Las mejores herramientas de gestión inmobiliaria.

En al artículo anterior se explicó la importancia de utilizar una efectiva por parte de la herramienta de gestión agencia inmobiliaria, y cuáles eran las principales características y funcionalidades que se deben valorar de una plataforma de gestión online. Ahora es momento de analizar las características particulares de las principales herramientas de gestión online que existen en el mercado.

Es muy importante al momento de tomar la decisión de cuál es la herramienta de gestión online más adecuada para la agencia inmobiliaria el valorar todas las opciones, y sobre todo de ser posible dedicar un tiempo prudencial para probar cada una de ellas. Por tendencia todas las herramientas de gestión online permiten descargar una versión de prueba por tiempo limitado, y ello es muy importante porque la experiencia es la mejor vía de valoración.

La agencia inmobiliaria deberá tener en cuanta sus propias limitaciones, las cuales vienen dadas por su numero de agentes inmobiliarios y sus recursos económicos; aunque en el caso de una herramienta de gestión online, la inmobiliaria deberá valorar la misma como una inversión y no como un gasto. También es muy importante reparar atentamente en cada una de las características técnicas y funcionales que ofrece cada una de las herramientas online, y si los responsables de la agencia inmobiliaria desconocen dichos aspectos deberán recurrir a la ayuda externa de un profesional cualificado. No procede en modo alguno que una agencia inmobiliaria contrate un servicio del cual desconoce sus funcionalidades, y en definitiva la mejor herramienta de gestión será aquella que se ajuste mejor a sus necesidades organizacionales y empresariales.

Es una herramienta de gestión online para la inmobiliaria con una marcada tendencia hacia el aumento de la productividad de los equipos de trabajo, funciona directamente vinculada con las tareas asignadas previamente y permite gestionarlas en tiempo real (vía correo electrónico, ordenador o smartphone). Cada líder de equipo o jefe de proyecto puede crear un espacio virtual específico, para así gestionarlo de forma independiente; asignando tareas particulares, marcando plazos, generando informes de actividad y productividad. Una característica de Producteev es la posibilidad de marcar puntos de acción específicos vinculados a una tarea en particular, lo que permite supervisar y gestionar una tarea en tiempo real de forma muy efectiva. La posibilidad de acceder a la herramienta desde diferentes plataformas es otro punto a destacar de Producteev, facilitando la acción y sobre todo permitiendo trabajar de forma sincronizada al equipo de la agencia inmobiliaria. Producteev permite gestionar su herramienta desde cualquier ordenador, tanto Windows como Mac, y descargar complementos para iPhone, Android, iPad, Android y Outlook.

Las características técnicas y funcionales de Producteev son estupendas, y sobre todo ofrece una excelente relación entre ellas y su precio. La versión de prueba de Producteev brinda prácticamente todas las características de la versión de pago, exceptuando solamente la posibilidad de integrar la herramienta con Outllook, personalizar los colores de la interfaz y utilizar el logotipo de la agencia inmobiliaria. Unos detalles funcionales que en modo alguno pueden condicionar a la inmobiliaria en su decisión de probar dicha herramienta de gestión online. La versión de pago de Producteev, si bien no es precisamente muy económica, merece la pena porque sus prestaciones funcionales y técnicas son muy buenas. En cualquier caso, como cualquier otro tipo de herramienta de gestión para una agencia inmobiliaria, conviene primeramente probarla en su versión gratuita para posteriormente adquirirla en su versión completa.

Producteev en su versión de pago ofrece a la agencia inmobiliaria las siguientes funcionalidades:

• Gestionar un numero ilimitado de usuarios, proyectos y tareas.
• Realizar actualizaciones de estado en tiempo real.
• Asignar tareas y supervisarlas con marcas de seguimiento.
• Marcar plazos y vencimientos con recordatorios automáticos.
• Filtrar proyectos y tareas asignadas por nivel de prioridad.
• Vincular documentos y gestionarlos desde DropBox.
• Generar y exportar informes (de proyectos, tareas y productividad).

Confluence es una herramienta de gestión online que facilita la organización del trabajo en la agencia inmobiliaria; permitiendo al miso tiempo el intercambio de archivos y documentos en linea de forma sencilla. A través de Confluence la agencia inmobiliaria puede gestionar diferentes equipos de trabajo de forma independiente, asignar tareas específicas, gestionar reportes de productividad individual y crear temas de debate vía Discuss.

Una característica destacada de Confluence como herramienta de gestión online es su interfaz de usuario, la cual se asemeja a un híbrido entre red social y plataforma tradicional de gestión. Cuenta con un editor muy completo y potente, el cual realmente llama la atención por sus funcionalidades las cuales son muy profesionales, y también con un sistema de gestión de base de datos muy efectivo. Confluence ofrece a los usuarios una variedad muy interesante de complementos, muy efectivos para sacar el máximo rendimiento de la plataforma y, al mismo tiempo, obtener altos niveles de productividad por parte de la agencia inmobiliaria.

La versión de prueba de Confluence está disponible para ser utilizada durante una semana, aunque dadas sus características funcionales puede resultar tiempo más que suficiente para que la agencia inmobiliaria valore dicha herramienta de gestión. Confluence está disponible en inglés, español, alemán, francés y chino.

ActiveCollab es una herramienta de gestión online que cuenta con una interfaz muy limpia y funcional. Ofrecen una versión de prueba gratuita por treinta días con registro a través del correo electrónico y se encuentra disponible en francés e inglés. Automáticamente, incluso con la versión de prueba de la herramienta, asignan un subdominio; por ejemplo: nombredelaempresa.manage.projects.com

ActiveCollab ofrece 5 planes, dependiendo del número de usuarios activos y del espacio de almacenamiento en disco. El plan Mega permite gestionar un numero de usuarios ilimitado y 500Gb de almacenamiento en disco a un precio muy competitivo.

En todos sus planes de pago ActiveCollab permite a la inmobiliaria:

• Gestionar un número de clientes y proyectos ilimitado.
• Utilizar un sistema de seguridad SSL.
• La gestión off-line de las cuentas a través del correo electrónico.
• Realizar copias de seguridad diarias.
• Contar con soporte técnico vía telefónica o correo electrónico.

Assembla ofrece 3 tipos de servicios, Repo Only, Professional y Portfolio. El Repo Only es un plan muy limitado, aunque sirve para probar la herramienta de gestión inmobiliaria online. El plan Professional se subdivide en cuatro opciones de pago mensuales, las cuales son bastante limitadas sobre todo en el numero de usuarios activos y el numero de proyectos online a gestionar. El plan Portfolio (con hosting incluido) ofrece un numero de usuarios y proyectos ilimitado, incluyendo también espacio de almacenamiento en disco ilimitado (cosa que por cierto habría que comprobar en la práctica).

El plan más competitivo en cuanto la relación precio-funcionalidades que ofrece Assembla es el Portfolio, aunque en comparación con otras herramientas de gestión inmobiliaria online queda por posicionada por debajo (ello estrictamente referido en cuanto al precio de los planes ofrecidos y no a sus prestaciones). Las grandes diferencias entre cada uno de los planes hace que prácticamente el único realmente interesante sea el Portfolio, sobre todo por ofrecer una serie de características técnicas y funcionales que merecen la pena, no así su precio el cual considero algo desmesurado en relación a otras opciones del mercado.

Una herramienta de gestión online para la agencia inmobiliaria claramente orientada al trabajo en tiempo real; permitiendo realizar videoconferencias, intercambio de documentos y edición online, como así también utilizar un servicio corporativo interno de mensajería instantánea.

La versión de prueba de Central Desktop es por quince días, y para poder utilizar dicha versión de la herramienta de gestión online se deben facilitar muchos datos, lo cual hace que la decisión de utilizar su demo se vea cuando menos cuestionada. Central Desktop ofrece 3 planes: Professional, Enterprise y Agencies; en su sitio oficial solo se refleja el precio del básico (Professional), y para conocer el precio de los demás planes procede consultar de acuerdo a las necesidades especificas de la agencia inmobiliaria.

Si bien su plan Professional es un tanto limitado en cuanto al numero de usuarios que pueden acceder a la plataforma, tiene como característica que permite se incluyan hasta diez colaboradores externos de la agencia inmobiliaria. En dicho plan, recordemos que es el básico que ofrece Central Desktop, se pueden gestionar hasta un máximo de cinco proyectos online.

La interfaz de usuario de Central Desktop es muy profesional, intuitiva y sencilla de utilizar; aunque las funcionalidades realmente interesantes de la plataforma se comienzan a vislumbrar a partir del plan Enterprise, sobre el cual si se quiere tener una idea de su precio se debe consultar especificando una serie de datos particulares de la agencia inmobiliaria (numero de agentes inmobiliarios, espacio en disco requerido y demás).

Dicha herramienta de gestión online para la inmobiliaria se encuentra solo disponible en inglés y el numero telefónico de soporte al usuario es de EE.UU, un par de detalles que pueden hacer que más de una agencia inmobiliaria desista en utilizarla.

En el mercado existen decenas de herramientas online para gestionar una agencia inmobiliaria, y no solo es cuestión de invertir dinero, procede dedicarles el tiempo suficiente para aprender a utilizarlas y lograr sacar el máximo rendimiento de las mismas. Las herramientas de gestión mencionadas y analizadas en el artículo, han sido seleccionadas por sus prestaciones técnicas y funcionales. La agencia inmobiliaria deberá intentar encontrar la herramienta de gestión que mejor se ajuste a sus necesidades organizacionales y empresariales, para lograr así aumentar su productividad.