Guía para promocionar un evento en tu restaurante

Gastrorredacción

Hoy os quiero contar una experiencia que tuve hace unos días que va de gastrorredacción, gastro porque se trata de un evento gastronómico, y redacción porque va de la comunicación y redacción de dicho evento.

Ya sabéis que también trabajo con mi novio en su restaurante y llevo la comunicación, entre otras cosas (las otras son menos glamorosas, ser camarera por las noches, limpiar los baños y lavar manteles. Soy multitasking, como dirían los modernos). Bien, desde hace un tiempo hemos pensado en ir haciendo algunas actividades en el local para animar las noches de los miércoles y jueves que suelen ser bastante flojas, uno de esos eventos lo hicimos hace dos semanas, y fue organizar una cena con el top chef Fran Vicente (tercer puesto del concurso televisivo) a quien mi chico conoce desde hace tiempo cuando coincidieron trabajando en Coque.

Para resumirlo: la cena inicialmente iba a ser el día 20 de noviembre, pero tuvimos que suspenderla por contratiempos nuestros, y, como se atravesaban las fiestas navideñas la pospusimos para enero, el miércoles 14. Esa fecha la concretamos con Fran, no recuerdo si fue en diciembre, quien nos dijo el menú que haría y con ello establecimos un precio cerrado con bebida incluida para el público. Como tenía la fecha con antelación, me hice mi planning de comunicación e incluí a propósito la fiesta de Reyes. Este post es para contaros qué fue lo que hice para promocionar el evento, quizás os sirva para tomar algunas ideas si quienes me leéis tenéis un bar o restaurante y vosotros mismos os gestionáis la comunicación. Sin ser yo una gurú del social media (ya me gustaría), estas son las ideas que puse en práctica y me funcionaron para esa noche.

Planificación y calendario

Lo primero primerísimo fue organizar un planning. Me hice un documento de Word con el nombre del evento en el que puse los objetivos:

- Promocionar el restaurante asociándolo a un nombre que en este momento está de actualidad en materia gastronómica como es el de Fran y Top Chef.

- Atraer clientes la noche del miércoles, que como ya dije suele ser bastante floja habitualmente, además de que ya sabéis que un local lleno llama la atención y atrae más gente.

- Obviamente, llenar el restaurante ese día (este sería el objetivo básico claro).

No preguntéis por objetivos económicos porque no había puesto que sabíamos que no íbamos a ganar dinero dado el precio que establecimos. Al final ni ganamos ni perdimos en ese aspecto, cubrimos todos lo que invertimos.

Acciones

El siguiente paso eran las acciones a ejecutar para lograr esos objetivos. Yo las dividí en acciones offline y online escribiendo las ideas principales. Este paso lo suelo hacer para tener clara toda la planificación, pero realmente lo que después uso para ejecutar la estrategia es el calendario hecho en Excel, en el que voy concretando por semanas, por días, y por redes sociales todos los pasos a dar en el lapso previsto. El Excel lo podéis hacer como queráis, en mi caso, como leo con frecuencia blogs sobre social media y tengo referentes establecidos, para estas cosas me guío mucho por lo que dicen Víctor Martín y Vilma Nuñez, esta última es una chica supermaja (Víctor también es majo, ojo) que siempre ofrece en su blog material gratuito como tablas para usar en este tipo de trabajos. Mi tabla la saqué de ahí, aunque le cambié los colores porque me encanta customizar las cosas con el rojo que tanto me gusta. Esta fue la que me hice:

Podéis mirar con detalle el pantallazo, pero os explico a continuación. La mayor parte del trabajo fue online dado que no contamos con grandes presupuestos. Como la cena era después de navidades, el primer anuncio lo hice antes de Reyes para promocionarlo como un posible regalo…

- Las acciones fueron a partir del 28 de diciembre (dos semanas y media antes). Ese domingo (la gente tiene más tiempo para leer en internet) redacté un post en una página del blog para que quedara fija anunciando el evento y lo viralicé en las cuatro redes sociales que tenemos, agregándole al final un vale que diseñé para que la gente si le apetecía lo imprimiera a fin de regalar la cena por Reyes. No soy diseñadora ni muchos menos, pero con apps tipo Picsart y PhotoGrid se pueden hacer cosas decentes.

- Ese vale también lo compartí otro día en las redes sociales como recordatorio.

- En Facebook y Google Plus dos veces a la semana, para no ser cansinos, recordaba el evento empleando info distinta como por ejemplo una foto que saqué del perfil de Instagram de Fran en el que mostraba uno de sus platos, una entrevista que le hizo Antena 3 o un evento al que asistió por Reyes disfrazado de Gaspar y que tomé de su fanpage… Iba buscando datos que resultaran amenos para compartir….

-  En Twitter si repetía con más frecuencia la info del evento porque la red al ser mucho más ágil en cuanto a rotación de información te permite hacerlo, tres tuits al día cuando viralizaba un post y de resto uno o dos diarios.

- Cuando ya nos quedaban dos plazas para la cena (¡bieeeeen!) enseguida lo compartí en todas las redes, es una forma de hacer ruido y de apurar a los que aún están indecisos.

- Y ya cuando estábamos completos lo puse, of course.

- En la newsletter que solemos enviar los lunes (y que yo hago) con el menú de cada semana también fui informando, fueron dos en total.

- Diez días antes hice un anuncio en Facebook, resulta muy barato y rentable si pones como gasto máximo al día 4 euros. Yo aún no soy experta en el tema, pero me leí lo que pude en el blog de Víctor Martín, además de que en esos días participé en una videoconferencia con él y aproveché para preguntarle. En este caso hice un conjunto de anuncios con dos imágenes de Fran y el resto igual (texto, público, ciudad, etc), uno tuvo muchos más clics que el otro. Al final me gasté 20 euros, y una de las parejas que asistió se enteró específicamente por esta vía (¡bieeeeeennnnn la inversión valió la pena!!).

- Anteriormente me había hecho una lista en Mailchimp (herramienta de email marketing) de blogs sobre ocio, gastronomía y lifestyle de Madrid. Aquí le tengo que agradecer a Patsy (su portal se llama Madrid Seduce) que me ayudó a confeccionarla. Con esa lista elaboré un mensaje una semana antes en el que les contaba sobre el evento y los animaba a difundir la información si les gustaba en sus bitácoras, y adjuntaba mediante un link una nota de prensa que había puesto en el blog. Esta técnica en principio no me dio resultados, pero esto tiene matices: cuando el evento iba a ser el 20-11 algunos de esos blogs promocionaron en varias de sus redes la cena, luego tuve que enviarles mensajes avisándoles de la suspensión a última hora (cosa que supongo no me dejó bien parada), entonces esta segunda vez no me hicieron mucho caso… Lección aprendida.

- También diez días antes hice un pequeño cartel (Din A5) que imprimí y plastifiqué. Cogí un minicaballete que tengo en casa de portafotos comprado en Ikea y lo puse con el cartel en la barra del restaurante para que los clientes habituales que no reciben ninguna información nuestra online la vieran. Lo siento, no tengo foto de eso pero este es el cartel. Aquí os cuento una anécdota: el sábado antes del evento tuvimos una comida con un grupo de clientes, la hija preadolescente  de uno de los asistentes, fan de Top Chef, vio el cartel y se lo pasó a sus padres diciéndoles que vinieran al evento. Ellos ya habían recibido la información vía email, sin embargo, no se habían terminado de decidir, y fue la niña quien los terminó de convencer.

Conclusiones: todas las acciones, por insignificantes que parezcan pueden funcionar, sobre todo si se trata de un pequeño negocio como este. Cuatro personas vinieron por el cartelito, una pareja vino a través del anuncio en Facebook y otra pareja se enteró por la newsletter semanal. La mitad del salón (es muy pequeño). Los demás fueron enterándose también por las redes sociales, aunque son amigos de la casa. Todo el trabajo dio sus frutos.

Y colorín colorado, este cuento se ha acabado. Espero que os haya servido, que paséis una feliz semana y aprovechad todos los eventos que hay estos días (Fitur, Madrid Fusión, Gastrofestival…). ¡Un abrazo!

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