Empresa y gestión de procesos

Toda desgracia es una lección

La empresa en los actuales escenarios además de contar con los recursos necesarios sea en lo humano, técnico, financiero, debe estar avalada de una buena gerencia que se preocupa por garantizar una buena gestión de procesos que le permita competir sin problemas en los escenarios donde actúa.

La realidad venezolana, especialmente la que concierne al sector industrial de las pymes, en el presente, deja mucho que decir en varios aspectos, que va desde la ausencia de una buena gerencia estratega, visionaria, capaz de dar paso a planes que le favorezcan, así como la carencia de una tecnología adecuada que le de la oportunidad de competir, además del descuido que se le ha hecho a la gestión de procesos, lo que a muchas la ha perjudicado en el logro de sus metas.

A ello, desde luego se agrega, la actualidad realidad política que afronta el país en donde el actual gobierno, bajo la pr4esidencia del teniente- coronel Hugo Chávez ha dado paso a la incertidumbre, riesgo y a que muchas empresas cierren o simplemente su productividad deja mucho que decir.

En esta oportunidad, nos concentramos en todo lo referente a la gestión de procesos, aspecto que no puede descuidarse, para ello, se exponen algunas opiniones que en algo le permiten al lector y a todos los interesados en estos temas a fin de considerar la relevancia, importancia de todo lo que encierra gestión de procesos.

Un proceso es una secuencia ordenada de actividades repetitivas cuyo producto tiene valor intrínseco para un usuario o cliente. Esta definición permite hablar de diferentes niveles de procesos, que varían según el tamaño de la organización.

Nos recuerda dinero.com.ve, que los procesos operativos combinan y transforman recursos para obtener el producto o proporcionar el servicio conforme a los requisitos del cliente, aportando un alto valor añadido. Estos procesos son también los principales responsables de conseguir los objetivos de la empresa. Existen varios tipos de procesos.

Procesos de apoyo: proporcionan las personas los recursos físicos necesarios para el resto de procesos y conforme a los requisitos de sus clientes internos, que incluyen la gestión de los recursos humanos; el aprovisionamiento en bienes de inversión, maquinaria, utillajes, hardware y software y el proceso de mantenimiento de la infraestructura; la gestión de proveedores y la elaboración y revisión del sistema de gestión de la calidad.

Por su parte, los Procesos de gestión consisten en actividades de evaluación, control, seguimiento y medición; aseguran el funcionamiento controlado del resto de procesos, además de proporcionar la información que necesitan para tomar decisiones (mejor preventivas que correctoras) y elaborar planes de mejora eficaces. Funcionan recogiendo datos del resto de los procesos y procesándolos para convertirlos en información de valor accesible y aplicable para la toma de decisiones de sus clientes internos.

En relación a los Procesos de dirección, están concebidos con carácter transversal a todo el resto de procesos de la empresa. En ocasiones las empresas caen en el eufemismo de adaptarse al enfoque por procesos simplemente cambiando el título del procedimiento o reemplazando departamento por proceso. Para evitarlo y dar un sentido finalista vale la pena vincular la gestión por procesos con la estrategia de la empresa.

Ernesto Negrin comenta al respecto, que la Gestión por Procesos puede ser conceptualizada como la forma de gestionar toda la organización basándose en los Procesos, siendo definidos estos como una secuencia de actividades orientadas a generar un valor añadido sobre una entrada para conseguir un resultado, y una salida que a su vez satisfaga los requerimientos del cliente.

El enfoque por proceso se fundamenta en:

• La estructuración de la organización sobre la base de procesos orientados a clientes
• El cambio de la estructura organizativa de jerárquica a plana
• Los departamentos funcionales pierden su razón de ser y existen grupos multidisciplinarios trabajando sobre el proceso
• Los directivos dejan de actuar como supervisores y se comportan como apocadores
• Los empleados se concentran mas en las necesidades de sus clientes y menos en los estándares establecidos por su jefe.

Las ventajas de este enfoque son las siguientes:

• Alinea los objetivos de la organización con las expectativas y necesidades de los clientes
• Muestra como se crea valor en la organización
• Señala como están estructurados los flujos de información y materiales
• Indica como realmente se realiza el trabajo y como se articulan las relaciones proveedor cliente entre funciones.

En este sentido el enfoque en proceso necesita de un apoyo logístico, que permita la gestión de la organización a partir del estudio del flujo de materiales.

Las ventajas de este enfoque son las siguientes:

• Alinea los objetivos de la organización con las expectativas y necesidades de los clientes
• Muestra como se crea valor en la organización.
• Señala como están estructurados los flujos de información y materiales.
• Indica como realmente se realiza el trabajo y como se articulan las relaciones proveedor cliente entre funciones.

En este sentido el enfoque en proceso necesita de un apoyo logístico, que permita la gestión de la organización a partir del estudio del flujo de materiales y el flujo informativo asociado, desde los suministradores hasta los clientes.

Se comenta, que para lograr implementar una buena gestión de procesos, se requiere de un elemento fundamental que se denomina “Modelos de Negocio”.

Dichos modelos son un conjunto de técnicas y representaciones gráficas plasmadas sobre una base de datos orientada a objetos, que permiten representar y entender cuáles son:

• Los puntos de encuentro con los clientes
• Los puntos de encuentro con proveedores, colaboradores y otros entes externos
• Los problemas y oportunidades de mejora
• Los procesos, datos y flujos de información
• La organización
• Los sistemas informáticos
• Los indicadores de gestión y calidad

Se agrega, que la utilidad que se les da a los Modelos de Negocio varía de empresa a empresa según sus necesidades, objetivos y prioridades. No obstante, desarrollándolos con los enfoques y técnicas adecuadas, tienen muchas utilidades las cuales enumero las más relevantes:

• Hacer Análisis de Impacto Funcionales, Organizativos y de Sistemas.
• Desarrollar y Evolucionar Sistemas más Integrados, más de Negocio.
• Disponer de una base más sólida al Plan de Sistemas y Tecnología.
• Implantar tecnología BPM / WORKFLOW.
• Mejora continua de Procesos de Negocio (Reingeniería – Rediseño).
• Apoyar a los procesos de “Benchmarking”.
• Diseño y Reestructuración Organizativa.
• Formar y Guiar al personal de la Organización.
• Calidad Total – ISO 9000.
• Diseño y Lanzamiento de Nuevos Productos y Servicios.
• ABM / ABC (Activity Based Management / AB Costing).
• Gestión de Competencias.
• Control Interno.
• Implantar ITIL.

Fuentes: Diferentes págs. Web

Apuntes de la cátedra de Gestión de procesos. Gerencia de la calidad y Productividad.

Autor Ing. Carlos Mora Vanegas - camv12@hotmail.com

El Dr. Mora es Ingeniero – Administrador, Profesor Titular en el Área de estudios de Postgrado de la Universidad de Carabobo (Venezuela).