El proceso de planificación natural de proyectos de GTD

En GTD todo objetivo que requiera más de un paso para poder ser alcanzado se le llama proyecto, los cuales requieren de una planificación antes de ser abordado. Lo que implica intentar adivinar qué puede pasar y pensar, en consecuencia, cuáles serán los pasos necesarios para alcanzar el objetivo. Como ya sabemos, realizar predicciones es algo complicado, por lo que contar con un método que nos ayude a planificar puede ser clave para el éxito. A este método es al que David Allen en su metodología GTD ha llamado el proceso de planificación natural de proyectos.

Planificar

Como se ha comentado anteriormente, planificar es intentar adivinar qué puede pasar en el futuro de modo que sea posible anticipar los pasos que van a ser necesarios para completar un proyecto. Algo que no es sencillo. El futuro es incierto y poder anticipar todas las opciones no es sencillo, por lo que habitualmente es necesario cambiar los planes iniciales.

Aún así planificar es una tarea que hacemos casi a diario, incluso sin darnos cuenta. Cuando queremos alcanzar un objetivo generalmente lo primero que haces es visualizar este, pensando en las posibles formas que existe para alcanzarlo, seleccionando entre estas aquella que nos parece óptima y poniendo en marcha el primer paso planificado. Algo que podemos ver en tareas tan triviales como desplazarnos. En primer lugar, visualizamos el sitio al que deseamos llegar, identificamos las posibles rutas, seleccionamos aquella que nos parece la óptima y damos el primer paso.

Este proceso se da de forma natural, por lo que David Allen lo llama en su libro el proceso de "planificación natural de proyectos".

Los tipos de proyectos

A la hora de planificar un proyecto es necesario diferenciar entre dos tipos: los proyectos evidentes y los no evidentes. En los proyectos evidentes se conocen todos los pasos y el orden en que estos se deben ejecutar. Bien porque ya se han realizado con antelación o los pasos se encuentran estipulados. Por lo que estos no requieren mucha planificación.

Por otro lado, se encuentran los proyectos no evidentes, en los que no se conocen todos los pasos necesarios para finalizarlos. Siendo necesario en estos casos aplicar el proceso de "planificación natural de proyectos" para identificar los pasos necesarios en la medida de los posible.

La planificación natural de proyectos

El proceso de "planificación natural de proyectos" es un proceso que se puede realizar en cinco pasos:

1. Identificar es el objetivo: inicialmente es necesario identificar el alcance del proyecto (qué se quiere conseguir concretamente con este) y el plazo (para cuándo). Un punto clave en el que hay que ser concreto. No se puede usar algo como "crear el informe de ventas" sino que debería ser algo como "informe de ventas con los datos de enero y entregado antes del 15 de febrero". El segundo enunciado es mucho más claro, se sabe exactamente qué hay que hacer y para cuándo.
2. Propósito: otro punto importante es identificar por qué se desea llevar a cabo el proyecto, algo que aumentará la motivación para realizarlo.
3. Visualización del resultado: hay que visualizarse como estaremos al conseguir el proyecto. Algo que es clave tanto de cara a la motivación como para anticipar los sentimientos que este nos traerá.
4. Realizar una tormenta de ideas: debido a que no se conocen los pasos necesarios para alcanzar el objetivo, ni el orden en que estos se deben llevar a cabo, es posible probable que la primera idea que se tenga sea la óptima. Por lo que, en el caso de que contemos con varias, es más probable que se encuentre alguna buena opción entre ellas. Así que realizar una tormenta de ideas también es un punto clave en la planificación del proyecto.
5. Organizar las ideas: una vez que se han recopilado las ideas simplemente se tiene que ordenar y seleccionar la primera acción a realizar.

Una vez planificado el proyecto ya solo nos queda dar el primer paso.

Conclusiones

En esta entrada hemos visto los pasos para organizar un proyecto de forma natural. Para lo que solamente debemos identificar el objetivo, ver por qué lo queremos hacer, visualizarnos consiguiendo este, pensar en los diferentes pasos y organizar estos. Una vez hecho esto solo nos queda empezar con el primer paso.

Si quieres saber más sobre GTD puedes consultar la serie que se publicó en el blog con antelación y sus referencias.