El ingrediente secreto para organizar con efectividad

Las personas efectivas lo son porque cuentan con los dos elementos clave para ello: los hábitos necesarios y el sistema de organización adecuado.

Hay personas que, aún teniendo muchos de los hábitos necesarios, no alcanzan el nivel de efectividad deseado, y esto es debido a que su sistema de organización es sub-óptimo. Del mismo modo, hay personas que carecen de muchos de los hábitos necesarios y, a pesar de ello, su nivel de efectividad es bastante aceptable, gracias precisamente a contar con un buen sistema de organización.

Una de las razones por la que muchos sistemas de organización son subóptimos es la mala interpretación, o la ignorancia, sobre qué significa «organizar» y para qué sirve. Así que empecemos por aquí. «Organizar» es definir espacios concretos, ubicar en cada uno de esos espacios todos los elementos con un significado común y asociar un único espacio a cada significado.

La completitud, la homogeneidad de los contenidos dentro de cada espacio y la correspondencia biunívoca entre espacios y significados son los tres grandes indicadores de calidad de un sistema de organización. El cerebro es muy bueno reconociendo patrones, pero hay que facilitarle el camino. Si los patrones son difusos o incompletos, estamos incrementando de forma artificial la dificultad para reconocerlos. Esto es, por ejemplo, lo que ocurre cuando mezclamos contenidos de significado distinto en un mismo espacio de organización o cuando falta parte de esos contenidos.

Tomemos como ejemplo la tradicional lista de tareas, que aparentemente parece un buen sistema de organización. En la mayoría de los casos raramente lo es, ya que incumple los requisitos anteriores. Para que una lista de tareas pueda considerarse una buena herramienta de organización debería contener únicamente todas las tareas a realizar por la persona lo antes posible.

En la práctica, las listas de tareas suelen combinar acciones como las indicadas junto con recordatorios de resultados que van a precisar de varias acciones para su consecución. También suelen mezclar tareas que se deben realizar lo antes posible con otras que hay que hacer necesariamente en una fecha o antes de una fecha concreta. Asimismo, suelen incorporar notas sobre las que aún no se ha pensado ni tomado una decisión, y con frecuencia incluyen información de referencia sobre la que en realidad no hay que hacer nada. Y, para colmo, la mayoría de las listas de tareas son incompletas, en el sentido de que faltan cosas que deberían estar allí también.

El resultado de lo anterior es que el uso de la «lista única» de tareas resulta complejo y poco atractivo para nuestro cerebro, que se ve obligado a identificar a qué categoría pertenece cada una de las entradas de la lista, a fin de poder tratarla de la manera que le corresponde.

Para resolver este problema, las metodologías más innovadoras de productividad personal y efectividad proponen la sustitución de la inefectiva «lista única» de tareas por un conjunto de listas más pequeñas, pero «efectivas», en la medida que sí van a reunir los requisitos antes indicados.

Para mi sorpresa, la sustitución de una única lista por varias es algo que genera rechazo a muchas personas, aún reconociendo que la «lista única» les resulta poco práctica en su uso cotidiano.

La idea errónea de que «menos es siempre mejor» ha hecho, y sigue haciendo, mucho daño. Lo cierto es que, al menos en materia de efectividad personal, parece que la mayoría de las evidencias científicas apuntan más bien a lo contrario: la sobresimplificación resta efectividad.

Muchas personas encuentran que un sistema de organización basado en múltiples listas añade «complejidad» a su vida. En realidad esto carece de fundamento. La «complejidad» ya existe en la vida de esas personas y lo que ocurre es que la «lista única» arroja una visión distorsionada e incompleta sobre el grado real de complejidad. La eliminación de la «lista única» es equivalente a limpiar un cristal empañado. Simplemente te muestra la realidad al natural, sin distorsionar.

Por otra parte, el nivel de claridad que necesita cada persona puede ser también distinto y esa es la explicación de por qué no existe una única forma válida de organizar. Pero, y esto es muy importante, siempre respetando los criterios antes indicados. La mayor o menor claridad se logrará fragmentando en función de un grado mayor o menor de detalle, pero nunca mezclando elementos de significado heterogéneo. Por ejemplo, puedo tener una categoría en la que guardo todas mis recetas de cocina o puedo tener una categoría específica para guardar por separado las recetas de cada tipo de cocina. Lo que no podría tener es una categoría que mezclara recetas de cocina, vinos que me gustaría probar e información de restaurantes.

Resumiendo, organizar es una actividad sencilla y cuyo éxito está garantizado siempre que cumplas estos sencillos requisitos:

• Organiza todos los elementos de un mismo significado. Si organizas solo parte de ellos, el sistema deja de ser útil.
• Evita mezclar. Todo lo que hay en un sitio debe compartir un único significado.
• Cada cosa en su lugar y un lugar para cada cosa. Cada significado tiene que tener su propio espacio asignado.

Y, sobre todo, recuerda que la «complejidad» nunca está en tu sistema de organización, sino en tu propia vida. Nadie con una vida sencilla necesita un sistema de organización complejo. En realidad, el ingrediente secreto para organizar con efectividad es algo muy sencillo: aportar la claridad necesaria para equilibrar la complejidad.

Entradas relacionadas:

1. «Tachable» y «tachabilidad»: factores clave en efectividad
2. Cerrando el círculo de la efectividad personal
3. Descubriendo la Unidad Personal de Acción (UPA)