Gestión del conocimiento. responde a unas sencillas preguntas.

Seguramente como empresario, o como responsable de alguna empresa en su totalidad o en algún área, en más de una ocasión habrás sentido inquietud por preservar y aumentar el conocimiento adquirido con el paso del tiempo. Es posible que necesites implantar acciones orientadas a gestionar el conocimiento. Te planteamos unas cuestiones a continuación, que te permitirán situarte un poco en este asunto:

1. ¿utilizas siempre mucho tiempo a la hora de abordar y resolver problemas repetitivos?
2. ¿tardas varios minutos o incluso horas en encontrar una información previamente existente en tu organización?
3. ¿se genera nueva información útil para los productos y servicios de tu empresa con gran frecuencia?
4. ¿cada vez que una persona abandona tu organización, se organiza un caos monumental en el área en la que trabajaba?
5. ¿tienes la sensación de que muchas ideas viejas que tuviste o tuvieron tus compañeros en el pasado, caen en el olvido, y van y vienen como el Guadiana?
6. ¿Se duplica o se encuentra la misma información en muchos sitios de tu organización?
7. ¿Soluciones implantadas en el pasado en productos, se pierden en los nuevos?
8. ¿Se pierden o se ignoran informaciones del funcionamiento de los productos actuales, utilizable para mejorar los nuevos?
9. ¿las ideas innovadoras de las personas no se estimulan, o cuando las hay, caen en saco roto?
10. ¿Si tu empresa desaparece (Dios no lo quiera), desaparecería con ella todo el conocimiento generado en la misma?
11. ¿Tienes dificultad a la hora de encontrar profesionales formados, o formar a personal en competencias específicas necesarias para tu empresa?

Si hubo gran número de respuestas SÍ (>=5) a las preguntas anteriores, es momento de que te plantees implantar un Sistema de Gestión del Conocimiento en tu organización.

Las herramientas que te proponemos, y con las cuales te podemos ayudar en  esta materia, son entre otras:

• 5S: metodología de orden, limpieza, hábito, disciplina y vigilancia, aplicada a las informaciones que suponen conocimiento para la empresa. Esta herramienta extensamente aplicada, implicará cambios radicales en los procesos internos de funcionamiento, mejorando en sobre manera la eficacia y sobre todo la eficiencia a la hora de archivar, visualizar y recuperar información. Se nos antoja como un paso clave para que la organización llegue a tener consciencia del conocimiento adquirido, tanto cuantitativa como cualitativamente.
• Gestión de ideas: elaboración de repositorios compartidos de ideas, con criterios de priorización y análisis de recursos necesarios para su implantación, fácilmente. Perfectamente integrable en tu Sistema de Gestión de la Innovación.
•  Planes de acogida y de formación específicos: actividades orientadas a sistematizar la formación específica necesaria en tu organización. Normalmente una empresa tiene necesidad de conocimientos generales (contabilidad, gestión, recursos humanos, ERP`S, etc) fáciles de adquirir o de encontrar en el mercado, y conocimientos específicos especializados, que son menos comunes, o exclusivos de tu organización. Para los segundos se requiere una planificación y gestión eficaces, que permitan integrar a nuevas personas en la organización, así como progresar a las que ya están trabajando.
• Gestión del conocimiento del mercado: en este caso se trata de conocer (para mantener y potenciar) el mercado de la empresa, y las problemáticas y particularidades propias de sus componentes (clientes reales o potenciales, nichos de mercado, competidores, etc).
• Gestión de normativa y reglamentación aplicable: en este caso se aborda la identificación y desglose de las diferentes normativas aplicables, tanto a producto como a la gestión. Este es un asunto que bien merece un capítulo extenso aparte, por la complejidad que puede llegar a tener, dependiendo de la organización. Se trata de mantener al día toda esta normativa, y traducirla en información útil y necesaria para el funcionamiento del día a día, y para el establecimiento de estrategias nuevas. Todo un reto en sí mismo este apartado.

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