El primer criterio para saber si algo requiere acción

David Sánchez explica cuál es, según José Miguel Bolívar, el primer criterio para decidir si el elemento que estás procesando mediante el flujo de trabajo de Getting Things Done requiere acción o no:

Si una cosa tiene fecha objetiva o relación directa con una fecha objetiva, y puedes hacer ya algo con ello, entonces la respuesta a la pregunta “¿requiere acción?” es “sí”. La razón de ello es simple: existe el riesgo de llegar tarde a esa fecha.

Independientemente de lo cercana o lejana que esté esa fecha, si una cosa tiene fecha objetiva o relación con fecha objetiva, la decisión correcta y efectiva es hacer algo con ello.

Para novatos, las reglas simples sin excepciones siempre son mejor, pero si las vas aplicando encontrarás que la vida no siempre es tan sencilla.

Por lo general, creo que la regla ‘si hay una fecha objetiva el elemento es accionable’ es muy útil, pero como siempre hay situaciones en que creo que no se debe aplicar esta regla.¹

Eso es, por ejemplo, el caso cuando tienes muchos proyectos similares.

Yo tengo un tipo de proyecto recurrente, que es la organización de un curso de productividad personal para empresas y organizaciones. Actualmente tengo más que veinte cursos confirmados para los próximos meses y cada curso ha empezado cómo una petición del cliente en mi bandeja de entrada.

Todos estos proyectos tienen una fecha objetiva, pero no pienso trabajar en veinte proyectos similares en paralelo. Es más efectivo preparar mis cursos de forma secuencial, trabajando sólo en dos o tres cursos a la vez que intentar avanzar en los veinte proyectos.

Otro tipo de proyecto recurrente que tengo es la redacción de artículos sobre la productividad personal. Después de establecer el calendario editorial, es habitual que encuentro una docena de peticiones de artículos en mi bandeja de entrada — todos ellos con la fecha de publicación ya decidido. Aquí tampoco tiene sentido trabajar a muchos posts en paralelo, es mejor limitar el Work In progress a sólo dos o tres textos y dejar el resto en espera.

Lo que es importante en estos casos es al menos establecer una fecha inicial — subjetiva — para volver a considerar si hay que activar la acción o el proyecto.

Para elementos ‘normales’, lo mejor es aplicar la regla genérica, pero para acciones o proyectos recurrentes lo mejor es limitar el número de proyectos paralelos.

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1. Continúo insistiendo que la productividad personal está llena de ‘dependes’. ↩︎

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