acciones las que toquen. Lo dejo todo listo para empezar a HACER.
• Reviso mi lista de siguientes acciones, sacando aquellas que no tienen que ver con los proyectos que no hayan salido de este proceso, y que no tengan nada que ver con mis objetivos. Reduce significativamente lo que tengo que hacer y me permite focalizar.

A partir de aquí proceso todo el trabajo en lotes semanales, marcando los proyectos a llevar a cabo durante la semana. Esta forma de estratificar el trabajo me permite ir avanzando progresivamente. Una vez finalizado el proyecto, o la acción, el siguiente se pone en marcha. Una forma práctica de focalizar en los diferentes niveles de mi actividad: acciones, proyectos y objetivos.

Sigo el principio de pensar mis asuntos. Aclaro la mente y focalizo en lo realmente importante. Hablando de las revisiones a  realizar sobre mi actividad, más allá de la revisión diaria o semanal para mantener la tensión del flujo de trabajo, necesitamos una revisión con una periodicidad trimestral que nos permita evaluar el camino hacia nuestros objetivos y corregirlo si es necesario. Este proceso forma parte de ella, y permite volver a controlar la situación a nivel de acción y proyecto.

¿Cuál es tu sistema para planificar el trabajo, más allá de los proyectos y las acciones a realizar durante las próximas semanas? ¿Piensas a menudo en los objetivos que os habéis marcado? Y si es así, ¿qué métricas (criterios) utilizas para saber que su actividad avanza? Dejad vuestro comentario o házmelo llegar a través de las redes sociales:

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