La importancia de las listas y de trabajar de pie

No es tan sencillo ser productivo cuando se trabaja desde casa y más si el tipo de tareas que realizas no son lineales. Cuando tenemos negocios propios o blogs nuestras tareas no son siempre una detrás de otra. Hay montones de tareas trasversales que necesitamos hacer y que realmente nos provoca un montón de tareas acumuladas, muchas de ellas monótonas o rutinarias. Al final lo que nos pasa con este tipo de trabajos es que nos desorientemos con facilidad. Ser poco productivas cuando nos convertimos en madres es muy frustrante porque tenemos la constante sensación de que no hacemos bien las cosas y que encima no tenemos tiempo para nada.

Cuando estaba trabajando fuera en oficinas o departamentos técnicos siempre tenía en el escritorio una tabla Excel. La llamaba “Control de trabajo”. Ese control me permitía saber que tareas y proyectos estaban pendientes por hacer. Lo primero que hice cuando decidí que iba a trabajar desde casa es ponerlo en marcha de nuevo. Después lo perfeccioné con el método GTD, y ahora estoy pasando por un momento en que lo uso pero con listas diarias. Es decir, que aquello que planeo hacer ese día lo pongo en una lista independiente, que me permita visualizar claramente qué tareas son PRIORITARIAS que termine ese día. Para esas listas utilizo un complemento de Google Chrome que es Google Task. También se puede usar desde el calendario de Google, pero yo prefiero tenerlo a mano en el mismo navegador.

Pero ¿porqué es tan importante hacer una lista a comienzo de la jornada?

• Permite que descargues de tu cabeza a una hoja física o virtual, todo lo que tienes que hacer ese. Está demostrado que se piensa mucho mejor si no estamos tratando de retener datos. Te pongo un ejemplo, si yo te pido que memorices una serie de número (635, 962, 684, 5874, 365) y te digo que te  voy a preguntar los número en una hora seguramente no puedas trabajar bien, porque tu cerebro trata de no olvidar esos número. Es decir que tengo una parte de tu cerebro ocupado por tanto vas a pensar peor. Con las tareas pasa igual, si estamos tratando de no olvidar la montaña de cosas que tenemos que hacer, estamos pensando peor porque tenemos parte del cerebro ocupado con una tarea. Por tanto tenemos que dejar el cerebro libre de esa tarea. La mejor forma es tener esas tareas apuntadas y tener una rutina de apuntar por la mañana, tener a mano la lista por si tenemos que apuntar más y repasar la lista para ver la siguiente tarea que tenemos pendiente. Eso hace que nuestro cerebro no esté ocupado y nuestro rendimiento aumenta. 
• Te ayuda a distribuir el tiempo mejor. Si sabemos todo lo que tenemos que hacer podemos priorizar y distribuir las tareas mucho mejor, intercalando tareas más creativas o intelectuales con tareas rutinarias. Incluso intercalar tareas que nos gustan con otras que no nos gustan pero tenemos que hacer.
• Es difícil que olvides asuntos prioritarios. Es difícil olvidar algo que apuntamos, y podemos volver a leer. Además como dije en el primer punto, saber que no lo vamos a olvidar porque está apuntado nos deja el cerebro libre para hacer las cosas mejor.
• Te hace consciente de todas las tareas a ejecutar y con ello de tu carga de trabajo. Y con ello podemos distribuir y además al final del día tenemos una idea clara de todo lo que hemos hecho. Con ello podemos hacernos a la idea de a qué hora vamos a acabar nuestro trabajo y dedicarnos a disfrutar.
• Puedes ayudarte a poner en marcha estrategias de motivación. La motivación es algo que no tiene que venir de fuera sino de dentro. Podemos seguir estrategias de motivación como retarnos a realizar X tareas en un tiempo determinado. O usar el premio cuando acabamos una tarea. También el ser consciente de todo lo que estamos acabando de hacer tiene un gran poder motivador. 

¿Qué puede hacer que tus listas te ayuden de verdad?

• Prioriza de verdad. Determina antes de meterte de lleno a ejecutar todas las tareas qué es lo realmente importante que termines HOY.
• Hazlo al comenzar la jornada y ten la lista a mano para los asuntos que vayan surgiendo durante la jornada. Incluye en tu GTD o en una lista separada las tareas que sabes hoy que tendrás que hacer mañana. Hacer la lista a primera hora en lugar de ponerte a ver tu email y redes sociales es mucho más eficiente y hará que desde el primer momento tengas consciencia de la cantidad de cosas que tienes que hacer. Las redes sociales son muy interesantes, pero en muchas ocasiones se usan como válvula de escape. Es decir, que te distrae para no tener que pensar en cosas que tienes que hacer. Puedes usarlas como estímulo para el trabajo, es decir, que sean tu premio al completar las tareas.
• Consigue que tus listas sean realistas. No se trata de poner aquello que te gustaría poder hacer, sino aquello que de verdad puedes hacer hoy.
• Incluye aquellas cosas que son personales, no sólo profesionales. Cuando trabajamos en casa la línea entre lo personal y lo profesional se difumina mucho. Es muy importante que cuidemos esferas de nuestra vida como el desarrollo personal o simplemente la espiritualidad.
• Te recomiendo la meditación, porque es un gran liberador de tensión y te ayudará a centrarte mejor. Puedes ver aquí un vídeo para meditar en tan solo tres minutos.
• No te distraigas porque sí. Marca esos momentos en que te vas a dar la libertad de distraerte. Por ejemplo, marca que vas a usar 10 minutos de tu tiempo después de la tarea X para hacer lo que quieras.
• Establece una o varias tareas que vas a realizar de pie. Hay estudios que dicen que trabajar de pie aumenta la sensación de urgencia y mejora la forma física. Puedes probar a ponerte en una mesa más alta o usar algún sistema para poner más alto el portátil. Yo estoy practicando con esta fórmula de trabajo desde hace tres días y me está aportando una experiencia interesante. Espero contarte mi experiencia en un próximo artículo, pero de momento puedo decirte que está funcionando para aumentar la concentración y tengo la sensación de terminar más rápido mis tareas de éste modo.

En cuanto al último punto de trabajar de pie, me gustaría contarte que efectivamente este artículo acabé escribiéndolo de pie. No tenía pensado hacerlo, pero al poco de comenzar me di cuenta de lo mucho que me estaba costando concentrarme. De momento estoy usando un sistema muy rudimentario como puedes ver en la foto, pero que está a la perfecta medida que necesito para hacerlo.

Si tienes alguna experiencia con listas o trabajando de pie, explícamelo aquí en los comentarios. Tu experiencia también puede ayudar a mucha gente.