Lista corta de tareas: decidir pero menos.

Hay personas altamente productivas que han escogido un hábito, que puede parecer raro, en su rutina diaria. Este hábito es el de vestirse siempre con el mismo tipo de ropa.

Una de estas personas es por ejemplo el presidente de Estados Unidos, Barack Obama. Al preguntarle al presidente Obama sobre el motivo de llevar siempre el mismo vestuario, su respuesta fue la siguiente:

“Necesitas eliminar de tu vida los problemas del día a día que absorben partes significativas de su jornada a mucha gente. ‘Verás que solo llevo trajes grises o azules’, dice. ‘Estoy intentando recortar decisiones. No quiero tomar decisiones sobre qué voy a comer o llevar. Porque tengo muchas otras decisiones que tomar’. Él mencionó investigaciones que muestran que el simple acto de tomar decisiones degrada la habilidad de uno para tomar otras decisiones. Es por eso por lo que comprar es tan agotador. ‘Necesitas concentrar la energía que usas para tomar decisiones. Necesitas crearte una rutina para ti mismo. No puedes estar distraído a lo largo del día por lo trivial“

Entrevista en Vanity Fair.

Otras formas de tomar menos decisiones es la que nos enumera nuestro compañero Omar en su artículo:  “Así simplifico”.

Con nuestra lista de tareas debe suceder lo mismo: las decisiones a tomar deben ser mínimas. De un simple vistazo debemos tener claro cuales son nuestras tareas más importantes del día.

Llevamos periódicamente una lista de tareas de cosas por hacer. Este listado de tareas frecuentemente se nos hace excesivamente largo al incluir la mayoría de las cosas que se nos pasan por la cabeza. Una lista larga de tareas pierde su utilidad ya que es difícil de gestionar. La lista de tareas recoge por prioridades las cosas que te has comprometido a hacer y en un listado largo se pierde la perspectiva de cuál es la próxima tarea a realizar. Además tiene el inconveniente que este listado debe ser dinámico; deben entrar y salir tareas continuamente con lo que perdemos la visión de lo que queremos hacer, si lo más nuevo o por el contrario lo más antiguo entre la multitud de tareas pendientes.

Y por muy productivo que seas, al ver un listado con tantas cosas pendientes será motivo de estresarte al pensar todas las cosas que aún tienes pendientes por hacer y seguidamente vas a pensar que efectivamente no eres productivo dado que tu listado de tareas no desciende.

Remedio:

• Deshazte de tareas innecesarias. Todos siempre tenemos cosas pendientes por hacer: pintar el pasillo de casa, hacer un plano de instalación de un edificio, ordenar las fotos del móvil, ……. En definitiva, son muchas tareas que no deberías de apuntar porque lo único que harán será colmar tu lista de tareas ToDo y angustiarte por tantas cosas que tienes por hacer. No apuntes la tarea “pintar el pasillo”; no es necesario que esto esté reclamando continuamente tu atención. No es algo útil que tengas que recordar, olvídate de esta actividad. Ya te lo recordará tu mente cuando vayas a hacer obras en casa; o lo mismo te lo recuerdan los familiares cuando vayan a tu casa  ;-)

• Usa la lista “Tareas NO Semanales”.  Comúnmente este es el listado “Algún Día” de cosas que tienes pendientes por hacer. Yo lo empleo como un listado de cosas que tengo que hacer pero NO esta semana. Me sirve como un listado de incubación que reviso cada 3 semanas y descubro que hay tareas que considero ya no importantes hacer y por tanto las saco de la lista.

• Solo quiero ver las tareas prioritarias y agendadas para hoy. Soy un gran fan del papel pero este es uno de los inconvenientes que tiene el empleo de papel: si hay cambios en tu planificación o cambias de prioridad tareas frecuentemente, tu papel se convierte en un listado caótico de cosas tachadas. La solución es emplear una aplicación informática de productividad como pueden ser Remember the Milk, Facilethings, Evernote, Wunderlist o Toodledo. En una app informática puedo ponerle una fecha de recuerdo que solo me muestra una actividad a partir de la fecha que yo he señalado. Yo uso Toodledo y solo me muestra lo que quiero ver: actividades atrasadas, las actividades de hoy y las de mañana. Y las actividades con alta prioridad. No necesito mas.

• Marca el tiempo y energía estimado que te va a llevar una tarea. De un vistazo puedo ver las tareas que puedo hacer en el tiempo del que dispongo. Lo mismo para mi nivel de energía.

• Describe claramente en qué consiste la tarea. Es habitual que describamos pobremente la tarea en un momento y al cabo de semanas no tengamos claro cual era el verdadero motivo de incluirlo en el listado.

• El listado de tareas es mi mapa del rumbo que va a llevar mi día. Quiero tener claro cuales son mis 3 ó 4 tareas más importantes del día (TMI)

De igual forma, acorto mi listado de:

• Tareas de Tiempo de Tránsito.
• Tareas rápidas-cortas de imprevistos.
• Tareas divertidas.
• Tareas Personales.
• Labores de casa.

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Otras entradas en el blog “La Parcela de Antonio” de Listas de Tareas:

• “Un listado de Imprevistos”. Describe como se llena mi Listado Rápido de tareas.
• “Prioriza: Hazte con un buen LISTADO To-Do Diario”. De entre todas tus tareas pendientes, te ayuda a seleccionar las más importantes.

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