Intranet social inmobiliaria con Bitrix24.

En el articulo anterior, analizamos las principales características de Bitrix24 para ser utilizado como ahora nos centraremos en la posibilidad de utilizar la plataforma como una CRM inmobiliario, y intranet inmobiliaria. Una intranet es una red interna y privada, la cual pertenece y es gestionada por una empresa.

La anterior es una definición muy básica y simple, para que se logre entender a titulo ilustrativo la funcionalidad primaria de una intranet. Desde hace décadas, la implementación de una intranet en el ámbito de las grandes empresas y corporaciones es algo habitual.

Hoy en día, prácticamente toda agencia inmobiliaria debería plantearse el implementar su propia intranet, para así lograr maximizar sus recursos y gestionar de forma más eficiente su funcionamiento organizacional. En la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, todavía encontramos cierto grado de resistencia en su implementación, y ello en parte viene dado por el desconocimiento del auténtico potencial que ofrece la utilización de una intranet en el ámbito inmobiliario. No obstante lo anterior, dentro del ámbito de la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España se comienzan detectar síntomas de cambios en la tendencia citada, y los niveles de resistencia comienzan lentamente a descender.

El aumento del protagonismo de internet tanto en la vida cotidiana como en el ámbito empresarial, combinado con la facilidad con la que cuentan las personas para acceder a las nuevas tecnologías, condiciona en grado sumo la necesidad de implementar una intranet inmobiliaria. La nueva era digital en la que vivimos determina que las formas de comunicación han cambiado; los flujos de información son cada vez mayores y con ello aumenta la necesidad de encontrar vías de comunicación en sintonía. Por otro lado, las nuevas formas de comunicación internas a nivel organizacional exigen de sistemas funcionales efectivos, los cuales facilitan la gestión interna de la agencia inmobiliaria y, al mismo tiempo, permiten aumentar el grado de productividad.

Mediante la utilización de una intranet, la agencia inmobiliaria puede gestionar la información en tiempo real con todos los miembros del equipo inmobiliario, y también los responsables a nivel empresarial u organizacional pueden gestionar de forma más efectiva la asignación de las tareas cotidianas. En cualquier caso, un factor muy importante para el buen funcionamiento de una intranet inmobiliaria es que se asigne a un responsable o administrador de la misma. Una intranet inmobiliaria no solo debe saber utilizarse de forma efectiva, también es muy importante conocer los detalles técnicos que permiten que dicho sistema de comunicación interno funcione correctamente. Al mismo tiempo, asignar a una persona como responsable de la internet inmobiliaria permite lograr mayores niveles de eficiencia colectivos, porque la administración de la misma al estar centrada en una sola persona elimina posibles distracciones de otros miembros de la inmobiliaria. La administración de una intranet inmobiliaria y su gestión, vinculados ambos factores a los flujos de información interna que a través de ella se distribuyen, necesita de dos ingredientes fundamentales: tiempo y especialización, centrados en la figura de un administrador de la intranet.

Una intranet inmobiliaria debe implementarse centrada en su funcionalidad, que no es otra que la comunicación efectiva a nivel interno entre los miembros de la agencia inmobiliaria. Un equipo inmobiliario efectivo debe estar informado en tiempo real, y al mismo tiempo es determinante que exista una vía de comunicación instantánea y sin interferencias. Una agencia inmobiliaria no puede ni debe permitirse el lujo de malgastar sus recursos organizacionales. En el ámbito de la pequeña y mediana agencia inmobiliaria en España, hay dos elementos que se detectan apenas uno entra en la oficina inmobiliaria: papeles por doquier y constantes preguntas de todo tipo. Aunque parezca algo habitual, desde la perspectiva del coaching inmobiliario son dos factores que hablan por sí solos del tipo de modelo organizacional implementado. Incluso lo anterior, ante casos extremos de disidía corporativa, podemos considerarlo como modelos de "des-organización" más que de organización del trabajo. Precisamente, una intranet inmobiliaria viene a eliminar las interferencias en modo de: "preguntas constantes, reiterativas e innecesarias"; porque todos los miembros de la agencia inmobiliaria pueden estar al tanto de todas las cosas, sin necesidad de estar constantemente preguntando qué deben hacer o cómo deben gestionar una tarea.

Es muy importante erradicar dentro del ámbito inmobiliario las constantes preguntas, que solo representan interrupciones para quien las recibe, como también sistematizar las formas de trabajo interno a través de los sistemas de difusión de la información en tiempo real. Ningún miembro del equipo inmobiliario necesita preguntar qué debe hacer si se le informa a través de la intranet. Como tampoco es necesario derrochar el tiempo de la reunión semanal de la inmobiliaria con información improcedente.

Una intranet inmobiliaria en cierto modo puede considerarse un CRM inmobiliario interno, y desde luego la combinación de ambos puede resultar en extremo beneficioso para la agencia inmobiliaria. Es decir, tanto una intranet inmobiliaria como un CRM inmobiliario, deben ser implementados de forma eficaz para, precisamente, lograr gestionar mejor los recursos de la agencia inmobiliaria.

Desde luego existen diferentes formas de implementar una intranet en el ámbito inmobiliario, y cada agencia inmobiliaria deberá en primer lugar analizar sus limitaciones para, posteriormente, decidir cuál de ellas se ajusta mejor a sus necesidades especificas y a sus recursos disponibles. En tal sentido, Bitrix24 no solo ofrece un CRM para ser utilizado dentro del ámbito inmobiliario, también permite implementar de forma sencilla una intranet para la agencia inmobiliaria.

Una intranet social para la agencia inmobiliaria es una respuesta a una necesidad organizacional. Las redes sociales en internet, deben su popularidad principalmente a dos factores estrechamente vinculados: su facilidad de uso y la eficacia en el intercambio de la información. Bitrix24 ofrece a la agencia inmobiliaria la posibilidad de implementar un sistema muy efectivo de comunicación a nivel interno; porque su intranet social se basa en las funcionalidades que caracterizan a las redes sociales. Debido a lo anterior la curva de aprendizaje de la intranet social es muy rápida, y eso es un factor muy importante, porque no es necesario realizar ningún curso para aprender a utilizarla. La interfaz de usuario para los miembros de la agencia inmobiliaria es muy intuitiva, y su diseño es muy amigable; entre sus principales características podemos destacar:

• Perfil individual con fotografía.
• Buscador interno integrado.
• Notas pendientes y mensajes sin leer.
• Notificación y publicación de eventos.
• Adjuntar todo tipo de archivos (documentos, imágenes, vídeos, etc).
• Acceso directo al CRM inmobiliario.
• Sección para grupos de trabajo internos y externos.
• Enviar y recibir mensajes con enlaces internos o externos.
• Realizar comentarios y seguir hilos de discusión.
• Botón Like ("me gusta") para valorar contenidos.
• Marcar mensajes como "Favoritos".
• Visualizar calendario de actividades actualizado.
• Invitar usuarios (solo con la autorización del administrador de la intranet).
• Acceso directo a sistema de videoconferencias interno.
• Agenda de actividades personales.

- Activity Stream de la intranet social inmobiliaria.

Todo el flujo de actividades internas de la agencia inmobiliaria se concentra en un solo punto, desde el cual cada miembro del equipo inmobiliario recibe información. Por decirlo de otro modo es el punto central de actividades internas de la inmobiliaria; una fuente unificada de información interactiva y desde la que se puede tener acceso a todas las actualizaciones, cambios y modificaciones de la intranet social. Cada miembro de la agencia inmobiliaria puede estar al tanto de lo que está sucediendo a nivel interno, y ello estimula el sentido de pertenencia a nivel organizacional y empresarial. Al mismo tiempo, la intranet social no solo es una fuente de información para el agente inmobiliario, éste también puede interactuar activamente aportando datos, reflejando sus opiniones o por ejemplo informando de que ha captado una nueva propiedad.

Los usuarios pueden elegir cómo mantenerse informados sobre lo que sucede dentro de la inmobiliaria mediante diferentes métodos: a través del flujo mismo de actividades de la intranet social, con notificaciones diferenciales, vía mensajería interna o mediante el correo electrónico. A través del sistema de mensajería interna de la intranet social o del correo electrónico, tanto se pueden recibir como enviar invitaciones y notificaciones de cualquier tipo.

- Flujo interactivo de las actividades de la inmobiliaria.

El agente inmobiliario puede interactuar en tiempo real sin necesidad de utilizar sistemas de navegación adicionales. Cualquier comentario que realice sobre el flujo de información de la intranet social de la inmobiliaria, lo puede realizar desde la interfaz principal. Algunos ejemplos:

• Confirmar que ha recibido la asignación de una tarea.
• Valorar una propiedad y realizar observaciones sobre la misma.
• Avisar que tiene un potencial cliente comprador para una vivienda.
• Acceder al visor de imágenes de propiedades en venta.
• Compartir la captación de una propiedad con su información vinculada.

En la intranet social inmobiliaria, la comunicación alcanza un nivel superior de efectividad, porque se pueden establecer conversaciones e invitar a otros miembros del equipo inmobiliario. Es una forma de colaboración interna muy efectiva dentro del ámbito inmobiliario, que permite compartir información de propiedades o responder consultas de otros colegas de la inmobiliaria, incluso adjuntando al instante una fotografía de una vivienda. Al mismo tiempo, la intranet social gestiona y otorga niveles diferenciales de importancia a los flujos de información de forma automática. Por ejemplo: un agente inmobiliario publica la captación de una propiedad a un precio de venta muy atractivo, y a partir de que los usuarios comienzan a visualizar dicha notificación, automáticamente la propiedad se posiciona internamente como destacada. Lo anterior seria un sistema similar a un "trending topic" en Twitter.

La intranet social ofrece todas las herramientas necesarias para la gestión interna de la agencia inmobiliaria, integrando elementos como la asignación de tareas o la posibilidad de compartir documentos. Bitrix24 como intranet social inmobiliaria se puede utilizar desde cualquier dispositivo móvil; como smartphones, tablets u ordenadores portátiles. La aplicación para la intranet móvil y privada de la agencia inmobiliaria es gratis; un factor que entiendo procede ser destacado. Todo el flujo de información y actividades de la intranet social inmobiliaria puede ser visualizado en tiempo real desde cualquier dispositivo, permitiendo al agente inmobiliario interactuar como si estuviera presente en la oficina de la inmobiliaria

La intranet social de la en la eficiencia como medio para aumentar los niveles de productividad. Precisamente, implementando una agencia inmobiliaria, debe ser considerada como un sistema de comunicación activa con orientación proactiva; y enfocado intranet social, la agencia inmobiliaria podrá acceder a un sistema de comunicación interno rápido y efectivo, que le permitirá aumentar sus niveles de eficiencia y productividad.