GTD es distinto de gestión del tiempo

A pesar del esfuerzo que mis colegas de OPTIMA LAB y yo mismo hacemos en los cursos que impartimos, cuesta mucho trabajo quitar de la cabeza de los alumnos la idea de que la productividad personal en general, y la metodología GTD en particular, es algo totalmente diferente a lo que se ha venido conociendo durante años como gestión del tiempo. En favor de los alumnos tengo que reconocer que «gestión del tiempo» es un término demasiado arraigado ya en el imaginario popular, y que erradicarla es tarea harto complicada. Sin embargo, es algo necesario.

Como digo a menudo, las palabras crean realidades. Y mientras las personas sigan manteniendo la idea (equivocada) de que el tiempo se puede gestionar, difícilmente podrán iniciar los cambios necesarios para gestionar eficazmente su flujo de trabajo. Un trabajo llamado por Peter Drucker trabajo del conocimiento, que es el que tenemos la inmensa mayoría de los profesionales de hoy en día, y que tiene una naturaleza muy distinta al trabajo que tenían nuestros padres y abuelos.

Por eso, y dejando a un lado el hecho de que la ciencia ya ha invalidado la gestión del tiempo como medio para mejorar la productividad personal en el trabajo del conocimiento, creo que no está de más aclarar algunas diferencias importantes entre lo que propone la metodología de David Allen y lo que intentan hacer a diario muchas personas para intentar mejorar su productividad mediante la gestión del tiempo. Conocer estas diferencias puede ser la clave para entender porqué es necesario cambiar la forma que tenemos de trabajar para, con suerte, lograr experimentar por fin una mejora real en los resultados que obtenemos de nuestro esfuerzo.

Gestión de la atención frente a gestión del tiempo

Para empezar, en la gestión del tiempo se intenta gestionar… el tiempo. La mayoría de los que llevamos tiempo en esto de la productividad personal estamos de acuerdo en que el tiempo no se puede gestionar. No importa lo que hagas, siempre tendrás veinticuatro horas al día, exactamente igual que todo el mundo.

En lugar de buscar ladrones de tiempo —un concepto que nos permite echar balones fuera y poner la responsabilidad fuera de nosotros—, GTD se basa en cultivar el enfoque —algo que sí depende enteramente de nosotros—, ayudándonos a acabar las cosas que empezamos de manera sistemática. Entender que la productividad personal no es cuestión de tiempo, sino del uso que hacemos de nuestra atención, es el primer paso para empezar a mejorar.

Siguientes acciones frente a tareas

Uno de los conceptos más rompedores que aporta GTD con respecto a la gestión del tiempo es la idea de siguiente acción. Mientras que la mayoría de las personas se dedican a apuntar tareas —según el propio David Allen, las listas de tareas suelen ser «listas amorfas de cosas imposibles de hacer»—, GTD te obliga a identificar siempre cuál es la siguiente acción, física, visible, que ya puedes llevar a cabo para hacer que algo se mueva.

Tan sencillo como parece, identificar correctamente la siguiente acción de las cosas no siempre es fácil, hasta el punto de que constituye una de las piedras angulares de la formación oficial de GTD. Hacerlo bien es la diferencia entre conseguir resultados de manera relajada y sin estrés, a ver cómo muchas cosas son procrastinadas una y otra vez por falta de claridad sobre qué es lo que hay que hacer exactamente para que progresen.

Flexibilidad frente a planificación

Una de las ideas más extendidas que existen en el mundo de la productividad personal «de garrafón» es que para ser eficiente hay que agendar las tareas. Es decir, asignar fecha y hora a las cosas que tienes que hacer, y ponerlas en el calendario para asegurarte de que se hacen. ¿El resultado? Que la realidad se impone. Vivimos y trabajamos en realidades complejas que cambian continuamente, los denominados entornos VUCA, lo que dificultan enormemente cumplir la mayoría de nuestros planes a pesar de nuestras buenas intenciones.

Como alternativa, GTD propone agrupar las cosas que tenemos que hacer teniendo en cuenta criterios objetivos. De ese modo, según las circunstancias de cada momento, siempre podemos elegir hacer aquello que de verdad podemos hacer, en función de la herramienta, lugar o persona que necesitamos para hacerlo, el tiempo que tenemos disponible, etc. Es decir, nos permite trabajar con máxima flexibilidad, adaptándonos a la realidad de cada instante —que es la que es—, en lugar de intentar ceñirnos a un plan «inventado» días atrás, a la luz de una realidad que puede ser totalmente distinta a la actual.

Enfoque relajado frente a estrés y frustración

La mayoría de las personas sufren de cierto vértigo cuando ganan conciencia de un hecho irrefutable: en el trabajo del conocimiento, siempre hay más cosas por hacer que tiempo disponible para hacerlas. Lo que imperiosamente nos lleva a la necesidad de dejar cosas sin hacer, nos guste o no. Sin embargo, la gestión del tiempo parte de la idea de que, si te organizas y priorizas bien, podrás sacar adelante todas las cosas que te propongas. Es decir que, por diseño, la gestión del tiempo carece de mecanismos para gestionar el «exceso» de potenciales compromisos que todos tenemos, y que no podremos llevar a término por falta de tiempo.

Esta disonancia entre la expectativa de poder hacerlo todo, y la realidad de que resulta imposible hacerlo todo, genera mucha frustración. Además, al no proporcionar una manera de aclarar qué es exactamente lo que hay que hacer con cada cosa, en términos de acciones físicas y visibles que podamos llevar a cabo de una sentada, la gestión del tiempo permite que exista permanentemente un elevado nivel de incertidumbre, lo que genera muchísimo estrés.

Por el contrario, GTD nos fuerza a decidir qué vamos a hacer y qué no vamos a hacer, al menos de momento. Y para aquello que decidimos hacer, nos obliga a determinar cuál es la siguiente acción, física visible, para acercarnos al resultado deseado. Saber qué cosas estás dejando sin hacer —porque hay otras cosas que deben ir primero—, y tener la claridad que proporciona un inventario de siguientes acciones —o trabajo que puedes ejecutar sin tener que volver a pensar sobre qué es lo que había que hacer—, permite que surja el enfoque relajado. En cada momento puedes centrarte en hacer lo que físicamente puedes hacer dadas las circunstancias, con la tranquilidad de saber que lo que estás dejando sin hacer está sin hacer porque ahora no es el mejor momento para hacerlo.

Intuición informada vs asignación de prioridades

Otra práctica de la gestión del tiempo que se ha convertido casi en un mantra para padres, maestros y jefes, es la de asignar prioridades a las cosas para poder ser productivo. De esta idea han surgido con los años diversos sistemas de asignación de prioridades de tareas. Sistemas de priorización que, como no podía ser menos, han demostrado servir para muy poco. ¿Por qué? De nuevo, porque la realidad es la que es, y cambia muy deprisa. Los imprevistos y los nuevos «inputs» que van llegando hora a hora, minuto a minuto, hacen que las prioridades y las urgencias de las cosas cambien constantemente.

GTD parte de la base de que las prioridades no se asignan, sino que se tienen. Es decir que, en un momento determinado, antes de decidir qué hacer a continuación, hay que asegurarse de tener disponible toda la información relevante para que las cosas con mayor prioridad resalten de manera natural y automática, por medio de la intuición. Para ello, es necesario tener permanentemente un inventario lo más completo posible de todos nuestros compromisos, con los diferentes criterios objetivos que limitan su ejecución. El ejercicio de mantener y revisar este inventario de manera regular mantiene «alimentada» a nuestra intuición, permitiéndonos elegir siempre la mejor opción de entre todas las posibles, sin necesidad de asignar prioridades explícitamente.