La importancia del lenguaje en productividad personal

“Hazlo todo tan simple como sea posible, pero no más simple”

— Albert Einstein

A menudo podemos encontrar en nuestras listas de acciones cosas como ‘Hablar con Tom’, ‘Ver informe trimestral’, ‘Mirar con David lo del manual’, ‘Reuniones con proveedores’. Pese a que es mejor esta lista que no tener nada, lo cierto es que si buscamos maximizar nuestra eficacia personal necesitaremos definir con más precisión nuestro trabajo, y para ello generalmente es necesario escribir más y mejor. De lo contrario, si no definimos correctamente en qué consiste una acción, implicará pensar qué significa exactamente antes de hacerla o bien recuperar de nuestra memoria a corto plazo lo que en su momento definimos que debería ser. Este paso previo complica la acción, nos provoca rechazo, nos empuja a la procrastinación y en definitiva nos aleja de nuestros objetivos y metas.

En productividad personal en general y con GTD en particular es necesario elegir bien el lenguaje que utilizamos para definir nuestro trabajo. El lenguaje en productividad personal importa y mucho.

Lenguaje productivo en GTD

Este factor comienza a ser determinante desde el primer paso del flujo de trabajo GTD, el de captura. Cuando estamos capturando lo que queremos es sacar inmediatamente ese pensamiento de nuestra cabeza y anotar rápidamente la interrupción para minimizar sus efectos. Esto implica generalmente no pensar demasiado y anotar lo mínimo imprescindible en nuestra bandeja de entrada, es decir queremos velocidad pero debemos asegurarnos de anotar lo suficiente para que al procesar más adelante no necesitemos utilizar la memoria para recordar detalles clave para el asunto.

Es en el segundo paso, el de aclarar, cuando debemos definir bien nuestro trabajo. Lo primero a la hora de escribir una acción es iniciar la frase con, valga la redundancia, un verbo de acción. También necesitaremos adjuntar a la acción toda la información que necesitaremos sobre el asunto, o si es muy extensa, un link a esa información. En lugar de los ejemplos anteriores, es mucho mejor encontrarnos en nuestra lista de acciones cosas como las siguientes:

• ‘Llamar por teléfono a Tom (555 55 55) y preguntarle cuándo le va bien reunirnos para renovar el contrato anual’
• ‘Revisar el documento de informe trimestral [incluir link a c:\documentos\informes\2015] y anotar mis comentarios’
• ‘Convocar una reunión con David para actualizar el apartado 5.2 del manual’
• ‘Convocar a los 5 proveedores la semana próxima a una sesión de feedback sobre el RFP de la aplicación de ventas’

Para llegar a este nivel de detalle es preciso pensar y decidir antes de organizar el asunto en nuestro sistema GTD. Este ejercicio necesario no lo podemos obviar, por lo que evitaremos prácticas peligrosas como arrastrar un correo electrónico sin más a nuestra lista de acciones.

En el caso de los proyectos, es mejor enunciarlos como un resultado en lugar de con un verbo de acción. Ejemplos de proyectos son:

• ‘Documento de memoria de la compañía completado y enviado a imprimir’
• ‘Propuesta de licitación enviada al cliente A dentro del plazo (antes del 30/09)’
• ‘Portátil actualizado a Windows 10’

Con los proyectos, lo que nos encontraremos en la bandeja de entrada normalmente será algo demasiado grande como para definirlo completamente en el mismo momento en que procesamos. En este caso podemos plantear una acción que sea ‘Brainstorm personal sobre el proyecto de cambiar los portátiles del departamento’. En este caso la acción podría consistir en una sesión de planificación natural del proyecto para definir el resultado esperado y las próximas acciones.

Un ejemplo completo

Veamos un ejemplo concreto y completo: Estoy en mi sitio, viene alguien y me dice “Tienes que gestionar las vacaciones de tu equipo, pásame el calendario antes del próximo lunes”. En ese momento es muy probable que estuviera haciendo otra cosa diferente e igual o más importante que lo que me acaban de pedir, así que lo que hago es capturarlo en una de mis bandejas de entrada con la frase ‘vacaciones del equipo antes del lunes’ y continúo con mi trabajo.

Al cabo de un rato, cuando haya terminado la tarea que estaba haciendo y sienta la necesidad de actualizar mi sistema, procesaré mis bandejas de entrada. Es en este momento, cuando extraigo el elemento de la bandeja de entrada, cuando pienso y decido qué significa para mí, qué quiero conseguir respecto a ese asunto y qué debo hacer para lograrlo.

Después de pensar un rato en qué significa gestionar las vacaciones de un equipo y cuál sería la mejor manera de hacerlo, llego a la conclusión de que lo primero que necesito son los criterios del departamento y la propuesta de vacaciones de cada miembro del equipo.

El título del proyecto quedaría ‘Vacaciones del equipo cumplen la política del departamento y están introducidas en la aplicación antes del 30 de junio’. Este proyecto tendría al inicio 2 próximas acciones: ‘Enviar mail al equipo para que me envíen su propuesta de vacaciones’ y ‘Buscar en la Intranet la política del departamento sobre vacaciones’.

El resto de acciones todavía no puedo hacerlas: leer la política del departamento, unificar las propuestas de vacaciones en un Excel, solucionar los conflictos de las propuestas que se solapan, introducir las vacaciones validadas en la aplicación. Estas acciones, o bien me las apunto en un documento de proyecto, o si son demasiado evidentes ya las iré apuntando a medida que se conviertan en próximas acciones.

Concluyendo

Si bien debemos ser capaces de sintetizar nuestra escritura para ganar eficiencia, a la hora de anotar proyectos y acciones en nuestras listas muchas veces nos pasamos de simplicidad. Cuando definimos nuestro trabajo necesitamos ser breves, pero también precisos indicando los detalles necesarios.

Definir los proyectos y acciones con un lenguaje preciso y detallado es vital para ser productivo. La pequeña inversión de tiempo en describir con exactitud cada elemento en nuestras listas nos hará volar a la hora de decidir y de hacer, y evitará que la procrastinación nos empuje a hacer las tareas más sencillas e irrelevantes.

No hay nada como probarlo para convencerse ¿Por qué no lo pruebas y nos cuentas qué tal te fue?

Imagen Notebook cortesía de Shutterstock

Samuel Casanova

Soy Samuel Casanova, Scrum Master en Raona/Vueling y entusiasta de la productividad personal y de equipos con GTD, Scrum, LEAN y Kanban.