GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (III)

Este es el tercer y último post de la trilogía sobre el libro «Haz que funcione», de David Allen, que comencé hace unas semanas. Los otros dos posts los tienes aquí y aquí.

El último día vimos los tres primeros pasos de los cinco que propone Allen para obtener sensación de «control» con GTD. Los otros dos pasos forman parte tanto del control como de la perspectiva, que es sobre lo que trata el resto del libro, y por eso lo dejamos para este último post, ya que de perspectiva es de lo que vamos a hablar hoy.

Como Allen no lo hace en su libro, lo primero que hicimos fue explicar la triple función de la revisión en GTD. Esto es fundamental para entender bien la parte de perspectiva de la metodología y también para entender bien qué significa revisar como cuarto paso, ya que cada tipo de revisión sirve para una cosa distinta.

Por ejemplo, hay un «revisar para decidir qué hacer». Al final, productividad personal es compromiso personal, y eso significa que, antes de hacer – que es el quinto paso – hay que revisar todas las opciones disponibles en cada momento para decidir cuál nos comprometemos a hacer primero. Por eso, la perspectiva comienza en el siguiente paso.

Hacer después de elegir, siendo conscientes de qué otras opciones podríamos haber elegido en su lugar, es lo que nos permite sentirnos bien en todo momento con lo que no estamos haciendo. La otra forma de decidir qué hacer, que consiste en decidir en caliente, según vamos procesando, es mucho más ineficiente y conlleva además un alto riesgo de que fracasemos en nuestro intento de procesar las bandejas de entrada. Por esta razón, y aunque David Allen lo recomienda, yo prefiero alertar sobre los muchos peligros y las pocas ventajas de la arriesgada regla de los dos minutos.

Por otro lado, gran parte de las decisiones que tomamos a diario son intuitivas. Para que esto sea posible, nuestra intuición debe hacer un trabajo previo, integrando los factores de compromiso, un proceso que se produce de forma natural cuando revisas regularmente lo que es importante y tiene sentido para ti.

Al estudiar el contexto como factor clave para decidir con enfoque, descubrimos el poder de aplicar criterios objetivos de selección a la hora de elegir qué acción concreta realizar de entre todas las opciones posibles. Por otra parte, y aunque sea con diferencia la forma más eficaz de hacerlo, a veces no se puede, o no tiene sentido, elegir desde un contexto. En realidad, todo depende de cómo de claro tengas cuál de los tres tipos de trabajo elegir en cada momento.

El reto de las prioridades consiste en distinguir entre el impulso sin sentido y la decisión orientada a un resultado. La mayoría de nuestros problemas de hoy son fruto de haber definido mal nuestras «prioridades» ayer, porque en realidad las prioridades están en tu lado oscuro, como bien nos cuenta Paz Garde en su blog.

Por otra parte, recuerda que lo que no se revisa, no es fiable. Esta es la razón por la que, para mantener el control necesitas perspectiva, lo que a su vez guarda relación con el segundo tipo de revisión que aparece implícito en la metodología: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El modelo de seis niveles de enfoque que propone David Allen para trabajar la perspectiva deja mucho que desear en mi opinión, porque encierra muchos matices que Allen no aclara y, además, porque mezcla los tres tipos de revisión como si de un único tipo se tratara, lo que ayuda poco a la comprensión. Pero casi todo tiene solución y esto también. Eso sí, para poder ir entendiendo la perspectiva en gtd, vamos a necesitar irlos revisando uno a uno para aprender un poco más sobre ellos.

El primero de los niveles que plantea Allen es el de las siguientes acciones. Esta perspectiva se corresponde con el primer tipo de revisión que comentábamos: «revisar para decidir qué hacer».

El segundo de los niveles es el de los proyectos. Esta perspectiva se corresponde con el segundo tipo de revisión del que hablábamos: «revisar para mantener la fiabilidad del sistema».

El tercer nivel es el que Allen llama las áreas de enfoque y responsabilidad y yo prefiero llamar «áreas de atención». Esta nivel guarda relación con el tercer tipo de revisión, que consiste en «revisar para ganar perspectiva» propiamente dicho. En este caso concreto, la perspectiva es una perspectiva global más que temporal, en la medida que sirve para equilibrar las distintas áreas de nuestra vida a las que prestamos atención.

El cuarto nivel es el de las metas y objetivos y sirve para lograr objetivos a largo plazo. Este nivel también guarda relación con «revisar para ganar perspectiva» pero el tipo de perspectiva es distinto del anterior, ya que este caso se trata de una perspectiva temporal.

El quinto nivel es el de la visión y sirve para motivarnos y reforzar nuestra proactividad. Al igual que el anterior, este nivel guarda relación con «revisar para ganar perspectiva», en este caso una perspectiva temporal a muy largo plazo.

El sexto y último nivel es el propósito y principios y, aunque también está relacionado con «revisar para ganar perspectiva», su principal utilidad es ayudarte a tomar decisiones de alcance de una forma coherente y alineada con tu forma de entender la vida, es decir, te da perspectiva para decidir con sentido.

Para hacer que todo funcione en el mundo real es importante tener un par de cosas claras. Por una parte, que la productividad personal es una decisión de vida, es decir, que ser una persona productiva es el resultado de una decisión acompañada de un compromiso, como también lo es ser una persona improductiva. Y por otra parte, que esto va de cambio personal, aunque sea más cómodo echar la culpa al resto del mundo en lugar de aceptar que la solución está en nuestra mano.

Para finalizar, y una vez completado el modelo de seis niveles de perspectiva, en los restantes posts vimos cómo construir un sistema GTD, cómo arrancar tu sistema GTD y, por último, cómo usar bien y mantener tu sistema GTD, que ponía fin a esta serie sobre el que, hasta hace tan solo unos días, era el último libro publicado en español por David Allen.

Y llega así el momento de despedirme de esta serie y también de este tipo de posts dedicados a divulgar, explicar y comentar la obra de David Allen en español. Han sido casi 200 posts en casi 8 años y me siento satisfecho con el resultado. Espero que a ti te hayan resultado tan útiles y entretenidos de leer como me ha resultado a mí escribirlos. Gracias por seguir ahí y formar parte de esta gran comunidad que es Óptima Infinito.

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1. GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (I)
2. GTD: Todo «Haz que funcione» en tres posts (II)
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