GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (II)

Decíamos en el primer post de esta trilogía que empecé la semana pasada sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que hoy nos adentraríamos en la parte del «control» en GTD. Vamos a ello.

El control es el «antídoto» contra el estrés, ya que lo contrario de la sensación «me va a explotar algo y no sé qué es, ni dónde ni cuándo va a explotar» es la sensación de «lo tengo todo controlado».

La clave para tener control y ser más eficiente es aprender a hacer un mejor uso de tu atención y uno de los primeros pasos para ello es saber gestionar de forma adecuada las interrupciones. Como dice el propio Allen, «no existen interrupciones, solo inputs mal gestionados». Por eso, antes de nada, tienes que aprender a prestar atención a lo que roba tu atención, algo completamente distinto de «apuntar tareas». La forma más efectiva de reeducar tu atención es desarrollar el hábito de capturar, el primer paso para obtener el control.

Si quieres vivir sin estrés, todo empieza barriendo la mente, para lo cual tendrás que recopilar, sin filtros y con perspectiva, todo lo que vaya apareciendo en tu radar. Recuerda que lo que capturas o recopilas son solo «cosas» en lugar de «tareas». Cuando vayas a empezar a desarrollar el hábito de capturar, también puedes probar la lluvia de ideas como herramienta de recopilación, así como otros trucos para recopilar en GTD, por ejemplo «hacer limpieza».

A lo largo de esta serie hemos aprendido muchas cosas sobre el hábito de recopilar y capturar, así como las múltiples ventajas que este hábito ofrece. Por ejemplo, aprendimos a optimizar la atención en entornos colaborativos y también como capturar y vencer a las interrupciones. Conocimos algunas buenas prácticas para capturar y diversas herramientas para recopilar o capturar mejor, junto con los 5 factores clave para recopilar o capturar con éxito.

Una vez hayas desarrollado el hábito de sacar todo de tu cabeza, piensa sobre tus cosas, no en tus cosas ya que la efectividad consiste en preocuparte menos por lo que tienes que hacer y ocuparte más de lo que puedes hacer. Para lograrlo, necesitas primero aclarar para obtener el control y también debes dedicar tiempo a entender por qué necesitas descubrir el significado de las cosas cuando estás aprendiendo a tratar con las cosas.

La clave para tener una bandeja de entrada vacía es procesarla y procesar es hacerte preguntas. La pregunta es una herramienta potente que te permite saber qué son las cosas antes de comprometerte con ellas. Por eso, al procesar, el segundo de los cinco pasos para obtener control, lo primero es identificar con claridad tus compromisos, lo cual, una vez convertido en hábito, te va a permitir desarrollar un pensamiento centrado en resultados, que te liberará de la obsesión del «hacer por hacer» para poder dedicarte a «obtener resultados».

Continuamos nuestro viaje de exploración y aprendizaje viendo cómo procesar las cosas que no requieren acción y lo tremendamente efectivo que puede llegar a ser dejar para mañana lo que puedas no hacer hoy. Gracias a que descubrimos el poder de la lista «Esta Semana No», sabemos que incubar nos permite dejar de hacer algo ahora con la tranquilidad de que podremos revaluar la necesidad de hacerlo en un futuro. También vimos 3 diferencias clave entre el archivo y la incubadora, algo que con frecuencia se confunde, para finalizar este segundo paso de aclarar viendo qué significa procesar en GTD con un ejemplo práctico.

El tercer paso para obtener control es organizar pero antes de afrontar el reto productivo de organizarse dedicamos un momento a entender bien qué significa ser una persona organizada, algo aparentemente obvio pero sobre lo que mucha gente sigue teniendo ideas a menudo contrapuestas. Al organizarse con GTD, el significado lo define todo, por eso cada categoría organizativa de GTD tiene un porqué y un para qué. Las categorías organizativas en GTD son los resultados, las acciones, la agenda o calendario, las acciones prioritarias y las acciones delegadas. También vimos que personalizarlas es posible pero en general suele ser una mala idea ya que es fácil hacerlo mal.

Otras categorías organizativas que forman parte de GTD y que también vimos fueron las posibilidades, las acciones futuras, el material de apoyo, el material de referencia y la basura. Sí, sé que pueden parecer muchas pero en realidad son las mínimas necesarias para que la metodología funcione bien, así que evita la tentación de «tunear» el método porque en muchas ocasiones – y esta es una de ellas – simplificar resta productividad. En el caso de GTD, si eliminas alguna de las categorías organizativas, el sistema se queda «a medias» y un sistema «a medias» no es un sistema.

Una vez procesado y organizado el contenido de las bandejas de entrada, nos quedaría revisar y hacer. Estos dos pasos que nos faltan forman parte del control pero están tan estrechamente relacionados con la perspectiva que es difícil entenderlos sin entender primero qué es la perspectiva, así que vamos a dejarlos para el tercer y último post de esta trilogía. ¡No faltes!

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