La clave del procesamiento

Foto por Raymond Shobe (via Flickr)

Artículo original escrito por Jero Sánchez. Sígueme en Twitter.

Una de las técnicas más importantes a la hora de tenerlo todo bien organizado es el procesamiento de nuestras bandejas de entrada. El primer paso hacia una existencia sin estrés consiste en recopilar en un lugar físico –generalmente una bandeja de escritorio– absolutamente todas las cosas que suponen algún trabajo pendiente. Desde facturas por pagar, pasando por recordatorios, documentos para leer e incluso cartuchos vacíos que tenemos que comprar. Todo debe estar en un lugar, y fuera de nuestra cabeza.

Sin embargo, es difícil ver una bandeja vacía de forma regular. Cuando camino por mi oficina y miro las bandejas de entrada de algunas personas, generalmente siempre están llenas de los mismos papeles. ¿Por qué? Me consta que el problema no se debe a la falta de tiempo para procesarlas, sino a la falta de técnica a la hora de hacerlo.

La idea tras el procesamiento de la bandeja de entrada es organizar –trasladar– la tarea que representa cada papel y objeto a nuestro sistema productivo. Las citas con fecha y hora van al calendario, los documentos de referencia a nuestro archivo, y así sucesivamente. Si conseguimos procesar la bandeja todos los días, tendremos un sistema siempre actualizado y nuestra bandeja vacía –con el beneficio psicológico que ello supone para nuestro estrés.

El problema se presenta cuando agarramos algo de la bandeja y no tenemos claro lo que es, o qué tenemos que hacer con ello. Lo natural –lo hemos hecho todos en algún momento– es devolverlo a la bandeja y tomar otra cosa. Así, lo que sucede es que terminamos por procesar solo las cosas fáciles, y se quedan en la bandeja las cosas más “incómodas”. Es decir, hacemos un procesamiento parcial.

Esos elementos no procesados suelen quedarse en la bandeja por mucho tiempo, pues siempre chocamos contra la misma barrera psicológica –son cosas de las que no queremos ocuparnos en este momento. El resultado es una bandeja que nunca termina de vaciarse, lo que genera estrés y una sensación de que nuestro sistema está incompleto, o peor aún, de que no funciona.

La clave para que esto no suceda es muy sencilla: lo que sale de la bandeja de entrada no puede volver a ella. Una vez tomamos algo de la bandeja, esta se convierte en una carretera sin retorno. La única forma de continuar es tomar una decisión para cada cosa que tomemos, por difícil e incómoda que sea. No podemos levantarnos de la mesa sin haber vaciado la bandeja completamente.

Procesar requiere de un estado mental de alta concentración, y debemos darle la importancia que tiene. Aunque muchas cosas son muy fáciles de procesar, otras requieren que pensemos, que pensemos mucho y bien. Ese es parte de nuestro trabajo. Debemos hacer el esfuerzo. Al final, la recompensa será que, cuando nos levantaremos de la silla, la bandeja estará vacía, nuestro sistema actualizado y ordenado, y lo mejor, nos iremos con la sensación de haber hecho lo que teníamos que hacer.

¿Procesas siempre tus bandejas de entrada hasta dejarlas vacías? ¿Qué es lo que te resulta más difícil? Comparte tu experiencia con nosotros en un comentario.