Importancia y urgencia en entornos VUCA

Solo por si acaso: no, no voy a hablar de la matriz de Eisenhower. Ya sé que lo que nos han dicho toda la vida que tenemos que hacer, si queremos mejorar nuestra productividad personal, es aprender a organizarnos y priorizar. Y que la mejor manera de hacerlo es clasificar las tareas según su importancia y urgencia utilizando la técnica del famoso general norteamaricano. Solo hay un pequeño detalle: la naturaleza del trabajo ha cambiado mucho desde entonces, y como seguramente te habrás dado cuenta si has intentado llevar a la práctica esta técnica, hoy en día ya no funciona.

Esta y otras técnicas son el pilar sobre el que se asientan muchos cursos de gestión del tiempo desde hace décadas. Un paradigma este —el de la gestión del tiempo— que lleva años haciendo aguas por todas partes, como muchas organizaciones ya han descubierto, a veces de mala manera. La cuestión es que hemos pasado de ser trabajadores de carácter principalmente manual, a profesionales del conocimiento. La importancia y urgencia de las cosas ahora cambian a mucha mayor velocidad, y la cantidad de cosas que nos gustaría hacer sobrepasa con mucho la cantidad de tiempo que tenemos disponible para hacerlas.

Esta nueva naturaleza del trabajo, que muchos han calificado como VUCA —acrónimo de la expresión inglesas «volátil, incierta, cambiante y ambigüa»—, ha cambiado completamente las reglas de juego de la productividad personal. Ya no es suficiente con saber hacer el trabajo por el que te pagan «oficialmente», también es necesario aprender a trabajar de una manera distinta, como parte del desarrollo de las competencias blandas o cualidades que son indispensable para los profesionales del siglo XXI. Entender que las prioridades no se asignan, sino que se tienen y evalúan sobre la marcha. Y que gran parte de las urgencias con las que tenemos que lidiar cada día en realidad tienen su origen en una forma de trabajar «obsoleta» y, por tanto, son completamente evitables.

Para evaluar correctamente las prioridades en un mundo VUCA, y por tanto decidir mejor qué hacer en cada momento, es necesario contar con un inventario completo y permanentemente actualizado de todos los compromisos adquiridos, con los demás y con uno mismo. Para ello, debemos asegurarnos de desarrollar un flujo de trabajo tal que nos permita «canalizar» todos los inputs que requieran una potencial acción, de manera que podamos aclarar su significado, identificando los resultados que queremos alcanzar y cuál —o cuáles— son las siguientes acciones que requieren. Sólo mediante la revisión de un sistema de recordatorios realmente completo y actualizado, es posible elegir aquello que tiene más sentido hacer en cada momento, con la confianza de que estamos haciendo primero aquello que tiene más valor para nosotros, teniendo en cuenta las circunstancias.

En cuanto a las cosas urgentes, aunque un porcentaje de ellas son realmente urgencias, la mayoría son simplemente el fruto de una mala gestión de nuestros compromisos. Por ejemplo, somos muy dados a posponer la fecha de inicio de las cosas que tienen una fecha límite lejana en el tiempo. Es decir, como todavía no urge, preferimos trabajar en otras cosas que «supuestamente» son más importantes o urgentes. Y al final, ya sabemos lo que pasa: estrés, frustración, baja calidad por las prisas y fechas incumplidas.

En un mundo VUCA, la mejor estrategia es empezar a trabajar en las cosas tan pronto aparecen en nuestro radar, avanzando cada día un poco con muchas cosas en paralelo. Esto contrasta enormemente con el hábito de muchas personas de trabajar en cada asunto de manera exclusiva hasta que ya no pueden seguir avanzando, momento en que se plantean entonces cambiar a otro asunto. Agrupar lo que tenemos que hacer según lo que nos limita para hacerlo te permite aprovechar mejor tus recursos —por ejemplo, si estás con tu jefe, trata todos los temas que tienes que tratar con tu jefe, independientemente de a qué asunto pertenezcan, en lugar de tener que molestarle a cada rato con una cosa distinta, simplemente porque pertenecen a proyectos diferentes. Trabajar por contexto, tiempo y energía disponible, a la larga, te permitirá terminar las cosas mucho antes, sin estrés y con una mayor calidad, reduciendo al mismo tiempo el número de las urgencias futuras autoinducidas.

En definitiva, hoy, como hace décadas, seguimos teniendo que lidiar con cosas más y menos importantes, y con cosas más y menos urgentes. Pero definitivamente, tenemos que aprender a lidiar con ellas de una manera muy distinta a como lo hacían nuestro padres y abuelos. Los entornos VUCA y la nueva naturaleza del trabajo imponen formas de hacer diferentes. Cuanto antes lo interiorices, más rápido estarás en el camino de mejorar tu efectividad personal.