GTD: Optimizando la Atención en Entornos Colaborativos

El barrido de la mente, la lluvia de ideas y la limpieza se pueden aplicar también fácilmente en entornos colaborativos, sean estos del tipo que sean.

Tanto si se trata de un equipo, como de una red, como de una familia, siempre que dos o más personas en un grupo consideren que les sería útil mejorar su capacidad de atención y obtener una mayor sensación de equilibrio y control en unas circunstancias determinadas, pueden aplicar el hábito de capturar para conseguirlo.

A menudo las personas se enfrentan a situaciones de trabajo colaborativo sin estar mentalmente preparadas para contribuir con todo su potencial y aprovechar al máximo las oportunidades que surjan. Las preocupaciones, tanto si se deben a temas relacionados con el objeto de ese trabajo colaborativo como si están causadas por cualquier otro asunto, consumen gran parte de la capacidad de atención y dificultan estar realmente presentes en lo que está ocurriendo.

Practicar el hábito de capturar, es decir, de vaciar la mente en grupo, no solo es saludable para las personas que lo practican sino que facilita las condiciones para una mejor colaboración.

La práctica de este hábito puede llevarse a cabo en dos tiempos. En un primer paso, cada persona del grupo dedicará un breve espacio de tiempo a capturar individualmente todas las cosas que tiene en ese momento en la cabeza y que no están relacionadas con la tarea del grupo. El resultado de esta captura no tiene por qué ser compartido con el resto del grupo, a no ser que la persona en concreto esté interesada en hacerlo por algún motivo en particular.

Este es un ejercicio que en ocasiones llevo a cabo en los talleres de mejora de la productividad y eficacia personal que facilito, sobre todo cuando veo que la gente está un tanto dispersa al principio, ya que ayuda a los participantes tanto a vaciar su mente de temas no relacionados con el taller como a tomar conciencia del volumen de frentes abiertos no gestionados que almacenan en su cabeza. Comencé a usarlo a raíz de que Alberto Barbero me comentara que él lo utilizaba en sus talleres con buenos resultados y sé que Antonio José Masiá está actualmente trabajando en el desarrollo de una versión ampliada del mismo.

Continuando con la práctica del hábito, en un segundo paso, todas las personas del grupo dedicarán el tiempo necesario a capturar todas las cosas que tengan en ese momento en su cabeza relacionadas, ahora sí, con la tarea del grupo. En esta ocasión se trata de un ejercicio colectivo que permite a los participantes no solo acabar de vaciar su mente sino tener la confianza de que cualquier aspecto relacionado con el objeto de la sesión será tratado en su momento, tanto si es durante la propia sesión de trabajo como si es más adelante. El resultado de esta captura es colectivo, ya que se lleva a cabo en voz alta y todo lo que va saliendo se va apuntando en un lugar visible para el resto del grupo.

Una ventaja adicional de esta segunda parte de la captura en grupo es que su carácter colectivo facilita, a la vez que potencia, el desarrollo del mismo. Dicho en otras palabras, el hecho de que una persona del grupo vacíe su mente en voz alta, ayuda y estimula al resto del grupo a hacer lo mismo gracias al fenómeno de la cognición distribuida, teoría psicológica que afirma que el conocimiento humano se encuentra también distribuido en los objetos y personas de nuestro entorno.

Por todo lo anterior, y al margen de los beneficios que el hábito de capturar produce por sí mismo cuando se realiza de forma individual, la práctica habitual de la captura en grupo al comienzo de las sesiones de trabajo en entornos colaborativos es una buena práctica que contribuirá a un mejor desarrollo y aprovechamiento de dichas sesiones, en la medida que optimiza la atención de los participantes ayudándoles a centrarse en los resultados a conseguir.