La perspectiva en GTD

En entradas anteriores se han visto cuales son las cinco fases propuestas por la metodología GTD para conseguir control sobre las tareas del día a día. Otro punto importante, aunque se omite en muchas ocasiones, es la perspectiva. Gracias a la introducción de la perspectiva en GTD se consigue no solo control, sino que además visión para darle sentido a la productividad.

Esta entrada forma parte de una serie introductoria sobre GTD que consta de las siguientes entregas:

Introducir la perspectiva para revisar el trabajo

La revisión del trabajo que propone la metodología GTD para conseguir perspectiva es un parte importante de la misma, aunque en muchas ocasiones es olvidada e ignorada. Esto se debe en parte a que cuando alguien se acerca a una nueva metodología productiva, como es el caso de GTD, es debido a que su sistema productivo no funciona. Siendo prioritario adquirir control sobre las tareas. Por lo que la visión o perspectiva es algo secundario.

La introducción de la perspectiva dentro de la metodología busca dar sentido a las tareas. Alienando estas con las metas y principios. Así, el sistema productivo resultante no solamente ofrece la posibilidad de mantener bajo control las tareas, sino que también permite ir más allá y dar sentido a estas. Lo que se consigue mediante el modelo de los seis niveles.

El modelo de los seis niveles funciona de una forma similar al cambio de perspectiva que ofrecen los GPS modernos en función de las necesidades. Al llegar a una rotonda los GPS hacen zoom sobre el plano para ofrecer más detalle, permitiendo al conductor identificar de una forma sencilla cuál es la salida. Vista que se puede asociar con las tareas del día a día. Por otro lado, al incorporarse a una autovía el GPS cambia la perspectiva para mostrar una vista de los próximos kilómetros. Ya que, cuando no hay desvíos, no es necesario centrarse en los detalles, sino que es más importante tener una visión global de la ruta.

El modelo de los seis niveles

La perspectiva en GTD es algo que se obtiene con el modelo de los seis niveles que David Allen propone en sus libros. Un modelo que en las primeras ediciones identificaba con las vistas que se obtienen sobre el mapa a diferentes altitudes, lo que se asemeja mucho a las visiones de los GPS. Los niveles de este modelo, de menor a mayor detalle, son los siguientes

• Horizonte 5: Vida
• Horizonte 4: Visión a largo plazo
• Horizonte 3: Objetivos a uno o dos años
• Horizonte 2: Áreas de enfoque y responsabilidad
• Horizonte 1: Proyectos en curso
• Piso: Acciones en curso

Los detalles de los diferentes niveles, en orden inverso, los

Acciones en curso

Las acciones en curso es el nivel de perspectiva más bajo del modelo. Un nivel al que en las primeras ediciones de los libros de David Allen se llamaba visión horizontal o de aptitud. En este nivel lo que se busca es ver lo que hay en cada una de las listas e identificar cuales son las próximas acciones. Un nivel de perspectiva se alcanza con la revisión semanal.

Proyectos en curso

El segundo nivel del modelo son los proyectos en curso, un nivel que también se conoce como perspectiva vertical o de alcance. Este nivel, al igual que el anterior, también se consigue gracias a las revisiones semanales. En este nivel lo que se busca es ver cuales son los proyectos activos, recordando que en GTD un proyecto es cualquier objetivo que requiere más de una acción para ser alcanzado, y sus próximas acciones disponibles.

Áreas de enfoque y responsabilidad

Una vez que se tiene una visión en detalle de las acciones y proyectos en curso el siguiente nivel es la búsqueda del equilibrio entre las diferentes áreas de enfoque o responsabilidad. Siendo las áreas de responsabilidad aquellas cosas que son importantes para nosotros como el trabajo, el ocio, la familia, ... de modo que todas ellas se encuentren equilibradas. Es importante notar que las áreas de responsabilidad no son contenedores para las acciones, sino que cosas vitales.

En este nivel lo que se debe buscar es un equilibrio entre todas las áreas, para evitar que alguna de ellas se encuentre desatendida. Por lo que, debido a que son cosas importantes, podría conducir a la insatisfacción con el sistema productivo. Por que es necesario revisar periódicamente que cada una de estas se encuentren atendidas y correctamente equilibradas. Esto es, se presta la correcta atención a cada una de ellas. A diferencia de los anteriores, este nivel se debería revisar aproximadamente una vez cada mes.

Objetivos a uno o dos años

El cuarto nivel del modelo revisa si se están cumpliendo las metas y objetivos para los próximos años.

Las metas y los objetivos no son lo mismo. Una meta es algo abstracto, mientras que un objetivo es algo completamente medible. Por ejemplo, una meta puede ser aprender aprendizaje automático. Pero esto es algo nebuloso, por lo que no es posible evaluar de una forma clara si se ha alcanzado o no. Para evaluar que se ha alcanzado primero hay que convertir esta meta en un objetivo, algo que sea medible. Siguiendo con el ejemplo, la meta anterior se puede convertir en un objetivo medible tal como: finalizar un curso de aprendizaje automático. Algo que cualquier puede verificar si se ha cumplido o no.

En este nivel del modelo lo que se debe verificar es si los objetivos concretos se están alcanzado o no. Analizando si es necesario ampliar o acotar los plazos propuestos inicialmente y si es posible plantearse nuevos o no.

Visión a largo plazo

La visión a largo plazo es el quinto nivel del modelo. Un nivel que va más allá de lo visto anteriormente y busca validar que el modelo seguirá funcionando después de tres o cinco años y ver los beneficios que este aporta. Facilitando que se siga siendo altamente productivo en todo momento.

Vida

El último nivel del modelo de los seis niveles es vida. Un nivel que en las primeras ediciones del libro se llamaba propósito y valores. En este nivel lo que se busca es identificar cuales son los valores que guían la vida para poder alinear las acciones con estos, de modo que el sistema productivo se puede alinear con estos.

Conclusiones

En esta ocasión hemos visto que es la perspectiva en GTD y porque es importante. La metodología no solamente busca alzar la productividad en el día a día, sino que también ayudar a que se alcance las metas y objetivos. Alienando el sistema productivo con los propósitos y valores. La próxima semana finaliza la serie con una entrada para ayudar con la implementación de GTD.

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