La ofimatica en la nube: Que es, servicios y ventajas

La computación en la nube (cloud computing) ya esta aquí, y de la mano de los servicios de almacenamiento online, han surgido una variedad de suites ofimáticas completas que funcionan utilizando únicamente el navegador de internet. Cada una de estas suites ofimáticas en la nube cuentan con sus propias características que los hacen dignos de ser tomados en cuenta.

A continuación, me adentraré en que es la ofimática en la nube, los servicios y soluciones de cloud office que podemos encontrar, y las ventajas y desventajas que ofrecen este tipo de suites ofimáticas al compararlas con sus símiles de escritorio.

¿Qué es la ofimática en la nube?

La computación en la nube es la definición que se le da a las aplicaciones que pueden ser ejecutadas desde internet, sin tener que descargar la aplicación, convirtiéndola en un servicio y no en un producto.
Por lo tanto, la ofimática en la nube es el nombre que se le da a las suites ofimáticas que puedes utilizar directamente desde el navegador, sin necesidad de descargarlas a tu computadora.

Las suites ofimáticas en la nube que podemos encontrar con frecuencia son acompañadas por un servicio de almacenamiento online con un plan gratuito o de pago; tal es el caso de Google Drive y Google Docs, Office Online y OneDrive, entre otros.

Sin embargo, la aparición de aplicaciones como NextCloud han cambiado el panorama de la ofimática en la nube, pues permiten a cualquier usuario crear un entorno de almacenamiento online en su computadora, incluyendo la instalación de su propia suite ofimática online desde la que podrá acceder desde todos sus dispositivos inteligentes.

Suites ofimáticas online

Google Drive

Cuando Google anunció que lanzaría un servicio de almacenamiento de nombre Google Drive, no pasaría mucho tiempo antes de que absorbiera completamente al anterior Google Docs.

El plan gratuito de Google Drive incluye 15 GB de almacenamiento distribuido entre Drive, Gmail y Google Fotos, así como precios accesibles para poder utilizar desde 100 GB, hasta 30 TB de almacenamiento online.

Google Drive incluye un procesador de texto, editor de hojas de cálculo, creador de presentaciones, creador de formularios y dibujo vectorial; aunque permite añadir nuevas funciones mediante extensiones y aplicaciones de la Chrome Web Store.

Podemos utilizar Google Drive para editar documentos desde el escritorio mediante su página web, o en smartphones y tablets por medio de su aplicación en Google Play Store, además, es capaz de importar y exportar documentos al formato de Microsoft Office y PDF, entre otros.

Office Online y Office 365

Office Online es la apuesta de Microsoft Office para editar documentos en la nube utilizando OneDrive para almacenar tus documentos.

Office Online permite utilizar versiones gratuitas adaptadas al navegador de Microsoft Word, PowerPoint y Excel, además de OneNote, Outlook y Sway con la opción de utilizar las versiones de escritorio si requieres de más potencia. Por medio de OneDrive, Office Online ofrece 5 GB de almacenamiento gratuito para tus documentos, con opciones para aumentar hasta tener 5 TB.

Según Microsoft, Office Online es la única suite ofimática online que cuenta con un 100% de compatibilidad al abrir tus documentos de Microsoft Office, un punto a tomar en cuenta a pesar de que las demás suites ofimáticas online mejoren constantemente su compatibilidad con esta.

Al igual que Google Drive, puedes disfrutar de Office Online desde tu navegador, mientras que en tu teléfono puedes descargar las aplicaciones de Microsoft Office disponibles para Android, iOS y Windows Phone. Tanto Office Online, como las aplicaciones móviles de Office y la versión de escritorio de Microsoft Office te permiten almacenar tus documentos directamente en OneDrive para compartirlos en todos tus dispositivos.

Zoho Docs

Zoho Docs es una suite ofimática online enfocada en su totalidad a los usuarios empresariales, aunque cualquier persona puede crear una cuenta gratuita para disfrutar del servicio.

Zoho Docs ofrece un procesador de texto, hoja de cálculo y creador de presentaciones, además de darte 125 GB de forma gratuita, aunque con letras pequeñas: Puedes disponer de los 125 GB sin pagar, pero al momento de registrarte en Zoho lo haces como organización, no como usuario individual, y cada organización puede añadir 25 usuarios, con 5 GB de almacenamiento cada uno.

Puedes utilizar Zoho Docs desde el navegador o descargar el cliente de escritorio para Windows, Mac o Linux.

LibreOffice – Collabora Online

LibreOffice es la alternativa más popular a Microsoft Office en el escritorio, y ahora es posible utilizarla desde el navegador mediante una variedad de formas.

Una de las primeras versiones de “LibreOffice Online” se dio cuando la empresa rollApp lo incluyo entre su lista de software de escritorio virtualizados para ejecutarse desde el navegador, aunque esta forma no es la más óptima debido a la perdida de rendimiento que conlleva.

Actualmente, la empresa Collabora ofrece Collabora Online, una versión de LibreOffice adaptada para ejecutarse nativamente desde el navegador después de ser instalada en un servidor de OwnCloud o NextCloud, brindando una experiencia completa desde el navegador.

Open365

Open365 es otra solución ofimática online basada en LibreOffice, con la diferencia que Open365 además de incluir su propia implementación de LibreOffice, incluye el gestor de archivos SeaFile y Kontact como gestor de información personal.

Open365 ejecuta las aplicaciones desde el servidor y después utilizando un intermediario lo muestra en el navegador, a diferencia de Collabora Online y NextCloud, que ejecutan aplicaciones web nativas.

OnlyOffice

OnlyOffice es otra suite ofimática online que ofrece las aplicaciones básicas de cualquier suite ofimática: Procesador de texto, Editor de presentaciones y Hoja de cálculo, con soporte para una variedad de formatos, entre ellos los de Microsoft Office.

OnlyOffice puede ser instalado en un servidor con NextCloud de forma gratuita o puedes consultar sus planes desde su sitio web.

ThinkFree Office

ThinkFree es una solución ofimática en la nube más que cuenta con un procesador de texto, hoja de calculo y editor de presentaciones, además de aplicaciones móviles y de escritorio con almacenamiento sincronizado en la nube.

ThinkFree Office permite editar colaborativamente los documentos y es gratuito en cada una de sus versiones.

Ventajas y desventajas de las suites ofimáticas online

Ventajas

• Los documentos siempre estarán sincronizados en todos los equipos que utilicemos
• Se puede realizar edición colaborativa de los documentos
• No necesitas instalar programas en tu computadora
• La mayoría de sus características son gratuitas
• Puedes acceder desde cualquier dispositivo inteligente inmediatamente

Desventajas

• Las opciones online no son tan potentes como las de escritorio
• La compatibilidad de documentos (específicamente con Microsoft Office) no está 100% asegurada
• Dependes de los servidores del servicio y de una conexión a Internet para acceder a tus documentos (a menos que realices copias de seguridad de tus documentos)
• El rendimiento estará limitado por la conexión a Internet y el navegador utilizado

Conclusión

La evolución de las suites ofimáticas online las ha convertido en herramientas esenciales en la actualidad, por su rápida velocidad de acceso y una buena cantidad de opciones que cubre las necesidades de la mayoría de los usuarios.

A pesar de las desventajas y diferencias que puedan existir entre las versiones online y de escritorio, utilizadas en conjunto son complementos perfectos; Las suites ofimáticas en la nube son ideales para el trabajo colaborativo y ediciones rápidas sobre nuestros documentos, mientras que las versiones de escritorio pueden reservarse para documentos más complejos.

Si utilizamos además suites ofimáticas “compatibles” podemos olvidarnos de problemas de visualización o discrepancias entre formatos, por ejemplo, utilizar Office Online y Microsoft Office con OneDrive o Collabora Online y LibreOffice con NextCloud.