Excel, Word y PowerPoint

Desde que aparecieron, los tres programas de la suite Office de Microsoft han sido un éxito global. Todo el mundo los usa; literalmente.

Pero muchos abusan de ellos y no los usan correctamente. Y con ello no quiero decir que no sepan sacarle partido a todas sus funcionalidades, que son muchas, sino que los usan en exceso o cuando tienen otras opciones mejores cuando lo que pretenden es comunicar con una audiencia.

Incluso me atrevería a decir que hay verdaderos "adictos" a estos programas, que no saben hacer nada sin ellos. Especialmente Excel y PowerPoint tienen enganchados a mucha gente.

He visto hacer presentaciones usando exclusivamente uno de los tres programas, y la mayoría de ellas me han parecido desastrosas.

De los tres, el que está originalmente pensado para hacer presentaciones es PowerPoint. "La herramienta de presentaciones por excelencia". Pero ¿quien no ha asistido a presentaciones soporíferas de PowerPoint, tanto por el número de transparencias como por el contenido abigarrado de las mismas?

PowerPoint está pensado para hacer presentaciones orales. ¡Orales! Para que la audiencia mire al presentador y este solo apunte unos puntos de guión en cada pantalla que presenta. Unos titulares. ¡No para que en pantalla aparezca escrito absolutamente todo lo que dice! ¡Y nunca con más de 5 puntos por dispositiva!

He visto tantas presentaciones en las que el presentador ha escrito un documento Word y nos lo presenta en un precioso PowerPoint convencido de que está haciendo una presentación fabulosa... No sé por qué, pero les pasa en especial a los abogados...

¿Cómo debe hacerse? Pues muy fácil: después de la presentación el presentador puede entregar a los asistentes un documento Word que explique detalladamente su intervención, ¡pero NO hay que proyectar el Word!

¿Qué pasa si no se hace así? Que el público no sigue al presentador. Y que incluso se ausentan, después de preguntar si dispondrán de una copia de la presentación...

En definitiva: un fracaso.

PowerPoint debe ser un guión, los titulares del mensaje que se pretende comunicar, y que el presentador completa de palabra. Word es la herramienta para escribir todo el contenido de la presentación. Word es para comunicar a cada persona, dándole su tiempo para seguir el discurso en detalle. PowerPoint es para lanzar el mensaje a una audiencia.

Se puede entregar un documento Word de 20 páginas o más, pero no conviene hacer una presentación PowerPoint de más de 20 páginas. En PowerPoint menos es más.

En PowerPoint el mensaje es el presentador. En Word el mensaje es el texto.

Es de sabios combinar ambos. ¡Y si yo hubiera de quedarme con uno solo, sería con Word!

No todo el mundo sabe escribir un buen texto en Word, pero casi todo el mundo cree saber hacer un PowerPoint. Pero no es fácil. Y, sinceramente, es mejor no hacerlo a hacerlo mal...

Y no me he olvidado de Excel. Este está pensado para lo que está pensado: ordenar cifras, ordenar datos. NO está pensado para hacer presentaciones, aunque algunos así lo crean.

En fin, sé que no voy a convencer a los fieles a cada una de las herramientas, pero al menos espero haberles hecho pensar, y recordarles que antes de plantearse una presentación se acuerden de que además de "programa" en Office existen otros dos... y muy buenos y fáciles de usar.

¡A ver si mejoramos la comunicación! Si es así, daremos un paso de gigante para mejorar la gestión empresarial. En especial en la pyme.