Evidenciar, o cómo pensar para aportar valor

Como explicaba Peter Drucker, la principal diferencia entre el llamado «trabajo manual» y el «trabajo del conocimiento» es que en el «trabajo manual» la tarea es evidente mientras que en el «trabajo del conocimiento» no lo es.

En el trabajo manual, la tarea es evidente por partida doble, es decir, es evidente «qué» hay que hacer y también es evidente «cuándo» está hecho. Esto significa que, en el trabajo manual, «trabajar» es equivalente a «ejecutar». En el trabajo del conocimiento, por el contrario, ni es evidente «qué» hay que hacer ni tampoco «cuándo» está hecho, por lo que, antes de poder «ejecutar», hay que «evidenciar». Esto significa que, en el trabajo del conocimiento, «trabajar» es equivalente a «evidenciar» y «ejecutar» y, por consiguiente, «ejecutar» sin «evidenciar» es trabajar mal.

Drucker lo deja meridianamente claro en su libro «Management Challenges of the 21st Century» (desafortunadamente traducido como «El management del siglo XXI»), en el que dice «Knowledge worker productivity demands that we ask the question: “What is the task?”», es decir, «La productividad del trabajador del conocimiento exige que hagamos la pregunta “¿Cuál es la tarea?”».  A pesar de lo obvio de esta necesidad, este hecho continúa siendo algo ignorado a día de hoy por la mayoría de los profesionales del conocimiento, con las graves consecuencias de inefectividad que todos conocemos.

«Evidenciar» es un concepto de la metodología de efectividad personal OPTIMA3^®,e incluye las tres actividades necesarias para hacer 100% evidentes los elementos «registrados» en nuestro sistema, es decir, para convertirlos en elementos sobre los que sabemos «qué» hay que hacer o no y, si hay que hacer algo, cuándo se podrá dar por hecho, así como las circunstancias óptimas de efectividad para hacerlo. Estas tres actividades son «Transformar», «Concretar» y «Organizar».

Mientras que «clasificar» emails es un trabajo «facilón» y una pérdida de tiempo que aporta valor cero a tu trabajo, «evidenciar» es un trabajo exigente de alto valor añadido que multiplica exponencialmente tu efectividad.

Vamos a ver cómo se hace esto de «Evidenciar» utilizando para ello el ejemplo del post «Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar». Para entender mejor y aprovechar al máximo este ejemplo, te recomiendo que refresques antes tus conocimientos sobre OPTIMA3^® y, en concreto, que (re)leas el post «Pensar y decidir sobre objetos y significados» así como los conceptos básicos de la metodología que desde él se enlazan («tachable», «UPA», «RAT»). El ejemplo que usábamos era el siguiente:

1. Un email de Cliente1 haciendo una consulta sobre un elemento de la propuesta comercial para la Fase II de su Proyecto A. Para poder responder a esa consulta, nuestra persona protagonista necesita antes hablar el tema con su Superior.
2. Un email de su Superior diciendo que tienen que reunirse para revisar los plazos del presupuesto del Proyecto B, que también es para el Cliente1.
3. Otro email de Cliente1 diciendo que ha detectado un error en la factura de la Fase I del Proyecto A. Para poder responder a ese email, es necesario hablar antes con Financiero.
4. Un email de Financiero diciendo que necesita aclarar con nuestra persona protagonista unas dudas sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1.
5. Otro email de su Superior con los análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A del Cliente1 y del Proyecto C del Cliente2, para que los lea con detenimiento y los conserve durante el tiempo que estén activos esos proyectos.
6. Un email de Cliente2 pidiendo un aplazamiento en el pago de la factura de los servicios del Proyecto C. Para responder a ese email, primero hay que conseguir la aprobación del Superior y, a continuación, la aprobación de Financiero.

Vamos allá. El proceso es sencillo y se tiene que aplicar a todos los elementos registrados, hasta que no quede ninguno sin evidenciar. Empezamos tomando el primer «objeto» y comenzamos:

1. Nos preguntamos «¿qué es este objeto?». La respuesta es, obviamente, «un email».
2. Nos preguntamos «¿qué significado tiene para mí este objeto?». La respuesta es «una consulta de un cliente sobre una propuesta comercial».
3. Nos preguntamos «¿Tengo que hacer algo con ello antes de una fecha objetiva?». La respuesta es «no».
4. Nos preguntamos  «¿Si no hago nada con ello en los próximos 7 días, puede tener consecuencias indeseables para mí?». Al tratarse de una consulta de un cliente sobre una propuesta comercial, parece claro que sí puede tener consecuencias indeseables para nosotros, por lo que la respuesta es «sí». Si hubiéramos respondido «no», tendríamos que continuar con el proceso que se describe en el tercer paso del post «Pensar y decidir sobre objetos y significados». Como hemos respondido «sí», el «significado» del primer «objeto» se ha «Transformado» en un Compromiso y requiere acción por nuestra parte, por lo que tenemos que «Concretar» cuál es el RAT deseado y la primera UPA para alcanzarlo para, a continuación, generar los recordatorios adecuados y «Organizarlos».
5. Nos preguntamos «¿Cuál es el resultado deseado?». La respuesta es «Cliente1 da por aclarada su consulta sobre la Fase II de su Proyecto A». Esto es un RAT.
6. Organizamos un recordatorio del RAT en un contenedor de organización en el que única y exclusivamente hay RATs. Puede ser una lista de RATs, una tabla de RATs, una pestaña de Excel con RATs, etc. La única condición es que en ese sitio haya únicamente RATs.
7. Nos preguntamos «¿Cuál sería el siguiente paso que produciría un avance en la consecución de ese resultado (RAT)?». Como para responder a la consulta necesitas hablar el tema con Superior, la siguiente UPA sería «Comentar con Superior que Cliente1 nos está preguntando sí [aquí iría la consulta concreta] para la Fase II de su Proyecto A y acordar con él (con Superior) qué respuesta darle (a Cliente1)».
8. Organizamos un recordatorio de la UPA en un contenedor de organización adecuado. Las Circunstancias Óptimas de Ejecución (COEs) de esta UPA se darán la próxima vez que te reúnas con Superior, por lo que la UPA se organiza en un contenedor que vamos a llamar Superior. Puede ser una lista, una tabla, una pestaña de Excel, etc. de temas que tienes que tratar con Superior la próxima vez que te reúnas con él o con ella. Observa que no vale enviar un email ni llamar por teléfono. El motivo es que ambas opciones son subóptimas en cuanto a efectividad. El email nunca debe usarse como sustituto de una conversación y el teléfono solo debe usarse para temas urgentes o cuando la reunión presencial no es una alternativa viable (por ejemplo, si Superior trabaja en otra ciudad o país).
9. Una vez organizados los recordatorios de lo que queremos conseguir y de lo que tenemos que hacer, hay que organizar el «objeto». Para ello, nos preguntamos: ¿me puede servir este email para algo?. La respuesta es que sí me puede servir, en concreto, para responder a Cliente1 cuando tenga la respuesta para su consulta. Como a) me puede servir y b) está relacionado con alguna de mis UPAs y RATs actuales, entonces este «objeto» se Transforma en Material de Soporte y debo Organizarlo en un contenedor temporal adecuado hasta que se completen las UPAs o RATs correspondientes (la explicación completa de por qué la tienes en el post «Pensar y decidir sobre objetos y significados»). La forma de organizarlo puede ser una carpeta de correo llamada «Material de Soporte» o una etiqueta llamada «Material de Soporte» (NO vale ningún otro nombre, como por ejemplo «Pendientes», «Por hacer» o similares). Por otra parte, también se puede organizar este email («objeto») en el archivo general y luego recuperarlo mediante una búsqueda cuando sea necesario (es lo que yo haría).

Puede parecer «mucho trabajo», pero todo lo anterior se puede hacer en un minuto poco más o menos. La sensación de «mucho trabajo» se deriva de la necesidad de pensar y es el mejor indicador de que estás «trabajando» en lugar de «mareando emails». La ventaja de invertir este minuto en pensar es que, al terminar de Evidenciar ese email tienes:

1. Un recordatorio de qué tienes que conseguir para dar por completado ese email (RAT), organizado junto al resto de resultados que quieres conseguir.
2. Una acción concreta, tachable, de qué tienes que hacer para avanzar en la consecución de ese resultado, organizado junto al resto de cosas que tienes que tratar con Superior la próxima vez que te reúnas con él o con ella.
3. El email fuera de la bandeja de entrada, archivado.

Veamos qué pasaría con los otros cinco email una vez «Evidenciados»:

• Segundo email:
  • RAT: Ninguna.
  • UPA: «Preguntar a Superior qué tenía que comentarme sobre los plazos que quería revisar del presupuesto del Proyecto B del Cliente1». Organizado en COE «Superior».
  • Objeto: Este email no nos puede servir para nada, por lo que se Transforma en Basura y hay que tirarlo.
• Tercer email:
  • RAT: «Cliente1 da por resuelto el error que ha detectado en la factura de la Fase I del Proyecto A». Organizado junto a los demás RATs.
  • UPA: «Preguntar a Financiero si el error detectado por Cliente1 en la factura de la Fase I del Proyecto A es realmente un error o no y, en caso afirmativo, acordar con Financiero próxima UPA para su resolución». Organizado en COE «Financiero».
  • Objeto: Este email nos puede servir para responder a Cliente1, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.
• Cuarto email:
  • RAT: Ninguna.
  • UPA: «Preguntar a Financiero qué dudas necesita aclarar sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1». Organizado en COE «Financiero».
  • Objeto:  Este email no nos puede servir para nada, por lo que se Transforma en Basura y hay que tirarlo.
• Quinto email:
  • RAT: Ninguna.
  • UPA 1: «Leer el análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A de Cliente1 que me ha enviado Superior». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía».
  • UPA 2: «Leer el análisis de riesgos del Proyecto C de Cliente2 que me ha enviado Superior». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía», junto a la UPA1 anterior.
  • Objeto: Este email es necesario para ejecutar las UPAs 1 y 2, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.
• Sexto email:
  • RAT: «Respuesta sobre solicitud de aplazamiento pago factura Proyecto C enviada a Cliente2». Organizado junto a las demás RATs.
  • UPA: «Enviar email a Superior solicitando su aprobación para aplazamiento solicitado [aquí se especificará qué aplazamiento concreto se solicita] por Cliente2 para Proyecto C». Organizado en COE Matrioska «Ordenador+Poco Tiempo+Poca Energía». Aquí no valdría organizar esta UPA en el COE «Superior», ya que necesitamos dejar constancia por escrito de la aprobación.
  • Objeto: Este email nos puede servir para responder a Cliente2, por lo que su tratamiento es el explicado en el punto 9 de Evidenciar.

¿Cuál sería la situación final al terminar de «Evidenciar» los seis emails que había en la bandeja de entrada?

• Bandeja de entrada: Vacía.
• Emails 2 y 4: Borrados (= organizados en la Papelera).
• Emails 1, 3, 5 y 6: Archivados, bien como «Material de Soporte» en una única carpeta, o bajo una única etiqueta, bien como «Material de Archivo» en el archivo general. Fuera de la bandeja de entrada, en cualquier caso.
• Vista/Lista RATs:
  • «Cliente1 da por aclarada su consulta sobre la Fase II de su Proyecto A».
  • «Cliente1 da por resuelto el error que ha detectado en la factura de la Fase I del Proyecto A».
  • «Respuesta sobre solicitud de aplazamiento pago factura Proyecto C enviada a Cliente2».
• Vista/Lista Superior:
  • «Comentar con Superior que Cliente1 nos está preguntando sí [aquí iría la consulta concreta] para la Fase II de su Proyecto A y acordar con él (con Superior) qué respuesta darle (a Cliente1)».
  • «Preguntar a Superior qué tenía que comentarme sobre los plazos que quería revisar del presupuesto del Proyecto B del Cliente1».
• Vista/Lista Financiero:
  • «Preguntar a Financiero si el error detectado por Cliente1 en la factura de la Fase I del Proyecto A es realmente un error o no y, en caso afirmativo, acordar con Financiero próxima UPA para su resolución».
  • «Preguntar a Financiero qué dudas necesita aclarar sobre el presupuesto del Proyecto B de Cliente1».
• Vista/Lista «Ordenador+Mucho Tiempo+Mucha Energía»:
  • «Leer el análisis de riesgos de la Fase II del Proyecto A de Cliente1 que me ha enviado Superior».
  • «Leer el análisis de riesgos del Proyecto C de Cliente2 que me ha enviado Superior».
• Vista/Lista «Ordenador+Poco Tiempo+Poca Energía»:
  • «Enviar email a Superior solicitando su aprobación para aplazamiento solicitado [aquí se especificará qué aplazamiento concreto se solicita] por Cliente2 para Proyecto C».

A diferencia de lo que ocurre al «clasificar», al «evidenciar» sí que se trabaja, ya que se produce un avance real. Además de responder (de manera concreta) a la pregunta que plantea Drucker (¿cuál es la tarea?) para cada email, hemos diferenciado lo que son tareas únicas de lo que son resultados que engloban diversas tareas. También hemos identificado qué circunstancias (COEs) nos van a ayudar a ejecutar estas tareas (UPAs) con óptima efectividad y hemos organizado recordatorios concretos de todo ello. Por último, hemos organizado el email de manera efectiva, eliminando de nuestra bandeja de entrada los elementos ya «evidenciados».

«Ejecutar» cualquiera de las UPAs organizadas en nuestro sistema es una actividad que puede hacerse de manera inmediata y efectiva, sin necesidad de tener que decidir o recordar qué era lo que había que hacer o de volver a tener que leer por enésima vez el mismo email. Por eso, igual que clasificar es perder el tiempo sin trabajar, evidenciar es pensar para aportar valor a tu trabajo. La decisión final sobre qué opción elegir la tomas tú.

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1. Clasificar, o cómo perder tiempo sin trabajar
2. Pensar y decidir sobre objetos y significados
3. Delegación efectiva como competencia directiva clave