Gestión de Costes en Proyectos Software

Hace no mucho os hablaba de la gestión de tiempos en proyectos software, pues hoy toca hablar de la gestión de costes, otro apartado en la gestión de proyectos.

Gestionar los costes es una de las tareas más importantes ya que es lo que puede marcar la diferencia entre tener más rentabilidad con el proyecto o incluso determinar si el proyecto es realizable o no.

Estimación de costes

Estimar lo que nos va a costar el proyecto es clave. Para ello, existen las siguientes técnicas:

• Estimación por analogía (top-down): Se calcula el coste del proyecto a partir del coste de otro similar. Suele emplearse cuando no se dispone de información suficientemente detallada del proyecto. Para ser efectiva, los proyectos previos deben ser similares de verdad, no solo en apariencia, y deben realizarla expertos. Esta estimación es menos fiable que otras técnicas.

• Estimación ascendente (bottom-up): Se estima el coste de paquetes de trabajo individuales, para después mediante agregación estimar el coste total del proyecto. Cuanto más pequeños sean los paquetes, más dificultad pero mayor exactitud.

• Estimación por tres valores: Esos tres valores son el pesimista, optimista y más probable. Es igual que la técnica utilizada para los tiempos, PERT. Para calcular el coste se suma el coste pesimista más cuatro veces el probable más el optimista y se divide entre 6.

Determinar el presupuesto

Al determinar el presupuesto podemos ver el reparto del dinero a lo largo del tiempo de duración del proyecto. Eso nos sirve para medir y supervisar la evolución de los costes a lo largo de la realización del proyecto. Se calcula con los datos de estimación de costes de todos los paquetes de trabajo, con la estructura de desglose de trabajo y con el calendario del proyecto. Además hay que tener en cuenta las reservas para contingencia para controlar la aparición de posibles riesgos.

Controlar los costes

Una vez que ha comenzado el proyecto tenemos que controlar los costes ya que no siempre se va gastando el dinero tal y como planificamos. Para ello se realizan las siguientes actividades:

• Asegurarse de que los cambios solicitados sean acordados

• Gestionar los cambios reales cuando y a medida que se produzcan

• Asegurar que los posibles sobrecostes no excedan la financiación autorizada periódica y total para el proyecto

• Realizar el seguimiento del rendimiento del coste para detectar y entender las variaciones con respecto a la línea base de coste

• Registrar todos los cambios pertinentes con precisión en la línea base de coste

• Evitar que se incluyan cambios no aprobados en informes sobre costos o uso de recursos

• Informar a los interesados sobre los cambios aprobados

• Actuar para mantener los sobrecostes esperados dentro de límites aceptables.

La técnica más utilizada para controlar los costes es la técnica del valor ganado (Earned Value Technique). Se basa en comparar lo planificado con los resultados reales (lo realmente terminado). Para ello tenemos tres indicadores:

• Valor planificado (PV): Valor que debería tener según la planificación
• Coste real (AC): Lo que hemos gastado
• Valor ganado (EV): Valor que tiene el trabajo realmente completado

Al aplicar la técnica obtenemos resultados que nos indican desviaciones potenciales en el coste y en el cronograma.

• Variación del cronograma (SV): SV = EV – PV
• Variación del coste (CV): CV = EV – AC

Además esta técnica nos proporciona unos índices que nos permiten ver la situación del proyecto, son el SPI = EV/PV y el CPI = EV/AC

• Por debajo del presupuesto y por encima del calendario (gasta más para avanzar). Esta situación se da cuando el CPI es mayor que 1 y el SPI es menor que 1

• Por encima en presupuesto y por debajo en calendario (reduce ritmo para ahorrar dinero). Esta situación se da cuando el CPI es menor que 1 y el SPI es mayor que 1.

• Por debajo en presupuesto y calendario (caso óptimo). Esta situación se da cuando el ambos índices son mayores que 1.

• Por encima en presupuesto y calendario (peor caso). Esta situación se da cuando ambos índices son menores que 1.

Esto ha sido todo. Recordar que si tenéis cualquier duda podéis dejarla en los comentarios.

El artículo Gestión de Costes en Proyectos Software apareció por primera vez en Instinto Binario.