El ROI de GTD

Cuando en un curso explico cómo me organizo usando el calendario y las listas de tareas, casi siempre me preguntan cuanto tiempo cuesta mantener todo este sistema. Calculo que necesito cada día alrededor de una hora para planificar proyectos y para procesar mis bandejas de entrada. Observa que dentro de esta hora ya he completado muchas acciones de 2 minutos. La reacción habitual de los alumnos es “No tengo tanto tiempo para mantener este sistema”.

Eres libre

Obviamente, nadie te obliga a invertir tiempo en la organización personal. Si quieres, puedes simplemente seguir tu intuición para decidir qué hacer en cada momento. Eres libre de contestar primero los correos más sencillos y dejar los mensajes más difíciles para otro día. Eres libre de dar toda tu atención a las interrupciones. Eres libre de pasarte el día apagando fuegos. Tu eliges qué hacer…

Puedes mejorar

Lo que he escrito anteriormente es básicamente como gran parte de los profesionales trabajan y sabemos que eso no funciona. Hay una razón por la cuál cada vez existen más blogs sobre la productividad personal: la gente está buscando soluciones porque ya no puede más. Sabemos que si no nos organizamos, olvidaremos cosas, perderemos demasiado tiempo en cosas poco importantes y no avanzaremos. La única manera para mejorar es invertir un poco de tiempo para planificar el trabajo.

Una buena inversión

Como he dicho, invierto una hora al día en la planificación, pero es una inversión que recupero rápidamente.

Mi organización me permite elegir en cualquier momento la mejor tarea para hacer: la tarea que más me ayuda a lograr mis objetivos a largo plazo. Mi planificación me ayuda a decir no a todas las tareas que no me convienen. Mi sistema de productividad personal hace que, después de haberlo planificado todo, tengo mi mente libre para tener más creatividad y así mejorando la calidad de mi trabajo. Gracias a una pequeña inversión de tiempo, siempre estoy preparado para tareas imprevistas.

Organiza el trabajo

Hay tres tipos de trabajo:

1. Trabajo predefinido: las tareas que están en tu calendario y listas de tareas;
2. Trabajo no-planificado: atender a tus compañeros, apagar fuegos;
3. Definir y organizar tu trabajo: procesar tus bandejas de entrada para convertir ideas, mensajes y otras cosas en citas y tareas.

Si inviertes un poco de tiempo en nº 3, puedes hacer el trabajo de tipo 1 con más eficacia y dar las cosas de tipo 2 la atención que necesitan. ¿No crees que vale la pena invertir una hora para esto?