GTD: Cómo te Definen tu Control y Perspectiva

Ya vimos que la matriz de la autogestión en GTD está dividida en cuatro grandes áreas, en función del grado de control y perspectiva que sueles tener habitualmente. También vimos que tu posición en esta matriz no es permanente sino que fluctúa en función del momento, las circunstancias y las diversas áreas de la vida.

Hoy vamos a ver con algo más de detalle cada una de estas cuatro áreas, cada una de las cuales se relaciona, según su autor, David Allen, con una serie de “síndromes” y con un tipo determinado de persona:

Víctima. Quién responde

Así es como llama David Allen a las personas cuyos niveles de control y perspectiva se encuentran en el cuadrante inferior izquierdo de la matriz, es decir, a aquéllas que generalmente tienen poco control y poca perspectiva.

En su extremo más negativo, hablaríamos de víctimas porque estas personas se sienten indefensas, a merced de las circunstancias externas y funcionando habitualmente en “modo crisis”. Desde el punto de vista de la eficacia personal, hablamos de personas que normalmente están ocupadas con lo último y más llamativo, con la “urgencia del momento”. Personas que solo prestan atención a lo que entienden requiere atención inmediata, dejando a un lado todo aquello que no parece crítico.

El principal problema que suelen encontrarse es que van de crisis en crisis, ya que buena parte de esos temas que “aparcan” momentáneamente, para centrarse en otros aparentemente más relevantes, vuelven más adelante convertidos en verdaderas crisis. Las personas en este cuadrante bastante tienen con mantener el barco a flote como para preocuparse de si el rumbo es el correcto o la velocidad la más adecuada. Para ellas, las direcciones y los objetivos son secundarios hasta que la supervivencia no está a salvo.

En su lado positivo, todas las personas nos encontramos en este cuadrante varias veces al día cuando simplemente respondemos a situaciones que nosotros mismos hemos creado o que han creado otras personas. Cuando estás respondiendo a “fugas” de tu sistema o poniéndote al tema con diversos asuntos, también estás trabajando de esta forma.

Por otra parte, puedes estar momentáneamente en este cuadrante cuando ha aparecido algo nuevo en una de tus áreas de responsabilidad y aún no has aclarado qué significa y qué tienes que hacer con ella. Que respondas como “víctima” o como “quién responde” ante esa novedad dependerá de cuál sea la situación general de todo tu sistema.

Microgestora. Implementadora

En su aspecto negativo, las personas que habitualmente se encuentran en este cuadrante suelen tener tendencia a sobreorganizar, a tener más control del que realmente necesita su sistema para ser funcional. Dicho de otro modo, el medio se convierte en fin. Este efecto negativo se ve además acrecentado por el hecho de que su nivel de perspectiva es bajo.

El principal problema que se encuentran estas personas es una paradoja: el exceso de control genera descontrol. Esto ocurre porque la inversión de tiempo y esfuerzo que dedican a mantener el control no lo están dedicando a hacer las cosas que realmente importan, con lo que al final acaban encontrando una situación descontrolada.

El reto al que se enfrentan estas personas es saber parar cuando el control es “suficiente”, algo que a menudo se ve obstaculizado por las viejas técnicas de “gestión del tiempo”. Las interminables listas de tareas o las agendas sobresaturadas son indicios de este tipo de síndrome y suelen conllevar elevados grados de frustración y desesperanza al ver que, por más esfuerzo que se pone y más tiempo que se dedica, el control nunca parece alcanzar el nivel necesario.

En su lado positivo, cuando ejecutamos los planes que hemos diseñado estamos actuando como personas implementadoras. Cuando te centras en la estructura y en alcanzar un objetivo, no puedes mantener tu atención en la visión de los resultados. En general, cuando “haces” sueles dejar a un lado los niveles superiores de perspectiva, ya que tu mente no puede estar pensando simultáneamente en el corto y el largo plazo.

La clave para las personas que tienen tendencia a pasar demasiado tiempo en este cuadrante es desarrollar la capacidad de desconectar, tomar momentáneamente distancia y “visitar”, aunque sea solo por un momento, niveles de perspectiva superior antes de volver al “nivel suelo”.

Creadora loca. Visionaria

Las personas con un alto nivel de perspectiva pero bajo nivel de control suelen tener demasiadas ideas en proporción a la capacidad real que tienen para llevarlas a cabo. Tienen tendencia a asumir más compromisos de los que pueden cumplir y vuelven locas a las personas de su alrededor con instrucciones que a menudo parecen fruto del azar y el descontrol. En otras palabras, sus sistemas y comportamientos no son los adecuados para encauzar toda su producción creativa.

En su extremo más negativo, son personas a las que les cuesta centrar su atención en algo durante el tiempo suficiente como para alcanzar resultados tangibles. Son personas que se entusiasman y desilusionan con la misma facilidad y que sienten una atracción casi irresistible por todo lo último y más novedoso. Desde este tipo de comportamiento, convertir todo ese entusiasmo en acciones concretas que se traduzcan en resultados específicos supone todo un reto.

En su lado positivo, visualizar forma parte de nuestra naturaleza. Con mayor o menor frecuencia, necesitamos imaginar los resultados que queremos conseguir. Tener sueños, pensar en objetivos que nos gustaría alcanzar o, simplemente, desconectar por un momento de la realidad, es algo que nos ocurre a todos.

La capacidad de visión es además de gran ayuda para innovar, para alcanzar logros extraordinarios. “Salir de la caja” e imaginar otros futuros posibles, es una técnica que a menudo produce resultados espectaculares. El principal reto al que se enfrentan las personas que tienden a pasar excesivo tiempo en este cuadrante es aprender a “tocar suelo” con la frecuencia necesaria para que todas esas ideas puedan transformarse en hechos reales.

Persona productiva

Las personas que habitualmente se encuentran en este cuadrante se sienten dueñas de sus vidas. Como todas las demás, no están a salvo de los imprevistos y circunstancias, a veces desagradables, que les depara el día a día pero, a diferencia de ellas, estas personas cuentan con un sistema fiable que les permite mantener alta su confianza por complicado que se vuelva el entorno.

Son personas que han superado las viejas creencias en cuanto al engaño de la conciliación, la gestión del tiempo, la importancia, la urgencia y las prioridades. Personas que saben que lo importante no es tanto lo que haces sino la forma en que te comprometes con lo que haces.

No tienen miedo a organizarse, como les ocurre a las visionarias y creadoras locas, porque no tienen miedo a caer en la microgestión. Tampoco tienen miedo a improvisar y a dejarse llevar, como les ocurre a las microgestoras e implementadoras, porque saben que el crecimiento ocurre fuera de la zona de confort.

Las personas que habitualmente habitan en este cuadrante saben que no hay libertad sin disciplina, sin visión, sin forma, sin estructura y sin hábitos. Si las carreteras no tuvieran rayas pintadas, no podrías dejar vagar tu mente y dar rienda suelta a tu creatividad porque tu atención se centraría en no chocar con nadie. Del mismo modo, si la carretera estuviera saturada de señales e indicaciones a las que prestar atención constantemente, no podrías liberar tu creatividad mientras conduces.

La palabra mágica se llama equilibrio, que es la relación óptima entre control y perspectiva. Cuando logras esto, todo lo demás mejora.

En su lado negativo, el principal peligro al que se enfrentan estas personas es la autocomplacencia. Creer que una vez alcanzas el equilibrio, permanecerás para siempre en él. La realidad es que el equilibrio es inestable y mantenerse en él exige que no abandones los hábitos que te han permitido alcanzarlo.

En realidad, perder el equilibrio en inevitable en ocasiones y tampoco importa demasiado cuando esto ocurre. Lo importante es saber reconocer pronto que lo has perdido y tener la capacidad de recuperarlo.

Si habitualmente eres una persona productiva, ninguna de las dos cosas te costará demasiado.