Las bandejas de entrada solo tienen cosas

Los hábitos productivos solo producen los resultados esperados cuando se aplican bien. Lo que a menudo ocurre es que se aplican mal. La clave para aplicar un hábito productivo de forma correcta es entender con claridad el principio o principios productivos de los que procede y en los que se apoya.

Por ejemplo, un hábito productivo que a menudo se aplica mal es el de «capturar o recopilar» en GTD.

Cuando David Allen habla de «capturar o recopilar» en GTD, explica claramente que estamos hablando de «cosas» («stuff») y, en concreto, de «cosas que llaman tu atención». Entender bien esto es fundamental, porque puede parece un matiz sin importancia pero en él radica la diferencia entre aplicar bien el hábito, y que sirva, o aplicarlo mal, y que no sirva.  Allen también deja claro que «capturar o recopilar» es un paso distinto – y separado en el tiempo – de «procesar o aclarar», es decir, de «pensar y decidir» sobre las «cosas».

El principal obstáculo a la hora de desarrollar el hábito de «capturar o recopilar» es que, como comenta mi amigo y colega Jesús Serrano en su post «apuntar tareas limita tu efectividad», la mayoría de las personas ya tiene otro hábito, aparentemente parecido pero profundamente distinto: apuntar «tareas».

Cuando el hábito que tienes es el de apuntar «tareas», lo que ocurre es que, cada vez que apuntas algo, te estás poniendo más trabajo, más obligaciones y más compromisos. Moraleja: apunta «lo justo». Es lógico, ya que tu cerebro sabe que cada cosa que apuntas significa más presión y por eso se resiste a «apuntar de más». El resultado lo conoces: un buen número de «cosas» que no son «tareas» se queda sin «capturar o recopilar».

Es muy importante que sacar las «cosas» de la cabeza pase a ser «gratis», sin el menor coste. Si te cuesta sacar «cosas» de la cabeza es que lo estás haciendo mal. De hecho, sacar «cosas» de la cabeza es tremendamente liberador. Por eso, una de las primeras conclusiones a las que se llega una vez se tiene claro qué significa realmente «capturar o recopilar» es que nunca se captura demasiado.

Por otra parte, el propósito de apuntar «tareas» y el de apuntar «cosas» es distinto. El propósito de apuntar «tareas» es que no se olviden decisiones ya tomadas. La gente apunta «tareas» como «recordatorios» de acciones que ya ha decidido realizar en un momento posterior. Esto significa que las «tareas» son el resultado de «cosas» sobre las que ya se ha pensado, se ha tomado una decisión y se ha adquirido un compromiso de hacer algo.

Por el contrario, el propósito de «capturar o recopilar cosas» es, además de asegurar que nada se olvida, el de vaciar la mente para eliminar el estrés, decidir mejor, evitar autointerrupciones y ser capaces de centrarnos al 100% en lo que hacemos en cada momento. Para que esto sea posible, hay que dejar de sacar «tareas» y pasar a sacar «cosas». Una «cosa» es un recordatorio de algo sobre lo que se va pensar y decidir más adelante y, por consiguiente, se tiene que apuntar sin filtrar, sin pensar ni decidir sobre ella ni, por supuesto, adquirir más compromiso que el de procesarla o aclararla.

Apuntar «tareas» es sobrecargarte de compromisos. Apuntar «cosas» es el primer paso para vaciar la mente y poder trabajar sin estrés. Confundir ambos conceptos es un error grave con consecuencias muy serias para tu efectividad.

A mí me llevó mucho tiempo darme cuenta de las implicaciones que tiene sacar «cosas» frente a sacar «tareas» de la cabeza, por lo que, al principio, me dedicaba a apuntar únicamente «tareas», con el agravante de que, cuando la tarea no estaba suficientemente clara o definida, la conservaba en la cabeza, dándole vueltas para aclararla antes de apuntarla. Esto tuvo mucho que ver con mis primeras «caídas del carro» de GTD.

Los libros de Allen tampoco ayudan mucho a alcanzar la claridad conceptual necesaria, porque en varias ocasiones Allen hace comentarios contradictorios sobre qué es y qué no es una «cosa». Por ejemplo, cuando en «Getting Things Done» (incluyendo la última edición 2015), Allen habla de herramientas de recopilación en papel, dice que «work fine for collecting random ideas, input, things to do, and so on». Aquí se está generando confusión, porque «collecting things to do» alude claramente a «tareas», no a «cosas». En otro momento del libro dice que hay que «capturar o recopilar» lo que denomina «incompletos». Para saber si es o no un incompleto, antes de capturarlo o recopilarlo habrá primero que pensar y, en caso afirmativo, lo que estaríamos capturando o recopilando sería un «incompleto» en lugar de una «cosa».

En OPTIMA3 el concepto «capturar o recopilar» de GTD ha evolucionado para dar lugar a lo que, en la versión actual, llamamos «registrar». La diferencia entre «capturar o recopilar» y «registrar» es que única y exclusivamente se pueden registrar «cosas», es decir, que cualquier tipo de acción – y por consiguiente cualquier frase que contenga un verbo – queda automáticamente excluida de la bandeja de entrada. Este cambio, mucho más profundo de lo que una primera lectura puede dar a entender, permite lo siguiente:

• Fuerza la ruptura con el hábito de «apuntar tareas». Una tarea es, por definición, algo que tienes que hacer. Lo que tienes que hacer se expresa con un verbo. Si no puedes usar verbos, no puedes expresar tareas.
• Al no poder pensar qué se va a hacer con esa «cosa», obliga a aumentar la distancia psicológica con el elemento registrado, lo que activa el pensamiento frío. Enfríar el pensamiento es uno de los elementos clave de OPTIMA3, ya que decidir en caliente suele ser sinónimo de decidir mal.
• Reduce la fricción a la hora de sacar «cosas» de la cabeza, ya que al no definir qué se va a hacer con ellas imposibilita que se perciban como compromisos.

Algunos ejemplos de «cosas» mal y bien «registradas» serían:

MAL: planificar las vacaciones, comprar regalo para Carlitos, cambiar el aceite al coche, terminar el informe de Luis, arreglar la TV rota.

BIEN: vacaciones 2016, regalo Carlitos, aceite coche, informe Luis, TV rota.

«Cosas» y «tareas» son dos elementos completamente distintos. Una «cosa» viene representada por un nombre, mientras que una «tarea» viene definida por un verbo. La idea de eliminar los verbos como forma de reducir la fricción al «capturar o recopilar» se le ocurrió a Paz Garde, que lleva aplicándola muchos años. Desde que me la comentó, empecé a experimentar con ella y, a día de hoy, «registrar cosas», es decir, «capturar sin verbo», no solo es un hábito estándar en OPTIMA LAB, sino que hace tiempo que lo incorporamos a nuestros talleres para la mejora de la efectividad personal con excelentes resultados.

Apuntar tareas es un obstáculo para la mejora de la efectividad. Eliminar los verbos te asegura que vas a poder registrar todo lo que llama tu atención y que vas a hacerlo bien, sin ruido, sin fricción, sin pensar, sin decidir y sin filtrar al hacerlo. A partir de ahora, recuérdalo, porque te va a ser muy útil: las bandejas de entrada solo tienen «cosas».

Entradas relacionadas:

1. GTD: Buenas Prácticas para Capturar
2. GTD: Recopilar sin Filtros y con Perspectiva
3. Deja de engañarte: Usa solo fechas objetivas